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Um documento sem assinatura ou um carimbo não tem valor algum, certo? É partindo desse princípio que os sistemas que usam o certificado digital se baseiam para validar transações pela internet. Afinal, abolir o papel não significa que se deva abolir também a segurança.
Sendo assim, o certificado digital é um documento para pessoas e empresas comprovarem suas identidades online. Isso vale para procedimentos oficiais ligados ao fisco, ao governo e também para chancelar operações com outras empresas.
Trataremos desse tema neste artigo, no qual listamos os principais sistemas que só podem ser utilizados mediante apresentação do certificado digital ICP-Brasil. Confira!
eSocial
Desde 2018, o eSocial vem se tornando essencial para as empresas brasileiras que tenham, pelo menos, um empregado contratado via CLT. É por esse sistema que devem ser enviadas informações sobre pagamentos, depósitos no FGTS e tudo mais relacionado aos encargos trabalhistas para os órgãos previdenciários.
Embora empresas com alto faturamento já estejam utilizando, esse sistema ainda não é obrigatório para todos. Isso porque ainda não foi definida uma data para a Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS. Além disso, só a partir de 8 de julho de 2020 passará a ser obrigatório o envio de dados de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) pela plataforma.
Seja como for, o eSocial só pode ser acessado por empresas ou empregadores que tenham o certificado digital. Portanto, quem ainda não tem essa espécie de documento eletrônico deve providenciá-lo o quanto antes.
Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
A digitalização dos processos na esfera pública está amplamente consolidada na parte fiscal. As notas fiscais eletrônicas, nesse sentido, vieram para eliminar a escrituração em papel, agilizar a apuração e recolhimento de impostos e evitar fraudes.
Por isso, a Nota Fiscal eletrônica é o documento fiscal padrão, chancelado por certificado digital do tipo A1. Essa chancela, por sua vez, serve para garantir a autenticidade das notas junto ao fisco.
Para essa agilidade a empresa deve usar o certificado digital para conseguir emitir notas ficais eletrônicas, esse deve ser usado pelos responsáveis pela companhia para tal atividade.
Sped
Todo o processo de digitalização do fisco brasileiro segue as diretrizes, políticas e normas organizadas pelo Sistema Público de Escrituração Digital, o Sped. Sua meta desde o início, em 2007, é servir como uma espécie de “hub” em que são unificados diversos procedimentos ligados ao fisco.
Da recepção e validação de notas até o armazenamento de arquivos e autenticação de documentos fiscais e contábeis, nada escapa do “olho” atento desse sistema. Ele vem facilitando a vida não apenas do governo, mas das empresas que passaram a cumprir obrigações antes fragmentadas em uma plataforma única.
Essa conveniência, por sua vez, faz dele um dos sistemas que usam certificado digital obrigatórios e fundamentais. Pode-se dizer que uma empresa que não opera no Sped não existe, então, a certificação é imprescindível para usufruir das vantagens desse conjunto de plataformas online.
Simples Nacional
Não seria coerente se o fisco oferecesse tantos sistemas para facilitar a emissão e controle de notas fiscais e impostos se continuasse a tributar por regimes complexos. Dessa forma, e em resposta aos avanços nos mecanismos de controle tributário, passou a valer em 2006 o regime conhecido como Simples Nacional.
Resumidamente, nele os impostos e tributos recolhidos por meio de procedimentos separados são apurados e pagos em guia única, a DAS (Documento de arrecadação do Simples Nacional). Assim sendo, em alguns casos, o uso do certificado digital se torna essencial.
Conectividade Social ICP
Como você bem sabe, o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é gerido pela Caixa Econômica Federal. Deve ser depositado mensalmente até o dia 7, e seu saque é condicionado às regras determinadas pelo governo.
Por isso, torna-se necessário um canal pelo qual empresas e CEF possam se comunicar e, dessa forma, fazer a gestão desse importante benefício. Esse canal, hoje, é a Conectividade Social ICP, uma espécie de portal criado conforme os mais modernos conceitos e orientações visando à digitalização de processos.
Além da gestão do FGTS, ele também conta com outras funções, permitindo até a regularização de empresas. Por isso, ele substitui o antigo software Conectividade Social, podendo ser acessado via browser.
Atendimento Virtual (e-CAC)
Pessoas físicas e jurídicas têm, necessariamente, uma vida fiscal a ser controlada e registrada. Ao longo do tempo, impostos são pagos, restituições podem ser feitas e diversos outros procedimentos junto ao fisco devem ser validados.
É para o controle desses e muitos outros processos tributários que o governo disponibiliza o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, ou e-CAC, como é mais conhecido. Por meio dessa plataforma, por exemplo, é possível fazer o download de declarações anteriores, conhecer a situação fiscal e agendar atendimento em postos físicos.
De qualquer forma, além do certificado digital, o e-CAC permite o login via código de acesso. Trata-se de uma espécie de senha provisória gerada online na tela inicial e que serve para contribuintes optantes pelo MEI e Simples por exemplo, com o uso do certificado digital o acesso a essa plataforma fica ainda mais completo.
SICAF
O Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores é o meio eletrônico de cadastro para empresas interessadas em participar de licitações do governo federal. No caso, podem se habilitar na plataforma fornecedores de mercadorias, bens e serviços que pretendam suprir as demandas das diversas esferas governamentais.
Para se cadastrar, é necessário entrar no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG), desde que apresente a documentação conforme o Artigo 27º da Lei 8.666/93.
Sendo um sistema 100% eletrônico, o SICAF também exige a certificação digital para que as operações e registros nele sejam validados. Essa plataforma oferece facilidade e comodidade aos fornecedores. Portanto, se sua empresa planeja participar de processos licitatórios no futuro é importante que você já invista e aproveite esse meio.
Neste artigo, você conheceu mais de perto os sistemas que usam certificado digital, a quem se destinam e as facilidades que oferecem, justificando assim a adesão a esse selo. Não deixe de requisitar o seu o quanto antes, afinal, tempo é, foi e sempre será o seu ativo mais valioso.
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