SPED Fiscal: você sabe o que é e como funciona?

Tempo de leitura: 4 minutos

Criado pelo governo federal por meio do Decreto nº 6.022,/07, o Sistema Público de Escrituração Digital veio para reduzir a burocracia junto ao fisco. O SPED Fiscal, nesse sentido,  é uma obrigação acessória comum e faz parte de um programa nacional com outras obrigações.

O sistema serve, ainda, para unificar processos relativos à apuração e cobrança desses impostos nos níveis municipal, estadual e federal. Assim sendo, é fundamental conhecê-lo bem para manter-se em dia com as obrigações tributárias e prestar serviços contábeis melhores. Vamos em frente para descobrir mais?

Quais informações as empresas precisam enviar?

O SPED Fiscal é, na verdade, formado por três tipos distintos de escrituração:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Escrituração Contábil Digital (ECD);
• Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Sua principal função, portanto, é tornar mais simples o envio de informações aos órgãos tributários nas três instâncias de poder. Ou seja, em vez de cumprir com as obrigações junto aos municípios, estados e União em plataformas distintas, com o SPED tudo é feito por apenas uma ferramenta e as operações são validadas por Certificado Digital.

Por meio dela, as empresas brasileiras sujeitas a pagar IPI e ICMS entregam toda a documentação exigida na apuração desses impostos em formato eletrônico. Para isso, a empresa deve contar com o Programa Validador e Assinador (PVA) para legitimar as operações realizadas. No caso da EFD-Contribuições, existe um PVA exclusivo e que pode ser baixado e instalado a partir do site da Receita Federal.

Quais as obrigações devem ser cumpridas?

Devem ser enviados todos os documentos relativos às seguintes obrigações:

• e-Financeira;
• eSocial;
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
• Escrituração Fiscal Digital (EFD);
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Escrituração Contábil Digital (ECD).

Qual a periodicidade prevista?

O envio da escrituração para comprovar recolhimento de IPI e ICMS deve ser realizado todo mês. O controle desses envios deve ser feito, por sua vez, por registros específicos:

• de apuração do ICMS;
• de apuração do IPI:
• de entradas e saídas;
• de inventário.

Que formato deve ser utilizado?

Os registros acima são feitos pelos respectivos livros que, na verdade, também são digitais. Sendo assim, todos os arquivos deverão ser 100% eletrônicos, como é o caso da NF-e, que deve ser escriturada no formato XML.

Quais os erros mais frequentes?

É possível que, em suas rotinas, o SPED acuse erros nos procedimentos realizados via PVA. A lista é relativamente extensa, por isso, vale destacar apenas alguns dos mais frequentes, junto a possíveis causas e soluções.

Erro de estrutura: importação não realizada

Nesse tipo de erro, o PVA envia a mensagem de importação não realizada. Normalmente, a falha é causada pelo uso de programa validador desatualizado. Sendo assim, busque no site da RFB (Receita Federal do Brasil) uma versão mais recente, instale-a e faça de novo a importação.

Duplicidade de ocorrência

Já o erro de duplicidade de ocorrência tem uma razão mais simples. Ele acontece quando a descrição de um produto é feita com um espaço logo no início. Para resolvê-lo, você precisará localizar o item que apresentou erro e retirar esse espaço extra da sua descrição.

Erro: 11_CFOP

O Erro 11 acontece quando o sistema detecta alguma falha na validação do arquivo EFD. Para saná-lo, você deverá localizar a NF-e com erro e preencher o campo relativo ao CFOP. O caminho a ser percorrido nos menus é: Movimentos / NF Entradas e Saídas / Alterar / Lançamento Produtos/Serviços / Alterar / Lançar Produtos / Dados do Produto.

Registro filho não informado — C420

Caso o registro filho C425 não for gerado tendo como referência o registro pai C420, então o SPED apresentará essa mensagem de erro. A solução é verificar se os campos E660REZ.SitCfi e E660REZ.SitTri estão preenchidos conforme se espera. Para o primeiro, o resultado deve ser sempre “N” que indica “Normal”, e para o segundo deve ser “S” de “Sim”, indicando operação de Substituição Tributária (ST).

REGISTRO K280 — 7— COD_PART

Para solucionar esse erro, relativo à validação do arquivo EFD ICMS/IPI, acesse Movimentos / Controle da Produção e do Estoque / Correção de Apontamento do Estoque Escriturado. Faça uma pesquisa para localizar o código de erro que o SPED informar e, em seguida, indique a propriedade do produto em questão.

Campo obrigatório para contribuintes domiciliados no Brasil COD_MUN

Se no cadastro do município não estiver informado o código do IBGE, será detectado erro com essa mensagem. O passo a passo para corrigi-lo consistem em:

• acessar “Cadastros / Estados/Municípios” no módulo Global;
• clicar na UF da Localidade;
• em “Localidades”, fazer e devida edição da cidade desejada;
• em “Geral” inserir o código IBGE no respectivo campo.

COD CTA – Registro 0300

Por sua vez, o erro COD CTA acontece sempre que o número da Conta Analítica do Plano de Contas não for informada no Item do Patrimônio. Esse erro pode ser resolvido em três etapas:

• acesse o módulo Patrimônio e clique no botão “Grupos”;
• faça a edição do grupo vinculado ao item usado no lançamento;
• acesse a aba Contas e, em seguida, insira uma conta do tipo AQNOR.

Nota fiscal escriturada não é listada no arquivo

Esse erro é causado pelo uso de um modelo inexistente ou não validado pela EFD ICMS/IPI. Para solucioná-lo, siga os passos abaixo:

• no módulo “Tributação Fiscal”, clique em “Opções / Cadastros / Documento Fiscal / Tipo de Documento Fiscal;
• escolha o documento fiscal utilizado na nota que não está listada no arquivo e, em seguida, clique em “Editar”;
• acesse o campo “Modelo”, informando o modelo correto para validar a EFD ICMS/IPI;
• clique OK e estará feito.

Considerando tantas possibilidades de erro, toda atenção é pouca, já que discrepâncias na escrituração podem levar a multas e, em último caso, ao arbitramento. De qualquer forma, o SPED Fiscal é hoje um meio ágil, prático e barato de realizar a escrituração. Não menos importante, com ele, seu escritório e seus clientes têm os custos com contabilidade reduzidos.

Então, o artigo foi útil para tirar suas dúvidas? Aproveite e compartilhe em suas redes sociais!