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Uma empresa que deseja obter sucesso em sua jornada, precisa tratar e encarar a contabilidade como um dos requisitos mais importantes do seu negócio. Afinal, é por meio de uma boa gestão contábil que é possível realizar novos investimentos, obter mais lucratividade e reduzir custos do negócio.
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Independentemente do porte ou do setor de atuação do escritório/negócio, a gestão contábil é uma das coisas mais importantes que um empreendedor precisa se atentar. Lembre-se que ela é a responsável por garantir que uma empresa atue dentro da lei, além disso, ela também é capaz de proporcionar um cuidado com a parte financeira do negócio, fazendo com que a empresa possa prosperar.
Mesmo sendo muito importante para uma empresa, cuidar do setor contábil de um negócio, nem sempre é uma tarefa tão simples como você imagina. Pensando nisso, a Infoco preparou um conteúdo com 5 dicas para a realização de uma boa gestão contábil. Com isso, você terá um melhor direcionamento para poder aplicar nossas dicas no dia a dia do seu negócio.
Quer saber tudo sobre o tema “Gestão Contábil”? Então clique no link a seguir e confira o guia completo que a Infoco preparou para você.
A importância da gestão contábil
Confira agora as 5 dicas que preparamos para você realizar uma boa gestão contábil. Vamos lá!? Boa leitura.
Gestão Contábil: Automatize os processos
Uma das primeiras e talvez a dica mais importante para a otimização da gestão contábil é o investimento na automatização de processos. Nos dias atuais, a tecnologia está ganhando cada vez mais espaço e importância dentro de grandes empresas. A automatização consegue tornar os procedimentos mais ágeis e, além de tudo, mais confiáveis.
Contudo, para obter os benefícios citados, a empresa deverá automatizar o máximo de processos possível dentro da sua organização. Isso irá facilitar o tratamento dos dados que são gerados na empresa, tornando-os “informações importantes” para a sua contabilidade.
As informações vão servir para que o contador possa tomar as decisões gerenciais mais importantes para o seu empreendimento. Baseado nessas informações, o profissional conseguirá extrair análises e insights de relatórios que muitas vezes demoravam dias e dias para serem elaborados através de processos manuais.
Para finalizar o tema “automatização de processos”, precisamos considerar que os procedimentos feitos de uma maneira antiga estão mais sujeitos a erros que aqueles que são realizados de modo automático, que já contam com sistemas modernos que a tecnologia disponibiliza nos dias de hoje.
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Gestão Contábil: Tenha um sistema informatizado e integrado
Uma outra dica para ter uma gestão contábil eficiente no seu negócio é contar com um sistema informatizado e integrado, como um software de gestão ERP, por exemplo. Lembrando que a informatização é necessária para que os dados possam ser atualizados de maneira automática e consiga ser acessado facilmente.
Por outro lado, a integração é necessária para que todos os dados possam ser armazenados em apenas um lugar. Ou seja, um software que integra os dados relativos às finanças e à emissão de notas fiscais e boletos, realiza a integração bancária e gera relatórios é fundamental para reduzir o tempo de gestão da informação. Vale ressaltar que a integração dos dados irá diminuir a quantidade de erros e proporcionará mais segurança no armazenamento de dados.
Também existe uma outra possibilidade, que é utilizar um sistema capaz de gerenciar as atividades e contribuir de forma efetiva para conseguir manter a produtividade dos profissionais em alta. Veja algumas vantagens proporcionadas por esse software:
- Facilitação na comunicação entre as equipes;
- Mais transparência nas operações;
- Melhor gerenciamento dos problemas;
- Melhorias no planejamento de tarefas;
- Padronização ao compartilhar documentos;
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Faça reuniões periódicas
Tenha em mente que não é porque uma pessoa realizou a contratação de uma “contabilidade” que ela não precisará mais se preocupar com o setor. Fazer reuniões periódicas de acompanhamento é de extrema importância para o negócio. Afinal, é através delas que o contador irá oferecer relatórios e balanços essenciais sobre a empresa.
Para que o contador possa exercer o seu trabalho, o empreendedor precisa enviar periodicamente uma série de documentos, sendo assim, podemos dizer que quanto mais próximo o contato entre as partes melhor.
No momento das reuniões, utilize o momento para esclarecer suas dúvidas com o contador. Caso não esteja entendendo algo, faça perguntas para o profissional e peça orientações a respeito do balancete da empresa e escute aquilo que ele tem para lhe dizer, lembre-se que a orientação é de extrema importância, e capaz de auxiliar na tomada de decisões estratégicas.
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Armazene os documentos na empresa
Muitos empreendedores acreditam que os documentos ficam melhor armazenados com o próprio contador. No entanto, isso não é verdade. A recomendação é que eles sejam guardados pela empresa, isso proporciona mais segurança à organização e ao próprio contador.
Confira alguns dos principais documentos que devem ser armazenados pela empresa:
- Cadastros em repartições fiscais como CNPJ;
- Alvará de funcionamento;
- Abertura e constituição da organização (registro de firma individual, contrato social etc;
Contudo, também existem outros documentos que devem ser encaminhados ao contador e depois, devolvidos à empresa. Entre eles destacamos:
- Despesas gerais;
- Extratos bancários;
- Guia de recolhimentos dos tributos;
- Notas fiscais de compras;
- Registros de vendas;
Fique atento aos deveres da empresa
O escritório de contabilidade é responsável por cuidar de todas as obrigações legais da empresa, além de emitir relatórios e fornecer uma assessoria explicativa. Contudo, é de responsabilidade da empresa realizar o acompanhamento e estar por dentro das informações que estão sendo repassadas.
A maneira correta de se fazer isso é analisar os balanços e demonstração de resultados com dedicação, para que assim, a gestão contábil que está sendo realizada possa ter o objetivo de realmente te ajudar.
Além disso, lembre-se que o gestor precisa solicitar ao escritório contábil:
- Negativas de órgãos como Receita Federal, Prefeitura, SEFAZ e INSS;
Para ter ciência de que os recolhimentos estão sendo devidamente realizados. É essencial que empresa e escritório contábil se comuniquem com frequência.
