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Contador sobrecarregado: Saiba mais
Se olharmos para o calendário fiscal brasileiro já podemos ter uma certa noção de que esse é um dos motivos que levam os profissionais contábeis à exaustão e a sobrecarga no trabalho.
Veja bem, lá no ano de 2014, o advogado tributarista Vinicius Leoncio, reuniu a maioria das leis trabalhistas do Brasil em um único livro. O resultado disso? Um material com exatas 41,2 mil páginas e 7,5 toneladas, denominado “Pátria Amada”. Isso para não falar de todas as mudanças na legislação que aparecem dia após dia, e exigem uma atualização a todo momento dos profissionais contábeis.
A importância da Gestão Contábil
Contudo, já temos ciência que o atendimento das empresas de contabilidade vai muito além das chamadas “obrigações acessórias”. Sendo assim, oferecer alguns serviços estratégicos como por exemplo: consultorias empresariais, contabilidade gerencial, controle de custos, planejamento organizacional e algumas demandas extras como as declarações do Imposto de Renda, também fazem parte do dia a dia do contador e demandam atenção e tempo.
O que são as obrigações tributárias principais e acessórias
De maneira alguma podemos “normalizar” a sobrecarga do trabalho como algo comum na profissão do contador. A partir do momento que o profissional achar que isso é certo, sem perceber ele estará esgotado fisicamente e mentalmente, terá dificuldades de concentração, um cansaço interminável, preocupações a todo momento e noites de sono perdidas pensando no prazo do escritório. Sendo assim, em hipótese alguma, entenda esses sentimentos como algo “normal” na rotina contábil de um profissional.
A partir do momento que você se identifica com essa “realidade”, significa que a sua qualidade de vida já está bem comprometida e que passou da hora de mudar.
Como começar a trabalhar com contabilidade?
No conteúdo de hoje a Infoco vai apresentar alguns motivos e soluções para um contador que esteja muito sobrecarregado em seu escritório. Vamos lá!? Boa leitura.
Contador sobrecarregado: motivos
A partir do momento que nos deparamos com um contador sobrecarregado, precisamos questionar quais são os serviços contábeis que ele oferece. Saiba que a resposta pode variar bastante, no entanto, seja ela qual for, será possível notar uma enorme lista de atribuições.
Até mesmo um profissional contábil que se presta a “apenas” realizar todo o trabalho burocrático, que inclui cumprir com as obrigações acessórias, já estará sobrecarregado. Além disso, também podemos afirmar que o contador que atua de forma mais consultiva e gerencial está sobrecarregado, uma vez que precisa conhecer tudo sobre a empresa.
Mas como já falamos acima, não podemos considerar um contador sobrecarregado como algo normal da profissão. Nos dias de hoje, a tecnologia tem aliviado bastante o serviço contábil, com isso, o contador consegue tempo para se dedicar somente às tarefas mais estratégicas da sua organização. Caso ele atue com o auxílio de ferramentas e só em uma frente, o trabalho será realizado de forma muito mais tranquila.
No entanto, o grande problema é conseguir atender as expectativas dos empresários, que querem que o contador faça tudo:
- Admissões e demissões de funcionários;
- Consultoria para negócios;
- Folha de pagamento;
- Obrigações acessórias;
- Planejamento tributário;
- Processamento de folha de pagamento;
- e muito mais;
Ebook: 11 serviços contábeis para oferecer em seu escritório
Contabilidade de gestão
Também conhecida como “contabilidade gerencial”, a contabilidade de gestão significa o conjunto de procedimentos e técnicas contábeis destinadas a fornecer informações preciosas aos gestores para que eles possam tomar as melhores decisões possíveis em suas respectivas empresas. Além disso, ela também reflete a realidade das empresas por meio do desenvolvimento da metodologia da contabilidade consultiva.
O que é contabilidade consultiva?
Para poder ser aplicada corretamente, o contador deverá lidar com vários dados estratégicos, e saber combinar a análise das demonstrações contábeis com a contabilidade financeira e de custos. Fazendo isso, o contador terá resultados muito mais positivos para o seu escritório, no entanto, o profissional ficará sobrecarregado.
Vale ressaltar que existem várias tarefas relacionadas à contabilidade gerencial, como por exemplo:
- Alimentar planilhas e relatórios com ferramentas que fornecem dados;
- Utilizar a base de informações para analisar previsões e tendências, e projetar o futuro das atividades;
- Utilizar a base de informações para elaborar orçamentos, realizar comparações, analisar o mercado e contribuir para a definição de metas e objetivos da empresa;
Veja que a contabilidade gerencial é uma espécie de atuação dupla do contador. Ela representa um serviço de extremo valor para os empresários, mas ao mesmo tempo deixa o profissional contábil muito sobrecarregado. Além de gerar relatórios de rotina, ele também controla as operações e os custos, produz relatórios gerenciais, planeja e cumpre com as obrigações acessórias.
