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Nota Fiscal: Saiba mais
Todo empreendedor sabe que uma empresa possui vários tipos de obrigatoriedade. Vale destacar que é fundamental que ele esteja atento às responsabilidades empresariais desde o momento de abertura do seu negócio.
Entre as obrigações que uma empresa possui, podemos destacar o envio de todas as informações do seu faturamento para os órgãos públicos. De acordo com a Lei Nº 8.846, todo negócio deve realizar esse registro, e a Nota Fiscal aparece como a maneira mais comum de formalizar essa questão.
Veja o que diz a própria Lei, naquilo que diz respeito à Nota Fiscal. “A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”
Nota Fiscal Eletrônica: MEI poderá emitir através do Portal do Simples Nacional
O que é uma Nota Fiscal
Uma Nota Fiscal (NF) nada mais é do que um documento oficial que serve para registrar as vendas de uma empresa. Veja bem, sempre que você recebe algum tipo de pagamento, é necessário realizar a emissão de uma NF para o seu cliente. É possível que em alguns casos o comprador opte por não fornecer suas informações pessoais para a emissão. Nesse tipo de ocasião, a empresa não estará isenta de realizar a venda, contudo, a nota fiscal deverá ser emitida sem essas informações. É recomendado que o empreendedor esteja sempre atento a essas informações e consulte a prefeitura local, afinal, essas leis mudam a todo momento.
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Por que uma Nota Fiscal é importante?
Pode até não parecer, mas com uma simples nota fiscal várias coisas podem ser resolvidas. Veja um exemplo: é através de uma NF que o escritório responsável por fazer a contabilidade de uma empresa poderá calcular os impostos, o setor financeiro vai poder realizar uma estimativa do faturamento e os responsáveis pela parte do estoque dos produtos vão poder organizar as entregas e a produção.
Além disso, lembre-se que a não emissão de uma nota fiscal pode trazer sérios problemas para uma empresa. Passando desde a desorganização da parte financeira, chegando até a configuração de crime de sonegação fiscal.
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Como funciona a emissão de uma NF
A emissão de uma nota fiscal precisa ser realizada de acordo com a natureza do serviço que a sua empresa realiza. Depois de formalizar o seu negócio, o empreendedor terá que definir os seus respectivos CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). Essa é uma ótima maneira de classificar as atividades realizadas pela sua empresa.
No momento em que a pessoa realiza a emissão de uma nota fiscal, a prefeitura solicita que ele escolha o CNAE que melhor identifica o serviço prestado. Destacamos que mesmo que a empresa possua mais de uma opção de CNAE, só será possível indicar uma NF.
Quando se trata da obrigatoriedade na emissão de uma nota fiscal, a única exceção são os Microempreendedores Individuais (MEIs). Essa categoria que vende diretamente para uma pessoa física não precisa realizar a emissão. No entanto, o mais indicado é emitir e formalizar a receita. Caso você não saiba a fundo sobre as suas obrigações, converse com um contador e saiba mais sobre o tema.
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Modernização
Fazer uma nota fiscal à mão já se tornou uma rotina ultrapassada nos dias de hoje. Atualmente, temos as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) que facilitam a vida de todo empreendedor, uma vez que elas são mais fáceis de serem realizadas e armazenadas, além disso, elas também são menos passíveis de erros. No entanto, as pessoas devem saber preenchê-las corretamente e conhecer os diferentes tipos de notas.
Uma informação equivocada, ou até mesmo a falta de uma informação, poderá induzir a pessoa ao erro ou ao atraso nas operações, bem como o desconhecimento sobre os processos de emissões, softwares, autorizações do governo, além de constantes mudanças na legislação e modelos de documentos. Contudo, aprender sobre elas não é muito difícil.
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O que é uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) nada mais é do que a versão digital da Nota Fiscal. Essa versão foi implementada em outubro de 2005 na legislação brasileira. Desde então, o modelo digital está ocupando o lugar da nota de papel.
