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Você sabe quem precisa de um certificado digital? Essa tecnologia está cada vez mais popular entre os empreendedores e profissionais liberais de todos os ramos, isso faz com que muitas pessoas se perguntem sobre a necessidade dessa ferramenta, bem como quais suas vantagens.
Com o intuito de solucionar suas dúvidas sobre o assunto, publicamos este conteúdo em que explicamos o que é um certificado, quais são suas funções e seus tipos, depois esclarecemos quem precisa ter um certificado digital para realizar suas atividades, qual é a usabilidade dessa tecnologia e seus principais benefícios. Confira!
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O que é um certificado digital?
O certificado digital consiste em um arquivo eletrônico cuja função é a de permitir que pessoas físicas ou jurídicas efetuem assinaturas digitais com plena validade jurídica, identificar-se em ambientes virtuais, realizar transações online com segurança e muito mais.
Na prática, o indivíduo usa um certificado emitido por uma autoridade de registro (AR) que deve estar no padrão ICP Brasil para realizar essa atividade. Veja as características do certificado digital feito por esse processo:
- autenticidade: estabelece a validade da transmissão, garantindo que o destinatário possa comprovar a origem e autoria da assinatura;
- integridade: confirma que o documento não teve seu conteúdo modificado depois de ser assinado digitalmente.
- irretroatividade: assegura que o documento não seja gerado retroativamente no tempo;
- não repúdio: garante que o autor não negue a criação e assinatura no documento.
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Quais são os tipos de certificados digitais?
Os tipos de certificados mais utilizados são o e-CPF e e-CNPJ e em ambos existem os modelos A1 e A3. Veja detalhes de cada tipo:
O e-CPF: Consiste na identidade digital da pessoa física no meio virtual. Pode ser utilizado para assinar diversos documentos, se comunicar com órgãos públicos como Receitas e sistemas oferecidos pelo governo como o eSocial, além de auxiliar no envio da declaração do Imposto de Renda (IR).
O e-CNPJ: Consiste na identidade digital da pessoa jurídica no meio virtual. Ele viabiliza a autenticação em vários sistemas públicos e privados, é utilizado para assinaturas de documentos em nome de empresas, se comunicar com órgãos como a Receita, acessar programas do governo, além de emitir NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica) entre outras aplicações.
Uma outra modalidade utilizada pelas pessoas é o NF-e, esse é usado especialmente para emissão de nota fiscal, geralmente o interesse por esse tipo são os outros sócios não administradores ou um colaborador para ter autonomia nessa questão digital dentro da organização.
A1 — é válido por 1 ano e pode ser armazenado no computador ou em um dispositivo móvel como o notebook, pode ser feito copias (backup).
A3 — é válido de 1 a 5 anos (sendo o de 3 anos o mais utilizado), é armazenado em diversas mídias criptográficas, como cartão, Token ou Nuvem. Pode ser bloqueado se houver tentativas de senhas diferentes, o que permite mais segurança, além de proporcionar mobilidade por ser guardado em elemento móvel.
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Afinal, quem precisa de um certificado digital?
O certificado digital fornece amplas funcionalidades tanto para pessoas físicas como jurídicas. A seguir, entenda melhor como funciona a obrigatoriedade para empresas de diferentes regimes e tipos, bem como os profissionais liberais.
Pessoas físicas
Profissionais liberais e pessoas físicas em geral precisam do certificado digital para garantir a autenticidade nas transações eletrônicas e atos na internet. Os contadores, por exemplo, usam o certificado digital para:
- assinar a escrituração contábil e fiscal;
- fazer retificações no CAGED;
- acessar o Receitanet;
- assinar contatos;
- realizar procurações online;
- acessar o site da Receita Federal e solucionar pendências;
- enviar declaração do Imposto de Renda (IR);
- entre outros.
Qual a relação entre Certificado Digital, Contrato Digital e Assinatura Digital
Empresas optantes do simples nacional
Conforme a Resolução CGSN 94/11, o certificado não é obrigatório para uma microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) — tipo empresarial cujo faturamento anual é de até R$ 4,8 milhões —, salvo nos seguintes casos:
- para recolher o FGTS e entregar a GFIP, quando o negócio ter mais de 10 colaboradores;
- quando a legislação municipal ou o CONFAZ exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
- prestar informações relativas ao ICMS, desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
- prestar informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.
