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O Brasil é conhecido por ser um país extremamente burocrático e onde todos acumulam muita papelada. O processo aplicado pelos contadores sempre foi considerado desgastante até pouco tempo nada prático. Por isso, o SPED Contábil foi criado com a intenção de automatizar e tornar mais dinâmico o trabalho do setor de contabilidade.
Mas o que é exatamente o SPED Contábil? Bom, a obrigação substitui o lançamento de livros contábeis em papel e as suas autenticações manuais pelos arquivos em formatos digitais para ambos os processos. Ela acaba unificando as escriturações, enviando-as aos órgãos estaduais e federais responsáveis e fiscalizadores.
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) tem um conceito simples, mas, com tantas leis e regras que o regulamentam, acaba levando várias dúvidas aos contadores e contribuintes. Por isso, vamos falar agora sobre 6 aspectos relevantes sobre o SPED Contábil que você precisa saber! Aproveite a leitura!
1. Quem deve entregar o SPED Contábil?
Nem todas as empresas têm a obrigação de fazer a escrituração contábil e enviá-la por meio do SPED. Logo, não são obrigadas a apresentar esses documentos: as micro e pequenas empresas que optarem pelo Simples Nacional, as autarquias, os órgãos públicos, as fundações públicas e as pessoas jurídicas inativas.
Então, veja quais são as organizações que são obrigadas a usar o sistema:
- empresas tributadas por Lucro Presumido que fizeram a distribuição do lucro maior do que a presunção no ano-exercício, de acordo com a legislação do Imposto de Renda;
- pessoas jurídicas isentas ou imunes que foram obrigadas a apresentar a EFD (Escrituração Fiscal Digital) no período de apuração;
- sociedades em Conta de Participação;
- todas as empresas tributadas pelo regime de Lucro Real;
- empresas optantes pelo Simples Nacional que receberam recursos de investidor-anjo.
Mesmo quando as empresas não são obrigadas a entregar a escrituração, é importante deixar claro que o envio pode apresentar algumas vantagens. Mas, tanto o gestor quanto o contador devem ter muito cuidado, pois, se acontecer algum erro nos arquivos, a organização pode ser prejudicada.
2. Quais as penalidades do atraso ou omissão?
Em caso de atraso ou de não entrega, a lei que regulamenta a entrega e o desenvolvimento da ECD (Escrituração Contábil Digital) prevê multa no valor de cinco mil reais por mês-calendário. O mesmo valor é aplicado às infrações, lembrando que é uma aplicação por violação.
3. O que é SPED Contábil centralizado?
Quando uma empresa possui filiais, é possível manter somente um livro diário que consiga compreender todas as unidades e transmiti-lo.
Caso seja de interesse da organização, pode-se escolher a descentralização, obrigando cada filial a fazer a escrituração e entregar a sua própria contabilidade de modo independente.
4. Qual a melhoria que o SPED Contábil proporciona para as empresas?
O SPED Contábil, da forma como ele existe hoje, é uma ferramenta para a entrega de informações às esferas municipal, estadual e federal. No entanto, há muito tempo, o papel de um contador deixou de ser apenas de um conferente do pagamento de tributos e de impostos.
Em algumas empresas, esses profissionais assumem um papel extremamente decisivo, como elementos-chave no momento de munir os gestores com dados completos para a tomada de decisões.
Nesse sentido, o SPED Contábil tem funcionado como uma ferramenta para que esse profissional possa convencer seus clientes a fim de mostrar que o não recolhimento de tributos pode ocasionar multas no futuro. Ou seja, a intenção é reduzir a quantidade de empresas com conduta inadequada, mesmo que caiba ao profissional sempre o papel de orientação.
Por fim, estima-se que a integração dos diferentes tipos de sistema, com o passar do tempo, faça com que as empresas não percam muito tempo inserindo informações em softwares, podendo se dedicar mais à análise dos dados. A automatização de inúmeros processos pode ser benéfica para garantir uma maior produtividade para o negócio, e o resultado é que todos saem ganhando.
5. Quais informações devem ser apresentadas?
As informações que devem ser apresentadas no SPED Contábil são os livros auxiliares, livro razão e o livro diário, além dos livros de contabilidade, as fichas de lançamentos e os balancetes.
Os livros contábeis lançados em formato eletrônico devem contar com assinatura também eletrônica e deve-se utilizar o certificado de segurança, lembrando que este deve ser do tipo A3. Nessa certificação, o par de chaves vai ser criado e reservado em um token criptográfico ou em um cartão inteligente.
Ele é feito por meio do sistema de contabilidade utilizado pelo escritório. Dessa maneira, a organização gera um arquivo digital no formato exigido pela Instrução Normativa RFB nº 787/07. Então, o arquivo será submetido ao PVA (Programa Validador e Assinador), o qual é fornecido pelo SPED.
É fundamental lembrar de que o validador recebe atualizações anualmente. Ou seja, a ideia de usar o mesmo que já foi utilizado anteriormente não vai ser eficiente.
6. Por que é fundamental fazer a entrega do SPED?
O SPED Contábil é totalmente responsável pela consolidação dos livros de contabilidade de uma organização, realizando assim o fechamento contábil. Se um dado não estiver certo, o SPED não vai ser validado. Logo, apresentar as informações de maneira correta no SPED é imprescindível para não ter problemas graves que podem, inclusive, levar o negócio ao fracasso total.
O SPED também é um modo de manter um relacionamento ainda mais próximo dos clientes. Afinal, a partir da escrituração contábil em formato digital, consegue-se comprovar aos gestores que eles devem mudar o quanto antes. O papel do contador pode ser indispensável no momento de tomar as decisões que vão impactar na expansão de um negócio.
Mesmo que a entrega da escrituração seja realizada uma vez ao ano, é fundamental que todos os registros sejam atualizados todos os meses. Dessa forma, o SPED vai fechar sem erros no final do ano, mas para isso é importante que todos os meses antecedentes estejam corretos. Assim, quando a data de entrega se aproximar, tudo vai estar pronto, não tendo, portanto, o trabalho de analisar tudo novamente.
Não se esqueça de que todos os dados informados no SPED Contábil deverão estar semelhantes aos dados contábeis que constam nos relatórios da empresa. Quando isso não for feito, a empresa vai correr o risco de sofrer sanções por parte de órgãos de fiscalização contábil e da Receita Federal.
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