Atualmente, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já é obrigatória para grande parte dos empresários e negócios, e possui validade em todo o território nacional.
A NF-e consiste em um documento que é emitido e armazenado de forma eletrônica em formato de arquivo XML. Sua principal função é registrar uma operação de trânsito de mercadorias e uma prestação de serviços entre duas partes.
Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) possui sua validade jurídica garantida por dois processos, são eles:
- A partir da Assinatura Digital, que é capaz de validar a autoria do emitente e integridade do documento;
- Ou, a partir da Autorização de Uso do Fisco, que é gerada antes da ocorrência do fato gerador pela SEFAZ;
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Principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica
O comércio brasileiro conta com cinco principais tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma delas veio para substituir a versão física de certos documentos. Conheça um pouco mais sobre cada uma delas.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Considerada a versão de nota digital mais comum, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é voltada para as empresas do comércio. Esse modelo foi criado com o intuito de substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, que são utilizadas nas operações de vendas relacionadas às cobranças do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
Sendo assim, a emissão é obrigatória em qualquer venda de produtos que devem pagar ICMS, até mesmo os digitais.
Sua validação é assegurada por meio da assinatura digital, que é a emissora do documento, além da autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a empresa foi registrada.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), nada mais é do que a nota digital responsável por registrar a prestação de serviços. Sua criação foi com o intuito de substituir a Declaração de Serviços (nota de blocos), documento que é exigido pelo município e está relacionada à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).
Em grande parte dos municípios, a nota fiscal de serviços eletrônica pode ser emitida automaticamente nas plataformas de emissão integradas ao sistema da prefeitura.
Em caso de alguma indisponibilidade do sistema ou qualquer outro tipo de impedimento, a empresa deverá utilizar o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e convertê-los em em NFS-e junto à prefeitura no prazo estipulado, que normalmente é de 10 dias.
O recibo servirá como um documento fiscal temporário e será utilizado por empresas que possuem um alto volume de transações e restrições de conectividade, nesse tipo de situação, elas enviam os lotes de RPS periódicos para conversão em NFS-e.
Além disso, a nota fiscal de serviços eletrônica também possui suas particularidades, como por exemplo, impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura. Lembre-se também que cada NFS-e é referente a um tipo de serviço específico.
Também precisamos mencionar a existência da NFS-e Nacional, um modelo atual de padronização das Notas Fiscais de Serviço. A proposta do governo possui o intuito de facilitar a emissão de notas de serviço e a fiscalização por parte da Receita.
Destacamos que essa solução é semelhante com a Nota Fiscal Eletrônica e tem o objetivo de unificar como é realizado o processo de emissão em todo o país. Além disso, também é capaz de agilizar a rotina do empreendedor permitindo a emissão pelo celular.
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Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é a nota fiscal responsável por registrar operações de transporte rodoviário de carga. Sua criação veio com o objetivo de substituir diversos documentos fiscais que são exigidos para prestar esse tipo de serviço (Modelos 7,8,9,10,11 e 27).
O CT-e também acaba com a necessidade de faturas duplicadas e ainda reduz consideravelmente as chaves de divergências entre o registro nas notas e os produtos realmente transportados por cada veículo.
Sua validade também é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela emissão que é fornecida pelo pela Sefaz.
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Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Esse tipo de nota fiscal (NFC-e) é utilizada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final. Criada com o intuito de substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2, ela também oferece uma alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel usados no varejo.
Dessa maneira, a NFC-e é capaz de reduzir os custos de obrigações acessórias aos contribuintes e aprimorar o controle fiscal. Sua principal função é comprovar aquilo que foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirmar os reais custos da transação.
Na cidade de São Paulo, também já é utilizado o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT – modelo 59), com o mesmo propósito da NFC-e.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
Por fim, temos a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) que é um documento digital emitido de maneira individualizada por empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e e possuem pouca frequência de vendas.
Por esse motivo, ela já é conhecida como “nota do MEI” tendo em vista que os microempreendedores individuais representam o maior grupo desobrigado a emitir notas fiscais eletrônicas comuns.
