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As ferramentas contábeis são um conjunto de tecnologias cuja finalidade é a de proporcionar melhores resultados para empresas ou escritórios contábeis. Com o mundo cada vez mais tecnológico, é fundamental utilizá-las para garantir seu destaque no mercado.
A área contábil está se tornando cada vez mais estratégica. Isso significa que o trabalho dos contadores vai além do simples cumprimento das obrigações fiscais: eles influenciam diretamente a tomada de decisões dos gestores.
Por isso, é relevante que você automatize atividades burocráticas e invista na contabilidade gerencial. Quer saber quais são as ferramentas que permitem alcançar esse objetivo? Neste artigo, listamos as 7 principais delas e, após, trazemos os benefícios práticos que são obtidos pelo contador. Confira a leitura!
Quais são as 7 principais ferramentas contábeis para empresas?
Todas essas ferramentas podem ser aplicadas de forma conjunta ou separadamente. Elas são úteis para escritórios de qualquer tamanho. Confira!
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1. Sistema de gestão documental
Geralmente, um escritório contábil lida com um grande número de documentos, como relatórios, notas fiscais eletrônicas, demonstrações contábeis, contratos, comprovantes, entre outros.
Além disso, conforme o negócio se desenvolve e o número de clientes, parceiros ou serviços oferecidos aumenta, mais documentos são gerados, o que torna inviável organizar os arquivos manualmente.
Para solucionar esse problema, há sistemas de gestão que organizam e controlam os documentos automaticamente, trazendo mais agilidade e eficiência ao processo.
2. Certificado digital
O certificado digital é uma tendência para profissionais e empresas de todos os ramos. Trata-se de uma ferramenta utilizada para identificar pessoas em um ambiente virtual com mais segurança.
Na prática, o certificado utiliza a criptografia de dados para deixar as informações completamente ilegíveis para terceiros que tentarem subtraí-las. Elas serão legíveis apenas para aqueles com a devida autorização. Graças à sua segurança, a tecnologia pode ser usada para diversas finalidades, como:
- participar de leilões eletrônicos;
- assinar contratos virtuais;
- emitir documentos fiscais (como NFe, NFSe, CTe etc.);
- assinar declarações contábeis;
- acessar ambientes virtuais, como o e-CAC, SISCOMEX, Receitanet, entre outros;
- realizar transações online;
- fazer procurações online;
- recolher FGTS, entre muitas outras.
São dois os principais tipos de certificados e suas características podem ser adequadas para diferentes negócios. Entenda-os:
- A1: trata-se de um software instalado em um ou mais computadores, por isso é recomendado para empresas em que vários colaboradores o utilizarão. Sua validade é de 1 ano, devendo ser renovado após esse prazo;
- A3: o certificado é armazenado em dispositivos físicos, como um token (espécie de pendrive) e smartcard, que deve ser inserido no computador. Sua validade, geralmente, é de 3 anos.
Além disso, os certificados podem ser classificados de acordo com sua utilidade (eles podem ser do tipo A1 ou A3). Veja quais são eles:
- eCPF: usado para identificar pessoas físicas;
- eCNPJ: identifica empresas em ambientes virtuais;
- NFe: permite que colaboradores emitam documentos fiscais sem precisar conceder acesso ao eCNPJ.
Graças ao certificado digital, você conseguirá realizar diversas atividades de forma mais fácil e econômica, já que os custos com materiais físicos, impressões, encaminhamentos, reconhecimento de firma etc. são reduzidos. Isso também aumenta a produtividade de todo o negócio, pois muitas operações serão feitas de forma eletrônica.
3. Armazenamento em nuvem
Nuvem é uma tecnologia que consiste em utilizar servidores e sistemas de outra empresa para armazenar seus documentos ou realizar operações, bastando que você tenha acesso à internet. Essa tecnologia é comumente utilizada na rotina de muitas pessoas (alguns exemplos são e-mails, Google Drive, entre outros).
Apesar de não ser algo criado recentemente, os serviços em nuvem estão se tornando cada vez mais sofisticados, fornecendo mais eficiência e agilidade na transmissão das informações e mais espaço para armazenamento.
Com essa tecnologia, a empresa economiza com computadores, servidores, discos rígidos e outros equipamentos. Além disso, será possível acessar os documentos da empresa a qualquer hora e lugar, desde que o usuário tenha uma conexão com a internet.
4. Gestão de tempo
Tempo é o recurso mais valioso para qualquer empresa, já que ele é escasso e não pode ser recuperado. Deixar de gerenciá-lo acarreta gastos desnecessários e pode até causar prejuízos ao seu negócio.
Cada vez mais, as organizações estão desenvolvendo estratégias para ganhar tempo na rotina corporativa e aumentar a produtividade do pessoal, mas também existem sistemas que ajudam nessa atividade.
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5. Escrituração contábil
A Escrituração Contábil Digital (ECD) — também conhecida como SPED Contábil — é um sistema governamental que moderniza o envio de documentos contábeis, como:
- livro diário e auxiliares;
- livro razão e auxiliares;
- livro de balancetes, balanços, fichas de lançamentos comprobatórios, entre outros.
Isso automatiza e acelera o cumprimento das obrigações contábeis, permitindo que os contadores dediquem mais tempo ao desenvolvimento de planejamentos e relatórios gerenciais. Mas será necessário ter um sistema de gestão contábil especializado para isso.
6. Plataforma de cobrança
De acordo com os dados do Serasa Experian, 40,5% da população adulta são inadimplentes e acabam tendo seus nomes negativados. Por isso, é comum se deparar com clientes que não arcam com seus compromissos.
Não é fácil lidar com inadimplentes, mas é possível tornar o procedimento de cobrança mais sutil e ágil, com a implementação de um sistema que automatiza a cobrança. Isso porque ele elimina a necessidade de lidar pessoalmente com cada cliente e reduz os custos administrativos (gastos com pessoal para fazer as cobranças).
7. Gestão da folha de pagamento
A folha de pagamento é um documento bastante complexo e envolve muitas variáveis, como os impostos, horas extras, adicionais, faltas, descontos etc. Ao investir na automação da folha de pagamento, obtém-se mais agilidade nas ações.
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Como a tecnologia transforma a gestão contábil das empresas?
Ao utilizar o certificado digital e todas as demais tecnologias listadas, o escritório consegue um grande número de benefícios para a rotina contábil, como:
- segurança: documentos eletrônicos não se desgastam como os papéis físicos, além de as ferramentas virem com robustos sistemas de segurança;
- economia: economiza-se com custos administrativos, materiais físicos, encaminhamentos e mais;
- agilidade: automatizar tarefas ou realizá-las pela internet é mais ágil que fazer trabalhos manuais;
- produtividade: gasta-se menos tempo em atividades burocráticas, o que permite uma atuação mais relevante;
- redução de erros: os computadores não incorrem nas mesmas falhas que humanos, como erros matemáticos, atrasos, interpretação errônea da lei etc.;
- melhor imagem: empresas modernizadas transmitem uma imagem mais profissional para mercado consumidor e parceiros.
Há um grande número de ferramentas contábeis que aumentam a produtividade do seu negócio e ainda fornecem vários outros benefícios. Lembre-se de que também é preciso investir na cultura empresarial e fazer com que os todos estejam dispostos a adotá-las.
Você já ouviu falar da contabilidade estratégica? Confira nosso artigo que esclarece esse conceito e explica por que é relevante aplicá-la no escritório contábil!
