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Você sabe o que é e como usar o certificado digital? Então, com certeza não quer fazer parte do grupo de pessoas que têm medo de realizar transações bancárias pela internet ou passar informações sigilosas de sua empresa para outro local.
Esse receio não é infundado, visto o número de fraudes que ocorrem no ambiente online. Porém, é possível ter uma boa segurança na troca de dados dentro do ambiente virtual, por meio do certificado digital.
Continue a leitura para entender mais sobre essa ferramenta e como utilizá-la em seu negócio. Vamos lá?
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O que é um certificado digital?
O certificado digital é como se fosse uma assinatura eletrônica sua. Ela tem validade jurídica e traz proteção às transações eletrônicas e demais serviços feitos pela internet. Assim, as pessoas físicas ou jurídicas se identificam por ela e assinam digitalmente os documentos, de qualquer lugar no mundo, com segurança e agilidade.
Atualmente, é o que existe de mais moderno em termos de segurança para o ambiente online. Essa tecnologia foi desenvolvida também para dar autenticidade, confiabilidade e integridade aos dados eletrônicos. Seria uma espécie de carteira de identidade eletrônica das pessoas envolvidas em uma transação.
Dessa maneira, você não precisa estar no local para garantir a autenticidade de sua assinatura. Sendo assim, existem três tipos de certificados digitais:
- e-CPF: esse é utilizado para pessoas físicas, mas o empresário pode usá-lo para assinar digitalmente documentos, se for representante legal da empresa. Não pode ser empregado para emitir notas fiscais eletrônicas;
- e-CNPJ: esse já é para as organizações, pois autentica uma série de processos e documentos;
- NF-e: o e-CNPJ também serve para a emissão de notas fiscais eletrônicas, mas o NF-e é específico e exclusivo para isso, pois se um funcionário for responsável pela emissão dos documentos fiscais, não haverá o perigo de ele usar o certificado em outras tarefas, de maneira indevida.
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Como usar o certificado digital na sua empresa?
Esta ferramenta pode ser utilizada de diversas maneiras, de acordo com os interesses dos gestores. Veja alguns exemplos.
1. Assinar documento em PDF
Com o certificado, não é mais necessário se reunir com outras pessoas para assinar determinado documento. Cada pessoa envolvida pode fazê-lo de onde estiver. Basta ler o contrato, se for o caso, e, estando tudo certo, assinar o mesmo, usando o programa assinador digital. Ele dará validade jurídica ao arquivo em PDF.
Mas, para isso, é preciso comprar o certificado digital de uma autoridade certificadora, como a Infoco Digital. Dessa forma, escolherá se a plataforma deve ser armazenada no computador (tipo A1), ou em dispositivo móvel, como o token ou smart card (tipo A3).
Certificado Digital: Como assinar um PDF com o documento eletrônico?
2. Enviar declarações
Caso, sua organização não faça parte do Simples Nacional, é obrigatório que tenha a certificação digital para que possa enviar a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) para a Receitanet. Trata-se do serviço eletrônico que comprova e transmite essas documentações das pessoas físicas e jurídicas.
Saiba como o Certificado Digital pode facilitar a declaração do seu Imposto de Renda
3. Emitir nota fiscal eletrônica
A maioria dos regimes tributários obrigam as empresas a emitir a nota fiscal eletrônica, exceto o Simples Nacional. Por esse motivo, o Ministério da Fazenda está implantando, aos poucos, a emissão desses documentos fiscais a todas as empresas. Consequentemente, elas precisarão do certificado digital para enviar as notas aos órgãos competentes.
Como usar o Certificado Digital para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
4. Acessar serviços do e-CAC
O Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), da Receita Federal, lançado em 2005, desburocratizou o relacionamento entre o órgão e os contribuintes. Ele oferece consulta de sua situação fiscal, status de cobrança, despachos, entre outros. Esses serviços podem ser acessados mediante um certificado digital.
5. Facilitar o reconhecimento de firmas
Já que o certificado valida diversos documentos, não é mais preciso ir ao cartório para fazer o reconhecimento de firma. Logo, por meio dessa ferramenta, você pode dar a autenticidade de sua assinatura e pedir a um colaborador que entregue os papéis necessários às pessoas ou órgãos devidos.
6. Fazer transações bancárias
Outra vantagem está na realização de transações financeiras da empresa, porque com o certificado há mais segurança. Com isso, a movimentação de sua conta bancária é realizada online, com a maior proteção, para não haver invasão e nem fraude. Isso evita idas desnecessárias ao banco e traz maior agilidade e autonomia para suas operações.
7. Acessar o ComprasNET
As empresas que participam de licitações e contratações oriundas da administração pública da União podem acessar o ComprasNet, no portal do Governo Federal, com o certificado digital do tipo e-CNPJ ou e-CPF. Assim, terão conhecimento dos pregões, registros de contratos, catálogos de materiais e serviços etc.
Saiba as dicas para cuidar do seu Certificado Digital
Assim como guardamos documentos, como carteira de identidade e de trabalho, CNH, CPF, entre outros, deve-se ter os mesmos cuidados com o certificado digital. Afinal, ele é a sua identidade no mundo virtual.
Desse modo, conheça algumas orientações para que outras pessoas não usem sua assinatura digital para contratos, realizar negócios e fazer movimentações no banco.
Crie uma senha
Desenvolva uma senha que seja difícil de ser descoberta. O indicado é que sejam usados letras, números e caracteres especiais. Assim, somente você terá acesso ao seu computador e à plataforma. Não compartilhe a senha com ninguém.
Utilize o smart card, token ou nuvem
Se o certificado digital foi colocado em um computador que não tem senha, não armazene as chaves privadas no disco rígido. Solicite um dispositivo físico, como smart card, token ou nuvem para ter proteção.
Faça uma cópia de segurança
Mantenha uma cópia de segurança quando for formatar seu computador. Se o certificado for do tipo A1 e não houver cópia, ele será perdido, já que está instalado na máquina. Mas se for A3, depois de formatado, deverá ser configurado novamente.
Tenha cuidado com a validade
O certificado digital tem prazo de validade, geralmente é de um a três anos, tanto para pessoa física (e-CPF), quanto para jurídica (e-CNPJ e NF-e). Por isso, esteja atento à data de renovação para que não tenha problemas com a emissão e validação de seus documentos.
Para atuar no mercado na era da informatização, é imprescindível usar o certificado digital. Porém, saiba escolher uma autoridade certificadora séria e confiável para trabalhar em parceria, já que ela fará a segurança de suas operações online em todos os níveis.
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