Vale ressaltar que a NFA-e se parece muito com uma nota fiscal tradicional e pode ser emitida diretamente no site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz).
Nota Fiscal para MEI
Os Microempreendedores Individuais (MEI) que são prestadores de serviços, vão poder emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) diretamente no Portal do Simples Nacional, a partir do dia 1º de janeiro de 2023.
De acordo com a resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), publicada no Diário Oficial da União no dia 29 de julho, a abrangência ficará disponível em aplicativo para dispositivos móveis e por serviço de comunicação do tipo Interface de Programação de Aplicativos (API).
Além disso, segundo o próprio Portal do Simples Nacional, logo menos, os contribuintes que são enquadrados como Microempreendedores Individuais vão ter acesso ao aplicativo para a emissão de NFS-e nos dispositivos móveis.
Quais são as vantagens de optar pelo Simples Nacional
Até janeiro de 2023, a emissão da NFS-e será facultativa. Para realizar a emissão do documento será necessário preencher o número do CPF ou CNPJ do tomador. Depois de emitir a nota fiscal, um serviço de push (notificação na tela do dispositivo) enviará a nota diretamente para o dispositivo móvel do tomador, que conseguirá visualizar todas as NFS-e recebidas.
Segundo o Sebrae, quando o Microempreendedor Individual (MEI) emitir sua NFS-e, será dispensada a Declaração Eletrônica de Serviços, assim como o documento fiscal municipal relativo ao ISS referente a uma mesma operação ou prestação.
Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento de natureza fiscal usado para registrar a compra de qualquer tipo de produto ou prestação de serviço de uma empresa para um cliente ou fornecedor.
O objetivo principal de uma NF-e é simplificar as obrigações dos contribuintes e permitir o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo departamento fiscal de uma organização. O documento também garante que o empreendimento está em legalidade, pois é o responsável por regularizar as atividades perante a lei e fazer com que a empresa fique em dia com os impostos.
Já para o cliente, a NF-e funciona como um comprovante da compra, que pode ser útil para solicitar uma troca, devolver o produto ou acionar a garantia.
Em uma nota fiscal eletrônica, constam todas as informações referentes a uma compra: onde o consumidor adquiriu o produto, a data que essa compra foi efetuada, os dados sobre a mercadoria, tipo, série, marca, valor, e os impostos pagos sobre ela.
Conheça o CFOP
O CFOP é uma sigla para Código Fiscal de Operações e Prestações, que está presente nas notas fiscais eletrônicas e em outros documentos fiscais. Esse código possui 4 dígitos e é utilizado para identificar operações e prestações, assim como dizer se a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) terá que recolher impostos.
Além disso, através do CFOP, é possível realizar a identificação se uma nota fiscal possui relação a uma compra, devolução, venda, transferência, entre outros tipos de operações. O código é responsável por definir se a nota fiscal recolhe tributos ou não, assim como se haverá movimentações de estoque e financeiras que sejam de interesse do Fisco.
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Dicas para emitir notas fiscais eletrônicas de forma eficiente
Mediante a importância de primar pelo padrão de qualidade e de excelência nos serviços prestados, saber como emitir nota fiscal eletrônica de maneira adequada é essencial à segurança dos negócios.
Entre os fatores que tornam esse documento imprescindível às transações corporativas, destaca-se a comprovação do grau de faturamento da instituição. Isso ajuda a promover medidas mais favoráveis à sustentabilidade da empresa.
Verificar qual tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitida
Antes de mais nada, para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é necessário verificar qual o tipo de nota fiscal é obrigatória para a sua área de atuação. Portanto, é fundamental conhecer os tipos de notas existentes e a finalidade de cada uma delas.
Veja um exemplo: para quem trabalha com a comercialização de produtos, é recomendado a emissão de nota fiscal eletrônica que sofre Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Já no caso dos produtos industrializados, é necessário indicar o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Além de reduzir a burocracia e o trabalho exigido pelas notas fiscais do tipo impressas, aprender como emitir nota fiscal eletrônica ajuda a manter a lisura de seu negócio e também a proteger os direitos dos clientes.
