Tempo de leitura: 4 minutos
Você já deve ter reparado que notas e cupons fiscais físicos são cada dia menos usado no mercado brasileiro. Você já comprou algo em que o comerciante lhe perguntou se poderia enviar a NF para seu e-mail? Isso tem um motivo: o projeto de SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), liderado pela Receita Federal, vem tornando obrigatória a adoção de documentos digitais. Nesse caso, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).
A adoção das novas tecnologias é importante para garantir agilidade e transparência, tanto na relação de empresas com consumidores quanto da própria empresa e órgãos fiscalizadores, como Receita e Secretarias de Fazenda. Mas você sabe qual formato é necessário para o seu negócio, NF-e ou NFC-e? Então descubra a seguir!
O que são NF-e e NFC-e?
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento que registra a transação entre duas pessoas jurídicas ou até mesmo entre física e jurídica. Ela existe desde de 2016 e substituiu os antigos modelos impressos, utilizados principalmente por atacadistas e fabricantes.
A NF-e como o próprio nome diz, consiste na forma digital e, portanto, sua emissão e armazenagem dependem do uso da tecnologia. Por enquanto, basta estar ciente de que o seu uso só é possível quando a sua empresa tem um Certificado digital , o instrumento necessário para garantir a sua integridade e legitimidade.
Já a NFC-e veio substituir os cupons fiscais, o documento que o comprador recebe ao fazer uma compra, muito comum no varejo, de padarias à lojas de produtos eletrônicos. Essa ferramenta é importante para registrar as vendas diretas ao consumidor e também para a fiscalização de órgãos como as Receitas.
Normalmente o cupom fiscal tradicional era, e ainda é, emitido por meio de um equipamento chamado de Emissor de Cupom Fiscal (ECF). A tendência é que todo o processo seja digital, assim o lojista e consumidores poderão acessar as informações por qualquer meio eletrônico, como notebooks, tablets ou smartphones. Além de ajudar na sustentabilidade, pois essas ferramentas digitais proporcionam a redução de papeis, impressões e poluições.
O que preciso fazer para emitir NF-e e NFC-e?
A adoção de novas tecnologias, quando feita de maneira planejada, sempre é benéfica para as empresas: elas passam a contar com sistemas mais ágeis e confiáveis, melhorando a qualidade de todos os processos, inclusive os burocráticos.
O uso de ferramentas digitais, ainda é opcional e está em implantação, mas é importante ressaltar que o quanto antes a sua empresa se familiarizar com esses mecanismos melhor será, pois faz parte da inovação de qualquer segmento. A obrigatoriedade do uso de NF-e, por exemplo, está previsto para o início de 2020. Afinal, é com a Nota Fiscal Eletrônica que o Fisco pretende melhorar a forma como fiscaliza os comércios. A NFC-e, por sua vez, não é obrigatória em todos os Estados: algumas unidades da federação ainda trabalham com o citado ECF, cuja liberação depende de um longo processo burocrático.
É importante saber que para emitir esses formatos de notas digitais é necessário ter um CNPJ ativo e um certificado digital. Este deve ser emitido por uma autoridade certificadora que, por sua vez, precisa ser credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrututra de Chaves Públicas Brasileiras). Além disso é preciso que a Inscrição Estadual da empresa junto à Secretaria de Fazenda da sua UF esteja em dia. Por fim, é necessário ter um software emissor. Vamos explicar as diferenças entre os programas para NF-e e NFC-e a seguir.
Quais softwares preciso para emitir NF-e e NFC-e?
Em geral, as Secretarias de Fazenda estaduais oferecem plataformas para a emissão digital de Nota Fiscal Eletrônica. É necessário uma pesquisa ampla no assunto, especialistas como Contadores poderão auxiliar nas recomendações e rotina.
Para potencializar o uso dessa ferramenta, algumas empresas a integram a outros sistemas de gestão, como os ERPs. A ideia é utilizar informações compartilhadas para melhorar a capacidade do negócio de tomar decisões estratégicas baseadas em dados.
Já a emissão de NFC-e ainda não é completamente uniformizada. Normalmente, elas seguem as regras de elaboração das NF-e, mas a novidade é que atualmente já contamos com vários sistemas que estão oferecendo esse serviço também.
Ainda vale lembrar que o seu uso já está em processo de regularização em todos os estados brasileiros. Isso significa que, dependendo de onde sua empresa atue, ela ainda poderá fazer a emissão de Cupons Fiscais por meio de um Emissor de Nota Fiscal, porém já possui a opção digital.
A NFC-e se torna cada vez mais importante, pois com ela sua empresa tem maior controle sobre suas operações e consegue melhorar sua própria gestão, ao mesmo tempo que garante a conformidade do negócio junto à Receita Federal.
A tendência, no entanto, é que empresas passem a adotar softwares específicos ou semelhantes, tanto para emissão de NF-e quanto NFC-e essa questão irá depender do seu tipo de empresa, tendo em vista que as informações são bastante parecidas e o sistema unificado pode ajudar a melhora a agilidade e assegurar a integridade de informações enviadas pela empresa aos consumidores ou ao Fisco.
Afinal, qual formato devo usar, NF-e ou NFC-e?
A Nota Fiscal eletrônica é uma ferramenta obrigatória em alguns casos, como por exemplo vendas entre pessoas jurídicas, principalmente que tenham garantia. Na venda entre pessoas físicas por determinados negócios (varejo) NF-e não é obrigatório. È importante lembrar que quem vai determinar a necessidade de todo esse processo é o contador em conjunto com a empresa. Os benefícios dessa modalidade são inúmeros, como citamos acima. Ou seja, vale a pena investir na NF-e o quanto antes.
Já o NFC-e ainda é um programa em implementação e, portanto, ainda desperta algumas dúvidas. No entanto, a ferramenta é bem mais ágil do que o antigo Emissor de Cupom Fiscal e, ainda, vai permitir a realização de vários processos de forma remota e segura. Além disso, ela pode ser utilizada para compartilhar informações com clientes de forma rápida, por meio de aplicativos de celulares, por exemplo.
Você deve ter percebido a expressão certificado digital apareceu várias vezes neste post, certo? Essa ferramenta é essencial para a emissão de NF-e e NFC-e, mas, também, para vários outros processos digitais da sua empresa, como no uso de contratos digitais! Quer saber como? Então leia nosso post “Como fazer um contrato digital.