Ressalta-se que a empresa poderá cumprir as obrigações do eSocial com utilização de código apenas com acesso (sem certificado) desde que tenha, no máximo, um colaborador — conforme art. 79, §2º da Resolução CGSN 140/2018.
Isso significa que se a organização tiver dois ou mais funcionários, será necessário ter o certificado digital para se manter regularizada.
Quais são as vantagens de optar pelo Simples Nacional?
Empresas de lucro presumido ou real
Todas empresas desses regimes devem emitir notas fiscais eletrônicas (NF-es), necessitando dos certificados digitais.
A maioria das declarações mensais e anuais feitas à RFB pelas empresas que optam tanto pelo lucro presumido quanto lucro real precisam ser assinadas digitalmente, o que torna obrigatório o uso de certificados digitais.
Além disso, elas devem fazer transmissões do eSocial e emitir NF-es pelos serviços prestados ou produtos vendidos, o que também exige a tecnologia.
Lucro Presumido e Real: o que são e quais as vantagens?
Microempreendedor Individual (MEI)
O microempreendedor individual não precisa emitir NF-es quando presta serviços ou vende produtos para uma pessoa física. Entretanto, a emissão se torna obrigatória quando o destinatário é uma pessoa jurídica, independentemente do tipo e tempo de duração dos serviços, tornando necessário o uso de um certificado digital.
Lembre-se de que é possível emitir o documento voluntariamente, mas a legislação pode alterar conforme cada Estado, por exemplo, em São Paulo é necessário fazer a inscrição estadual para emitir NF-es.
Por fim, todas as empresas e pesssoas físicas que devem realizar transmissão de eventos pelo eSocial também precisam de um certificado digital para acessar o sistema.
Tudo que é importante saber sobre o MEI.
Qual é a usabilidade do certificado digital?
Quando uma pessoa física ou jurídica precisa utilizar o certificado, mas não o adquire, ela fica impossibilitada de cumprir suas obrigações acessórias, como declarar tributos, emitir notas fiscais, transmitir informações trabalhistas e previdenciárias etc.
Isso acarreta multas bastante pesadas, prejudicando suas finanças, além de causar outros problemas com o poder público, como a impossibilidade de participar de licitações públicas.
Além de garantir a regularidade perante vários órgãos como o Fisco, o certificado digital pode ser utilizado para muitas coisas:
- participar de leilões eletrônicos;
- acessar o e-CAC, Receitanet e outros sistemas da RFB;
- acessar o Conectividade Social (ICP);
- emitir e parcele a Documento de Arrecadação do Simples (DAS);
- cadastrar no INPI;
- emitir declarações do CAGED;
- assinar contratos digitais e de câmbio;
- enviar a DIPJ;
- acessar o SPED FISCAL;
- retificar o DARF;
- elaborar procurações eletrônicas;
- e muito mais.
Outro certificado digital que fornece diversas funcionalidades especificamente à empresas é o NFe, que permite:
- emitir documentos eletrônicos de diferentes tipos, como a NF-e;
- emitir documento auxiliar da NF-e (DANFE);
- emitir a manifestação de destinatário;
- obter o gerenciamento eletrônico de documento (GED);
- simplificar obrigações fiscais, como a dispensa de obter a autorização para impressão de documentos (AIDF).
Qualquer pessoa pode usar um certificado digital?
Sim, tanto as pessoas físicas como as jurídicas se beneficiam do certificado digital, mesmo que a pessoa não seja obrigada a utilizá-lo, trata-se de um investimento essencial para o seu sucesso profissional ou de sua companhia, já que a tecnologia garantirá diversas vantagens que criam poderosos diferenciais competitivos, como:
- segurança: garante integridade e autenticidade do documento eletrônico. O certificado faz a criptografia dos dados, tornando-os ilegíveis a terceiros de má-fé (hackers) que tentam subtrair os dados;
- economia: elimina a necessidade de impressão de papel, reconhecimento de firma, armazenamento físico, encaminhamentos e materiais físicos;
- otimização e facilidade: torna mais fácil realizar obrigações fiscais, fazer transações bancárias, assinar documentos etc.;
- mobilidade: permite realização de operações de qualquer localidade, bastando ter acesso à internet.
Com a leitura deste conteúdo pode-se perceber que, independentemente da obrigatoriedade de quem precisa de um certificado digital, a tecnologia traz muitos benefícios aos usuários, impulsionando seu desenvolvimento saudável no mercado.
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