Tempo de leitura: 3 minutos
Mediante a importância de primar pelo padrão de qualidade e de excelência nos serviços prestados, saber como emitir nota fiscal eletrônica de maneira adequada é essencial à segurança dos negócios.
Entre os fatores que tornam esse documento imprescindível às transações corporativas, destaca-se a comprovação do grau de faturamento da instituição. Isso ajuda a promover medidas mais favoráveis à sustentabilidade da empresa.
Tendo isso em vista, listamos 6 pontos fundamentais e que merecem atenção especial na hora da emissão das notas fiscais eletrônicas. Veja quais são elas!
1. Verificar qual tipo de nota fiscal eletrônica a deve ser emitida
Um dos primeiros pontos a ser considerado na hora da emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) é verificar qual o tipo de nota é obrigatória para sua área de atuação.
Para tanto, é essencial saber quais os tipos de notas existem e qual a finalidade de cada uma. Para quem trabalha com comercialização de produtos, o correto é emitir nota fiscal eletrônica que sofre Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, o ICMS. No caso de produtos industrializados, é preciso indicar o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Além de reduzir a burocracia e o trabalho exigido pelas notas fiscais do tipo impressas, aprender como emitir nota fiscal eletrônica ajuda a manter a lisura de seu negócio e também a proteger os direitos dos clientes.
2. Faça o cadastro na SEFAZ do Estado
Para emitir nota fiscal eletrônica, é necessário uma liberação junto à Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Essa medida assegura que as NF-e sejam devidamente reconhecidas para a posterior aprovação.
Após esse registro, as NF-e poderão ser emitidas diretamente por meio do site desse órgão. Ou seja, a gestão terá a vantagem de desfrutar de toda a praticidade proporcionada pela emissão desse tipo de documento online.
Mesmo as empresas que se enquadram nas regras do Simples Nacional (SN) necessitam emitir notas fiscais. Mesmo que não haja a tributação direta dos impostos sob cada transação efetuada, a geração desse documento serve para comprovar a atividade de sua empresa.
Sabia que você pode tornar essa tarefa ainda mais dinâmica e otimizar o trabalho do setor contábil de sua empresa? Confira, então, no tópico seguinte, como a aquisição de um certificado digital pode facilitar ainda mais a rotina de seus colaboradores.
3. Obtenha um certificado digital
Hoje, a certificação digital representa um dos maiores avanços na emissão de documentos corporativos. Além da praticidade — permitindo a assinatura de documentos em qualquer hora e lugar —, o certificado digital assegura validade jurídica à nota fiscal eletrônica.
Por meio da assinatura digital, o titular ou o emissor da NF-e confirma a autenticidade e pode comprovar que foi a sua instituição que emitiu aquela nota. Outro ponto relevante é que a adoção dessa ferramenta demonstra que a sua empresa está seguindo as tendências propostas pela inovação tecnológica e crescendo a cada dia.
Para adquirir um certificado digital, basta procurar uma Autoridade Certificadora. É preciso procurar uma instituição confiável e devidamente credenciada aos Órgãos autorizados pela Receita Federal (RF) e pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
4. Cadastre adequadamente os produtos e clientes no sistema
As facilidades proporcionadas pelos recursos digitais favorecem diversas tarefas de rotina. Isso também inclui a gestão de estoques, já que produtos e clientes devem ser cadastrados corretamente. Manter a organização nesses cadastros e no controle de dados e de informações que devem constar na NF-e é indispensável para emitir nota fiscal eletrônica com eficiência.
Para minimizar as chances de erros durante a elaboração e a emissão das notas, o ideal é utilizar um sistema de gerenciamento específicos para esse tipo de serviço. A adoção desses recursos dinamiza as atividades do setor contábil e simplifica as tarefas de rotina. Nesse sentido, essa medida favorece a produtividade, maximizando os resultados.
5. Confira se os dados estão corretos
Para assegurar a exatidão das informações constantes na NF-e, convém conferir criteriosamente se todos os dados estão corretos. Ainda que se tenha a possibilidade de editar e acertar algum erro eventual, o ideal é garantir a emissão das notas com eficácia. Vale lembrar que a NF-e com erros não será, de forma alguma, aprovada pela SEFAZ.
Diante disso, é necessário ter bastante atenção e cuidado durante o preenchimento dessa documentação, além de contar com um programa que auxilie na emissão na NF-e. Lembre-se que as notas fiscais emitidas por sua empresa a representam em diversas situações. De certa forma, elas simbolizam a imagem, a responsabilidade e a missão defendida por sua organização.
6. Armazene as notas emitidas por 5 anos
Ao finalizar a emissão da NF-e serão gerados o XML e o DANFE, ambos importantes, mas com funções diferentes. O DANFE deverá ser impresso e enviado ao cliente que vai receber a mercadoria, pois ele é a representação gráfica e a confirmação da emissão da NF-e. Já o XML deverá ser armazenado pela empresa pelo prazo máximo de 5 anos a partir da sua emissão, para uma possível apresentação futura, se solicitado, pela fiscalização do estado.
Como vimos, o ato de emitir nota fiscal eletrônica pode ser uma tarefa simples, desde que alguns passos sejam seguidos corretamente. Igualmente relevante é a adesão aos recursos tecnológicos — como o uso do certificado digital — que favorece a otimização de todos os processos necessários à excelência dos serviços e à eficiência da gestão de documentos.
Gostou deste artigo? Aproveite a visita ao nosso blog e veja também o que é e para que serve o Certificado Digital!