Ebook: Tudo sobre regimes tributários
Destacamos também que os serviços contábeis que os empresários consideram como mais relevantes são:
- Apoio na gestão financeira;
- As recomendações para melhorar o negócio;
- Planejamento tributário do negócio;
- Relatórios de desempenho e diagnósticos;
A contabilidade de gestão é capaz de atuar em todos eles. Sendo assim, podemos dizer que é esse acúmulo de funções o responsável por deixar o profissional contábil sobrecarregado.
5 dicas para fazer uma boa gestão contábil
Obrigações acessórias e calendário fiscal
Sabemos que o Sistema Público de Escrituração Fiscal (SPED) foi o responsável por trazer diversos benefícios para todos os contadores no momento de cumprir com as obrigações acessórias. Aliás, vale destacar que a rotina para cumprir os prazos de entrega das declarações é intensa. Em função da intensidade, o SPED sozinho não foi capaz de tirar a sobrecarga dos contadores com a burocracia.
SPED Fiscal: você sabe o que é e como funciona?
Basicamente o contador possui poucos dias do mês sem enviar uma declaração. Isso acontece porque os departamentos contábil, fiscal ou pessoal, praticamente enviam exigências detalhadas e complexas ao Fisco quase todos os dias. Por exemplo, você já parou para pensar na minúcia que é o Bloco K?
Somado a frequência quase que diária, também existe a coincidência de datas de entrega de obrigações anuais. Não é atoa que vemos vários pedidos de adiantamentos de entidades ligadas ao setor. Normalmente, a maior concentração de prazos acontece entre os dias 12 e 20 de cada mês.
A lista é enorme, veja alguns exemplos:
- Apuração de DAS;
- Bloco P;
- DCTF (empresas optantes pelo lucro real e presumido);
- GIA;
- entre outros
Dicas para alinhar as obrigações tributárias com os clientes
Vale destacar que apesar do SPED e com a diminuição do número de obrigações acessórias, a tendência do mercado ainda é ter um contador sobrecarregado. Tudo isso acontece mesmo após a implementação do e-Social, que basicamente veio para simplificar os processos, reunindo todas as informações previdenciárias, trabalhistas e tributárias dos trabalhadores.
No entanto, ainda assim o profissional contábil continua atuando de maneira burocrática para conseguir atender o calendário fiscal. O contador atua “mais ou menos” como uma espécie de agente intermediário do governo, uma vez que consegue coletar as informações das operações realizadas pelos clientes, as converte em arquivos digitais, de acordo com os layouts específicos, e por fim, repassa às administrações tributárias.
Com isso, o trabalho real da contabilidade, que é o apoio à gestão de seus negócios e a contabilidade consultiva, ficará em segundo plano.
Principais erros e desafios da gestão contábil
Demais atividades realizadas pelos contadores
Normalmente, os serviços contábeis mais comuns que um contador/escritório contábil oferece para as empresas são:
- Atuação estratégica gerencial;
- Cumprimento de obrigações acessórias;
Por si só, elas já deixam os contadores sobrecarregados! Contudo, vale destacar que a contabilidade é uma ciência que atua em várias frentes, sendo assim o contador também é responsável por executar outras atividades.
Como já falamos ao longo do conteúdo, a escrituração contábil e a emissão de documentos ao Fisco, ocupam bastante tempo. Mas eles não são os únicos, também temos:
- Abertura e fechamento de empresa;
- Admissões e demissões de funcionários;
- Processamento de folha de pagamento;
Conheça alguns serviços contábeis estratégicos que você pode oferecer
Além de deixar o contador muito sobrecarregado, e consequentemente atarefado, os serviços cotidianos apresentam um outro tipo de “problema”: eles são menos rentáveis a longo prazo e por isso, não são vistos como algo de valor pelo empresário.
Para finalizar essa parte dos motivos que levam o contador a ficar sobrecarregado, saiba que além de ocupar bastante o tempo, o contador também é visto como um simples burocrata. Isso porque são atividades que não geram lucro para a empresa. Ou seja, se não tem retorno, o empreendedor não vê vantagens. Esse é o famoso “mal necessário”, que cada vez mais desvaloriza a contabilidade.
Como definir uma margem de lucro ideal para contabilidade
Fique por dentro
Você deve ter visto até aqui, que falamos bastante sobre os temas “SPED Fiscal” e “Contabilidade Consultiva”. Por isso, antes de falarmos sobre quais são as soluções para um contador sobrecarregado, vamos falar um pouco mais sobre os dois temas citados. Vamos lá!
