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Saiba mais sobre a rotina do contador
Na última semana, mais precisamente no dia 22 de setembro, foi comemorado o dia do profissional responsável pela organização financeira de uma empresa/escritório/organização, estamos falando do contador. O profissional contábil é o responsável pela verificação dos mais diversos documentos fiscais, organização de contas a pagar e receber, entre outras várias responsabilidades que exigem uma certa atenção e empenho.
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A parte burocrática e até mesmo a desinformação naquilo que diz respeito a tecnologia, e o quanto ela pode facilitar a jornada, acabam tornando a vida do contador um pouco mais complexa.
Sendo assim, pensando em você (contador), a Infoco preparou o conteúdo com aquilo que você precisa saber para facilitar a sua rotina contábil. Preste bastante atenção nas dicas que vamos apresentar, e comece a colocá-las em prática agora mesmo, seja em seu escritório ou onde quer que seja.
Automaticamente, facilitar a rotina do contador deixará o profissional menos sobrecarregado. Afinal, ele passará a seguir dicas valiosas e poupará tempo com algumas atividades “desnecessárias” em seu dia a dia. Clique no link a seguir e saiba mais sobre isso.
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Importância de uma rotina facilitada
Em um cenário cada vez mais competitivo, é de extrema importância que as empresas comecem a aplicar as melhores práticas possíveis dentro de sua organização, visando aumentar sua produtividade e eficiência, e continuar sendo relevantes para o mercado. No setor contábil isso não é diferente, a forma como a rotina de um contador é definida faz toda a diferença.
Utilizando práticas que são capazes de melhorar a gestão e processos produtivos, os escritórios contábeis vão ganhar ainda mais potencial para atender um número maior de clientes.
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O contador deve ter em mente que facilitar a sua rotina, nem sempre é uma tarefa tão simples de ser realizada. Isso porque demanda uma atenção a diversos setores. Tenha em mente que o trabalho do escritório não é limitado somente a prestação de serviços aos clientes. Além disso, também é necessário administrar, ter boas estratégias para atrair clientes, manter a equipe técnica atualizada, etc.
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Confira agora algumas dicas de como um contador pode facilitar a sua própria rotina. Vamos lá!? Boa leitura.
Tenha um bom planejamento
O primeiro passo para facilitar a rotina é a realização de um bom planejamento, que precisa começar com um diagnóstico sobre o funcionamento do escritório. Faça uma avaliação de como as tarefas são organizadas, do fluxo de atividades, da gestão de documentos etc.
Ao se planejar bem, o contador terá uma rotina mais ajustada, uma vez que será possível identificar pontos fortes e fracos da sua organização, além de detectar aquilo que esteja atrasando as tarefas e gerando mais dificuldades. Lembre-se que podem existir algumas etapas secundárias no serviço ou até mesmo que possam ser simplificadas com as ferramentas corretas.
Depois de uma avaliação bem aprofundada, o contador poderá avaliar aquilo que pode ser melhorado em relação às práticas que estão sendo adotadas pelo escritório. A partir daí, será possível desenvolver as soluções necessárias para facilitar a rotina.
Mantenha a atenção a todo momento, lembre-se que o processo precisa ser contínuo. Depois de planejar e organizar o seu planejamento será necessário realizar revisões nas estratégias.
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Separe e delegue as tarefas
Após planejar a sua rotina, chegou o momento onde o profissional deverá separar e delegar as tarefas do seu escritório, podendo ser por clientes, departamentos ou até mesmo por regimes tributários, caso seja preciso. Essa é uma parte muito importante para deixar de lado a “bagunça”, atribuindo tarefas e prazos que cada um tem que cumprir.
Dentro de um escritório contábil as atividades são interligadas e dependem umas das outras. Sendo assim, as informações precisam estar escritas/digitalizadas em locais de fácil acesso, ainda mais para aqueles que atuam em regimes híbrido e remoto de trabalho. O ideal é que seja um calendário ou uma planilha compartilhada com outros colaboradores, para que todos possam atualizar as obrigações e saber daquilo que diz respeito às atividades dos demais colegas.
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Mantenha o escritório organizado
Pode parecer uma coisa óbvia para algumas pessoas, mas nunca é demais afirmar e ressaltar que o escritório precisa manter suas informações muito bem organizadas. Isso vai muito além do que simplesmente garantir que as folhas não se misturem, que os arquivos não fiquem salvos na mesma pasta, manter a limpeza do local de trabalho, etc.
A organização das informações precisa ser realizada de uma maneira que facilite seu acesso e compreensão. Além de se atentar para que os dados enviados pelos clientes sejam guardados em pastas diferentes, também é necessário garantir sua segurança e que o contador responsável contará com eles sempre que precisar.
Através de softwares e sistemas, a tecnologia pode ser bastante útil nesse processo.
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Utilize a tecnologia a seu favor
A utilização de soluções que são oferecidas pela tecnologia contam com o potencial de otimizar as rotinas do escritório contábil. Veja um exemplo: ao utilizar um software de contabilidade, o escritório consegue agilizar vários processos, como o envio, recebimento e registro de informações e documentos importantes.
Sabia que as soluções em nuvem podem ajudar a reduzir o custo com servidores e facilitar a guarda de registros? Tudo isso, de uma maneira segura e com um banco de dados que pode ser acessado 24 horas por dia e em qualquer lugar.
Tenha em mente que um escritório quando bem organizado, e capaz de utilizar a tecnologia a seu favor, consegue ser muito mais produtivo. Além disso, permitirá que o profissional consiga atender um número ainda maior de clientes sem sofrer com a alta demanda de serviço ou perder a qualidade do seu serviço.
Implementado uma gestão mais eficiente dos processos contábeis e administrativos, o contador passará uma imagem muito mais digna do seu escritório contábil, atraindo cada vez mais clientes para o seu negócio.