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Se cadastre na SEFAZ do estado
Antes de realizar a emissão de nota fiscal eletrônica, é preciso conseguir uma liberação junto à Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Essa medida é capaz de assegurar que as NF-e sejam devidamente reconhecidas para a posterior aprovação.
Depois de conseguir esse registro, as NF-e poderá ser emitidas diretamente por meio do site desse órgão. Ou seja, a gestão terá a vantagem de desfrutar de toda a praticidade proporcionada pela emissão desse tipo de documento online.
Vale ressaltar que até mesmo as empresas que se enquadram nas regras do Simples Nacional (SN) precisam emitir notas fiscais. Sendo assim, mesmo que não exista a tributação direta dos impostos sobre cada transação realizada, a geração do documento serve para comprovar a atividade de sua empresa.
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Cadastre de forma correta os produtos e clientes no sistema
Em meio a tantas vantagens proporcionadas pelo mundo digital, podemos destacar a gestão de estoques, afinal, produtos e clientes precisam ser cadastrados de maneira correta. Sendo assim, tenha em mente que manter a organização nos cadastros, controle de dados e informações é indispensável para a emissão de uma nota fiscal eletrônica com eficiência.
Se você deseja minimizar as possibilidades de erros durante a elaboração e a emissão das notas, é recomendado a utilização de um sistema de gerenciamento específico para realizar esse tipo de serviço. A adoção desses recursos dinamiza as atividades do setor contábil e simplifica as tarefas de rotina. Sendo assim, podemos dizer que essa medida favorece a produtividade e maximiza os resultados.
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Confira todos os dados
Para garantir a exatidão das informações constantes na nota fiscal eletrônica, é preciso conferir criteriosamente se todos os dados estão corretos. Ainda que se tenha a possibilidade de editar e acertar algum erro eventual, o ideal é garantir a emissão das notas com eficácia. Vale ressaltar que uma NF-e com erro, seja ele qual for, não será aprovada pela SEFAZ de maneira alguma.
Obtenha um Certificado Digital
Atualmente, a certificação digital representa um dos maiores avanços na emissão de documentos corporativos. Além de garantir praticidade, possibilitando a assinatura de documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, o certificado digital também garante a validade jurídica da nota fiscal eletrônica.
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Através de uma assinatura digital, o titular ou o emissor da nota fiscal eletrônica confirma a autenticidade e pode comprovar que foi a sua instituição que emitiu aquela nota em questão. Um outro ponto que é relevante é a adoção dessa ferramenta, que demonstra que a sua empresa está seguindo as tendências propostas pela inovação tecnológica e crescendo a cada dia.
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O Certificado Digital proporciona ainda mais segurança para a NF-e
A emissão de notas fiscais por si só já é um processo muito seguro. No entanto, caso seja realizado com o auxílio de um certificado digital, as chances de adulteração e violação dos dados vão se tornar ainda menores. Com o documento eletrônico, existe a garantia de segurança máxima no uso das informações da empresa e dos clientes na emissão e envio do documento.
Além disso, o certificado digital também proporciona que a nota fiscal eletrônica tenha validade jurídica por meio da assinatura digital que deve constar no documento. Vale ressaltar que apenas o dispositivo é capaz de comprovar a legitimidade e autenticidade, além de confirmar a identidade do signatário.
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A cada dia que passa o certificado digital tem sido exigido por diversos serviços prestados pelo governo, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. A tendência é que o uso do documento continue se expandindo para diversas aplicações no ambiente corporativo, principalmente no setor financeiro. Sendo assim, sua adoção para atividades fiscais deverá chegar a todas as empresas, começando pela emissão de notas fiscais eletrônicas.
Vale ressaltar que o certificado digital para emitir NF-e precisa ser de uma pessoa jurídica, do tipo A1 ou A3.
