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Com o avanço da tecnologia e o surgimento de recursos eletrônicos, tornou-se necessário migrar para o ambiente virtual alguns procedimentos que antes eram feitos apenas manualmente. Por causa disso, diversas atividades corporativas que antes exigiam muita burocracia, passaram a ser realizadas com maior agilidade e segurança. Um exemplo é a emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) com certificado digital.
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Essa ferramenta usada para a emissão desse documento é a solução para manter uma empresa em conformidade com suas obrigações fiscais sem enfrentar burocracia. Com o certificado digital, é possível emitir a NF-e e assinar outros documentos fiscais virtualmente, com muita segurança e tranquilidade.
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Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica?
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento de natureza fiscal usado para registrar a compra de qualquer tipo de produto ou prestação de serviço de uma empresa para um cliente ou fornecedor.
O objetivo principal de uma NF-e é simplificar as obrigações dos contribuintes e permitir o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo departamento fiscal de uma organização. O documento também garante que o empreendimento está em legalidade, pois é o responsável por regularizar as atividades perante a lei e fazer com que a empresa fique em dia com os impostos.
Já para o cliente, a NF-e funciona como um comprovante da compra, que pode ser útil para solicitar uma troca, devolver o produto ou acionar a garantia.
Em uma nota fiscal eletrônica, constam todas as informações referentes a uma compra: onde o consumidor adquiriu o produto, a data que essa compra foi efetuada, os dados sobre a mercadoria — tipo, série, marca, valor — e os impostos pagos sobre ela.
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O Certificado Digital realmente é necessário?
O processo de emissão de notas fiscais por si só já é seguro. Porém, se realizado com um certificado digital, as chances de adulteração e violação dos dados são ainda menores. Com o certificado, há garantia de segurança máxima no uso das informações da empresa e dos clientes na emissão e envio do documento.
A ferramenta também garante que a nota fiscal eletrônica tenha validade jurídica por meio da assinatura digital que precisa constar no documento. Somente o dispositivo é capaz de comprovar a legitimidade e autenticidade, além de confirmar a identidade do signatário.
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O ganho em agilidade, facilidade de preenchimento das NF-es e redução da burocracia são outros motivos que tornam a emissão do documento com certificado digital ainda mais interessante.
Isso sem falar que o instrumento tem sido exigido por diversos serviços prestados pelo governo, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. A tendência é que o uso dos certificados continue se expandindo para outras aplicações no ambiente corporativo, especialmente no setor financeiro. A sua adoção para atividades fiscais, então, deve chegar a todas as empresas, a começar pela emissão de NF-e.
O certificado digital para emitir NF-e deve ser de pessoa jurídica, do tipo A1 ou A3.
Toda Nota Fiscal Eletrônica precisa ser emitida com Certificado Digital?
A verdade é que depende da atividade da empresa e do regime tributário. Para a venda de produtos ou serviços, o uso do certificado é obrigatório, pois o documento (NF-e) será transmitido diretamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
No caso da nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), não há obrigatoriedade do instrumento. Isso porque, geralmente, as prefeituras exigem o documento para empresas que fazem parte dos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real.
Assim, os profissionais que prestam serviços optantes pelo Simples Nacional não são obrigados a usar o dispositivo, uma vez que podem optar pelo acesso via senha fornecida pela prefeitura do município em que se encontra a empresa ou pelo próprio certificado.
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Como emitir a NF-e com Certificado Digital?
Quando se está entrando no mundo dos negócios, é comum que micro e pequenos empreendedores tenham dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica, principalmente se for com certificado digital. Dúvidas sobre este assunto precisam ser sanadas para que o empresário se mantenha organizado e em conformidade com as normas fiscais.
Saiba qual nota sua empresa vai emitir:
O primeiro passo para emitir a nota fiscal eletrônica é saber qual nota deverá ser emitida: a de produto, serviço ou consumidor? Nesta etapa, é preciso avaliar o enquadramento fiscal da empresa e a sua situação cadastral. Somente assim será possível identificar os tipos de documentos desta categoria que seu negócio é obrigado a emitir.
Faça seu credenciamento nos órgãos competentes:
Para emitir qualquer tipo de NF-e, seu negócio precisa estar credenciado nos órgãos competentes da sua cidade ou estado. Se for emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e), será necessário realizar o cadastro na SEFAZ. Caso a emissão seja de nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), o cadastro deve ser efetuado na prefeitura do município onde está localizada a empresa.
Adquira um certificado digital:
Como mostramos, o certificado digital é usado para assegurar a validade jurídica da nota fiscal eletrônica e garantir a segurança das operações feitas virtualmente. Esse documento eletrônico funciona como uma assinatura digital e permite que o empreendedor acesse os sistemas do governo, facilmente.
Para adquirir o seu dispositivo, é necessário procurar uma Autoridade de Registro (AR) e solicitar a emissão do certificado. Lembrando que para esse tipo de atividade são usados os certificados digitais NF-e do tipo A1 e A3.
Utilize um software próprio para emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica:
A emissão da nota fiscal eletrônica só será concluída com um software próprio para esta função. Existem algumas versões gratuitas de emissores que o empreendedor pode usar. Mas recomenda-se que a empresa adquira a sua própria versão, geralmente oferecida por empresas de contabilidade. Essas são mais completas, seguras e inteligentes.
Como comprar um Certificado Digital?
Você pode escolher entre os modelos A1 (instalado direto no seu computador e com validade de 1 ano) e o modelo A3 (instalado em um hardware próprio, um cartão ou token criptográfico e com validade de 3 anos). No modelo A3, também há o certificado armazenado em nuvem, que você pode utilizar no seu smartphone ou no computador.
Fique atento! Seu Certificado é válido para fins legais e garante essas facilidades se for emitido nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e por uma Autoridade Certificadora homologada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Em nosso e-commerce, é possível escolher a opção de Atendimento VIP, em que nós vamos até você, ou fazemos a autenticação por videoconferência, em que o processo acontece totalmente virtual. É só acessar, escolher o modelo mais interessante para você e finalizar a compra.
