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Melhorar a eficiência operacional da empresa é uma das principais estratégias para garantir maior produtividade, economia e aumentos dos lucros. Entretanto, não são todos os gestores que entendem a real importância do assunto e acabam arcando com redução no faturamento e na competitividade.
Para que você consiga garantir a sobrevivência e o desenvolvimento no seu negócio, iniciamos este artigo explicando no que consiste a eficiência operacional. Depois, trazemos uma lista das melhores dicas para que você consiga aumentá-la, qual é o papel do certificado digital no alcance desse objetivo e como a Infoco Digital ajudará a alcançá-lo. Confira!
O significado de ter eficiência operacional na empresa
A eficiência operacional consiste na capacidade que uma empresa tem de fornecer produtos e serviços de uma forma mais econômica, mas sem que isso prejudique a qualidade dos serviços prestados aos clientes. Na prática, essa eficiência pode ser medida quando as entradas e saídas na empresa são confrontadas. Veja o que significa cada conceito:
- entradas (input): referem-se a custos, tempo, capital humano e trabalho envolvidos na produção de um serviço ou um produto;
- saídas (output): consiste no próprio serviço prestado ou item produzido.
Quando se investe nas entradas, os retornos conquistados pela empresa devem ser mais altos do que os investimentos iniciais. Em outras palavras, tenta-se obter o máximo de valor dos recursos e eliminar o desperdício no processo produtivo do negócio.
Uma das principais estratégias adotadas pelas empresas é a da simplificação dos procedimentos internos pela modernização do trabalho, o que reduz as etapas necessárias para finalizar uma tarefa dentro da organização.
Principais medidas a serem tomadas para aumentar a eficiência operacional
Com a implementação de determinadas ações, você conseguirá obter a eficiência operacional de forma plausível e alcançar seus objetivos. Entenda melhor como fazê-lo a seguir.
Ter controle estratégico sobre as demandas
Quanto mais seu negócio tem sucesso e sua carteira de clientes é expandida, maior será a sua demanda. Isso acaba exigindo maior volume de operações da organização ou do profissional liberal.
Para resolver esse problema, você precisará modernizar seu escritório ou empresa e melhorar o controle estratégico das demandas para torná-lo escalável — possibilidade de aumentar as atividades sem elevar muito seus custos.
Investir na digitalização dos documentos
Organizar corretamente os documentos do negócio é importante para que você obtenha melhor desempenho. A melhor forma de fazê-lo é substituindo os documentos físicos pelos digitais. Isso beneficia a empresa de diversas formas, como:
- economia: minimizam-se os gastos com papéis, canetas, impressões e outros materiais físicos. Além disso, arquivos virtuais diminuem o espaço necessário para armazenar documentos;
- segurança: diminui a probabilidade de perda de documentos, que pode ocorrer por desgaste natural do papel, desorganização ou extravio;
- facilidade: o armazenamento e a organização dos documentos são simplificados;
- otimização do tempo: manejar as informações se torna mais fácil, já que é possível encontrá-las por meio de um sistema de busca diretamente pelo computador.
Proporcionar treinamento contínuo
De nada adiantaria tomar medidas para aumentar sua eficiência se o restante da equipe ainda é moroso e defasado. É importante que todo o pessoal contribua para um processo mais ágil e otimizado.
Para alcançar esse objetivo, você deve estar constantemente investindo em treinamentos voltados à utilização das inovações tecnológicas implementadas no negócio.
Integrar sistemas
Existem diversos sistemas integrados que permitem o compartilhamento de dados entre os departamentos em tempo real. Isso significa que as informações são juntadas em uma única plataforma, proporcionando outras vantagens como:
- facilitar o atingimento de metas;
- evitar que mais de um colaborador trabalhe na mesma tarefa;
- melhorar a comunicação entre as equipes e setores ao reduzir divergência de informações;
- possibilitar o monitoramento das atividades;
- aumentar a contabilidade dos dados.
Automatizar processos
Muitas operações burocráticas da rotina de um profissional ou da empresa podem ser delegadas à tecnologia sem prejudicar a qualidade do trabalho. Por exemplo, com um sistema de gestão e um certificado digital, você pode emitir notas fiscais de forma mais ágil, econômica e segura.
Isso diminui o tempo despendido com atividades burocráticas ou maçantes e permite que você tenha foco nas operações mais estratégicas.
Conhecer novas tecnologias
Constantemente, surgem novas tecnologias que transformam positivamente a rotina das empresas. Por isso, é bastante importante estar aberto para conhecer as inovações mais promissoras do mercado.
O papel do certificado digital no aumento da eficiência operacional
Atualmente, a principal ferramenta utilizada na otimização da rotina profissional é o certificado digital. Essa tecnologia permite que pessoas físicas ou jurídicas realizem assinaturas digitais e efetuem operações online com mais segurança e validade jurídica. Ou seja, tem o mesmo valor legal que as físicas, sendo legítimo perante tribunais, prefeituras e outros órgãos públicos.
Os certificados agilizam inúmeras operações, pois permitem ações como:
- assinar e enviar documentos pela internet;
- fazer transações bancárias;
- emitir notas fiscais eletrônicas de forma mais fácil, econômica e segura;
- acessar sistemas do governo, como o SPED, o e-CAC, Receitanet etc.;
- declarar o imposto de renda mais facilmente;
- elaborar procurações digitais;
- participar de leilões da Receita Federal pela internet;
- recuperar cópias de arquivos das declarações transmitidas, entre outros.
Além disso, todas essas funcionalidades acompanham diversas vantagens, sendo que elas estão ligadas ao aumento da eficiência operacional da empresa. Confira:
- portabilidade: você poderá realizar todos esses atos de qualquer lugar e a qualquer hora, bastando acesso à internet;
- agilidade: os atos são feitos de forma mais rápida que fisicamente;
- economia: não é preciso gastar com papéis físicos, encaminhamentos, deslocamentos e reconhecimento de firma em cartório;
- segurança e minimização de ocorrência de fraudes: a tecnologia usa criptografia de dados, o que os torna ilegíveis para terceiros de má-fé que tentem subtraí-los.
Como os diferenciais da Infoco Digital solucionam seus problemas
Para obter um certificado digital, é preciso que você procure uma Autoridade de Registro (AR) — empresa especializada no assunto — competente e experiente como a Infoco Digital. Essa é uma organização que oferece certificados digitais de acordo com o exigido pela legislação brasileira e impactantes diferenciais competitivos, como:
- atendimento especializado, humanizado e sem agendamento prévio;
- horário de funcionamento estendido e aos sábados;
- ida até o cliente para validar o certificado digital;
- atendimento a empresários, profissionais liberais, empresas de qualquer tamanho e qualquer pessoa que se beneficiar com o certificado digital;
- ética, transparência e atenção ao cliente;
- oferta de parcerias aos contadores.
Aplicar estratégias para aumentar a eficiência operacional da empresa é fundamental para alcançar sucesso no mercado, já que elas otimizam as operações e reduzem os custos sem prejudicar a qualidade do serviço. Para isso, é importante que o profissional se mantenha sempre atualizado quanto às tendências tecnológicas e utilize um certificado digital.
A Infoco Digital iniciou sua trajetória na região de Belo Horizonte e, hoje, conta com 41 unidades em todo território nacional! Pesquise já se estamos na sua região para conferir nossos pontos disponíveis!