SPED Fiscal
Criado pelo governo federal por meio do Decreto nº 6.022,/07, o Sistema Público de Escrituração Digital veio para reduzir a burocracia junto ao fisco. O SPED Fiscal, nesse sentido, é uma obrigação acessória comum e faz parte de um programa nacional com outras obrigações.
O sistema serve, ainda, para unificar processos relativos à apuração e cobrança desses impostos nos níveis municipal, estadual e federal. Assim sendo, é fundamental conhecê-lo bem para manter-se em dia com as obrigações tributárias e prestar serviços contábeis melhores.
O SPED Fiscal é formado por três tipos distintos de escrituração:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Escrituração Contábil Digital (ECD);
- Escrituração Fiscal Digital (EFD);
Sua principal função, portanto, é tornar mais simples o envio de informações aos órgãos tributários nas três instâncias de poder. Ou seja, em vez de cumprir com as obrigações junto aos municípios, estados e União em plataformas distintas, com o SPED tudo é feito por apenas uma ferramenta e as operações são validadas por Certificado Digital.
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Por meio dela, as empresas brasileiras sujeitas a pagar IPI e ICMS entregam toda a documentação exigida na apuração desses impostos em formato eletrônico. Para isso, a empresa deve contar com o Programa Validador e Assinador (PVA) para legitimar as operações realizadas. No caso da EFD-Contribuições, existe um PVA exclusivo e que pode ser baixado e instalado a partir do site da Receita Federal.
6 aspectos relevantes sobre o SPED Contábil que você precisa saber!
Devem ser enviados todos os documentos relativos às seguintes obrigações:
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- e-Financeira;
- Escrituração Contábil Digital (ECD);
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
- Escrituração Fiscal Digital (EFD);
- eSocial;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e);
Como usar o Certificado Digital para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
Contabilidade Consultiva
Na contabilidade consultiva, o trabalho de coleta de informações e básica prestação de contas fica de lado. Aqui, a ideia é que o contador atue no planejamento estratégico, fornecendo informações que vão ajudar o negócio a crescer.
É um serviço customizado, feito de acordo com as necessidades de cada cliente. O contador deve, em primeiro lugar, estabelecer uma relação de confiança com os decisores da empresa, mostrando o seu valor na entrega de informações decisivas.
Com dados e análises, é papel do contador consultivo fornecer as melhores decisões para o desenvolvimento da empresa que está atendendo. Também é sua função auxiliar para que o negócio cresça de forma sustentável e equilibrada.
A contabilidade consultiva traz diversos benefícios para contadores e empresas. Em um contexto de transformação digital, oferecer soluções voltadas para o aspecto estratégico, indo além da captação de dados, é essencial para o sucesso de qualquer negócio.
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Hoje, temos softwares que captam dados com muito mais facilidade e agilidade do que os humanos. Não há motivo para um contador resumir seu trabalho a isso. É preciso ir além, oferecendo uma consultoria técnica que uma máquina não pode trazer.
Para as empresas, é uma forma de obter um parceiro valioso, que entende do mercado e da saúde financeira do seu negócio e que sabe tomar as decisões difíceis, mas importantes, que vão levar ao crescimento de longo prazo.
Contador sobrecarregado: soluções
As diversas atribuições contábeis acabam deixando o contador muito sobrecarregado. Com isso, o empreendedor espera que o profissional contábil atenda às suas expectativas em diversos campos. No entanto, sabemos que humanamente é impossível dar conta de tudo isso que listamos.
3 dicas para definir metas para contabilidade
Contabilidade Digital
A contabilidade digital já era uma tendência da contabilidade em um passado não tão distante, contudo, passou a se tornar uma realidade com a chegada do SPED, da Receita Federal. A chegada do sistema foi o responsável pelo salto que a contabilidade deu para o rumo digital. Isso acaba reduzindo as chances do contador ficar sobrecarregado com algumas tarefas.
O mundo digital proporciona muito mais agilidade e eficiência durante a execução das tarefas, atuando como um facilitador no momento de realizar a escrituração contábil. Isso acontece porque a contabilidade digital reúne a “computação em nuvem” e “inteligência artificial” o que acaba possibilitando que os profissionais acessem as informações dos clientes no ambiente online e em tempo real.
Resumindo, os contadores passam a contar com softwares e ferramentas capazes de automatizar tarefas repetitivas relacionadas às obrigações acessórias. E se ele consegue acompanhar de perto as rotinas contábeis, também poderá prestar um serviço de maior valor. Além disso, a contabilidade digital também é uma boa forma de organizar os processos internos de seu escritório contábil.
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Redução das pausas diárias
Todo e qualquer profissional precisa de pausas ao longo do trabalho. Contudo, caso o tempo não seja gerenciado da maneira correta, ele acabará se tornando um grande problema para o contador.
É recomendado que o profissional reduza o tempo das pausas e mantenha o controle do seu tempo. Ainda mais se as atividades são realizadas em home office.
Pense que você está em um escritório, onde existem horários preestabelecidos para pausas, e não demore muito durante elas. A criação de rotina é uma etapa muito importante.
Faça uma lista com todas as atividades que você precisará realizar ao longo do seu dia, e realize uma reserva de horas que precisam ser gastas no momento da execução. Lembre-se de indicar o grau da complexidade de forma individual.
Fazendo isso, você conseguirá gerenciar todas as suas entregas, além de programar o tempo das pausas.
Um outro ponto importante para aqueles que desejam reduzir a sobrecarga de serviço, são as “horas extras”. Não é recomendado que o profissional realize muitas horas extras, mas caso seja necessário, o contador deverá reduzir progressivamente, para que não fique sobrecarregado e demore ainda mais no momento da entrega das atividades menores e mais simples.
Quais serviços posso oferecer como contador?
Organize suas atividades
São várias as metodologias que podem ser aplicadas para manter a organização das atividades, elencando e enumerando de acordo com a sua importância e o prazo para entrega.
Um outro ponto que também precisa ser observado são os horários em que a equipe de contabilidade possui mais produtividade. Afinal, existem profissionais que trabalham melhor no período da tarde do que pela manhã, e vice-versa.
O contador precisa detectar isso o quanto antes, para então, poder criar uma rotina de trabalho adaptada aos horários, e direcionar uma maior produtividade. Dessa maneira, é possível melhorar a produtividade geral da equipe e otimizar os resultados.
Delegação de funções
Caso você tenha um escritório com vários profissionais, será sua função delegar as atividades de forma igualitária para todos os colaboradores, de maneira que não sobrecarregue nenhum profissional.
Vale ressaltar que cada profissional conta com skills diferenciadas, as competências podem ser trabalhadas a favor do escritório ou então da equipe de contabilidade.
Ao explorar e focar nas competências individuais de cada colaborador, você irá melhorar o desempenho das atividades, além do tempo da entrega de cada uma delas. Com isso, não haverá profissionais contábeis sobrecarregados, e o rendimento será bem melhor.
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Tenha um fluxo de trabalho bem definido
Tenha em mente que um escritório contábil é composto por vários departamentos que devem trabalhar de maneira integrada. Para que isso seja possível, é de extrema importância que a equipe tenha domínio e segurança da execução dos processos.
Para garantir bons resultados, uma boa forma acaba se tornando a criação de meios para padronizar os processos, como por exemplo, o investimento no treinamento da equipe e deixar o passo a passo sempre disponível para a realização de consultas, caso apareça alguma dúvida.
Contar com fluxos de trabalho bem definidos faz com que o contador ofereça um padrão de qualidade no momento de atendimento ao cliente, além de dar mais autonomia para a equipe trabalhar Sendo assim, além de melhorar a performance dos colaboradores e equipe no geral, ainda pode contribuir com a diminuição da sobrecarga de trabalho.
O que você precisa saber para aprender a vender contabilidade
Utilize a tecnologia
Assim como acontece com a contabilidade digital, o contador que se sentir sobrecarregado pode contar com o auxílio da tecnologia para facilitar o seu trabalho. Na maioria dos casos, a tecnologia representa a simplificação dos processos de trabalho e otimização da rotina. A tecnologia consegue ajudar a contabilidade na integração de informações dos escritórios contábeis com os clientes, no dia a dia da gestão financeira, e em várias outras áreas.
Alguns softwares da contabilidade digital são capazes de elevar a performance do trabalho, garantindo:
- Mobilidade;
- Precisão;
- Rapidez;
- Segurança;
- e várias outras inovações do setor;
Vale ressaltar que as inovações vão além da automação de processos e fluxos internos, o que acaba reduzindo custos e alivia o profissional contábil sobrecarregado.
Algumas inovações são capazes de gerar valor ao empresário, como por exemplo os relatórios interativos e os dashboards. Essas inovações, são fundamentais para contribuir com a educação do cliente contábil. De uma forma resumida, elas são essenciais para traduzir a linguagem contábil para que o empresário a compreenda.
No lugar de apresentar balancetes e números que o cliente não entende, é necessário apresentar informações gerenciais de maneira amigável. Fazendo isso, o empreendedor irá saber exatamente quais são as possibilidades financeiras do seu negócio, e poderá tomar as melhores decisões de maneira fundamentada.
Utilizando a tecnologia você deixará de ser um contador sobrecarregado. Além disso, com o auxílio dela, você irá agregar valor e terá o potencial de aumento de preços.
