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A profissão de contador tem passado por processos de aprimoramento e de melhoria há muito tempo. Houve mudanças tanto nos padrões e nas normas que conduzem a contabilidade quanto nos procedimentos contábeis. Com as inovações tecnológicas, as velhas rotinas operacionais acabam cedendo lugar à modernização sistemática dentro das empresas.
Arquivos engavetados passam a ser armazenados em computadores virando planilhas de dados. O guarda-livros que era direcionado ao contador cede espaço para os sistemas contábeis.
São muitas as mudanças positivas que a tecnologia tem trazido para esse profissional. Pensando nisso, resolvemos listar e explicar como as inovações tecnológicas podem auxiliar o dia a dia no trabalho dos contadores. Confira alguns aspectos importantes e boa leitura!
Eliminação de burocracia
O contador pode manter uma comunicação com seus clientes de forma bastante intuitiva e simples ao disponibilizar uma plataforma digital para circular planilhas, documentos, informações e demais materiais transmitidos online.
É uma maneira de eliminar muita burocracia, além de transformar a rotina dos colaboradores, afinal, vai evitar a perda de tempo com deslocamentos. Lembrando que softwares de gestão são as ferramentas ideais para fazer esse serviço.
Armazenamento virtual de documentos
Armazenar documentos em pastas já não é mais usual nos dias atuais. Acumular aquelas pilhas de papéis ocupam um grande espaço no escritório e, mesmo quando ocorre de forma organizada, exige tempo dos contadores que lidam com esses documentos todos os dias. Sem falar nos vários problemas que podem acontecer quando não há o devido cuidado com os arquivos. A saída mais moderna, portanto, é digitalizar os documentos.
Além de economizar tempo, essa prática garante muitas vantagens para o futuro. A primeira está relacionada ao espaço físico que vai ser liberado no escritório, permitindo mais organização e facilitando o trabalho dos profissionais.
E, claro, digitalizar documentos, sem dúvida, agiliza o processo, pois os serviços eletrônicos são extremamente mais rápidos do que o trabalho feito manualmente. Dessa maneira, o uso de recursos pode facilitar essa mudança de rumos dentro de um escritório de contabilidade — um exemplo é o Cloud Computing.
Possibilidade de trabalhar a distância
Os escritórios de contabilidade, assim como muitos empreendimentos, com o apoio da tecnologia, têm tido muito mais facilidade para manter um relacionamento interessante com os clientes e, com isso, a oportunidade de fidelizá-los.
Se antes um dos diferenciais de um bom serviço contábil era a distância reduzida entre a empresa do cliente e o escritório, isso praticamente já não faz mais diferença, pois surgiram ferramentas que agilizam todo o processo, colocando as partes em contato de forma muito mais prática.
As dúvidas podem ser resolvidas na própria rede a partir de um serviço online de atendimento ao cliente, sem que as pessoas tenham que se deslocar. É possível, assim, manter uma comunicação via Google Hangouts ou Skype, por exemplo.
O contador pode, ainda, oferecer soluções práticas, como o FAQ (Frequently Asked Questions), para deixar as perguntas e respostas mais comuns prontas, de forma que o cliente não tenha que procurar o profissional para sanar uma dúvida recorrente.
Além disso, as notas fiscais da empresa do cliente, por exemplo, podem ser digitalizadas e enviadas por e-mail com cópia para o contador, ou simplesmente compartilhadas na nuvem. Além de ser um modo mais prático de envio de dados. Dessa forma, garante-se:
- mais facilidade na hora de armazenar e de encontrar arquivos;
- um backup extremamente seguro das notas fiscais e dos documentos;
- economia de papel e muito espaço no escritório do cliente e do contador.
Redução do uso de papel
As inovações fizeram uma grande transformação na forma de se fazer a contabilidade. Pode-se afirmar que o processo manual de escrituração contábil deixou de existir, dando espaço ao eletrônico.
Assim, os relatórios contábeis acabam sendo bem mais organizados e apresentando maior qualidade. Além, é claro, de uma grande vantagem, principalmente para o meio ambiente: a diminuição do uso de papel nos escritórios.
Esses avanços têm acontecido constantemente, alterando a maneira de funcionar do mercado. Justamente por causa de esse aperfeiçoamento dos mecanismos e processos, é indispensável que o contador consiga se adequar às complexidades desses progressos, podendo aproveitar os seus benefícios.
Mais tempo dedicado aos clientes
O uso de tecnologia no escritório de contabilidade vai permitir que o profissional tenha mais tempo, já que não vai precisar lidar com uma papelada volumosa. Um ótimo sistema de integração contábil pode diminuir muito o tempo gasto com atividades manuais.
Logo, com mais tempo disponível, o contador pode atuar junto aos seus clientes mais como um consultor e, com isso, agregar valor aos serviços, gerando, consequentemente, receitas maiores para o seu negócio.
Essa é uma excelente opção para fidelizar clientes e fazer com que a relação entre empresário e contador seja mais próxima.
Diminuição do tempo gasto para lançar os dados
Outra vantagem incrível quanto ao uso de tecnologia nessa profissão é a redução do tempo gasto no lançamento dos dados, sem falar na segurança em relação à qualidade dessas informações.
Com sistemas capazes de integrar a contabilidade aos dados do empreendimento do cliente de forma automatizada, o contador vai depender menos das idas e vindas incessantes de documentos, além de ficar livre do risco do envio incorreto de dados.
Outros aspectos positivos que as inovações tecnológicas trazem para o profissional são:
- possibilidade de se tornar um parceiro estratégico do cliente;
- diminuição de espaço para armazenamento de arquivos físicos;
- possibilidade de manter um relacionamento mais próximo com o cliente, sem ficar dependente dele.
Por dentro das inovações tecnológicas
Por fim, é importante deixar claro que os contadores devem acompanhar as novas tendências tecnológicas para que não fiquem de fora do mercado. Para que um escritório contábil se mantenha competitivo, é necessário que ele se adapte às novas tendências da contabilidade o mais rápido possível.
As empresas e, especialmente, os escritórios de contabilidade, mais do que nunca, precisam ter tipos de perfis para decisões que derivam da tecnologia da informação. Além disso, devem buscar métodos que sustentem as operações, produzindo inovação para impulsionar o negócio.
A experiência digital já deixou de ser apenas uma alternativa para a liderança corporativa. Cada área do mercado é obrigada a alavancar a tecnologia como um meio de interagir e de se comunicar com o público.
Um pré-requisito fundamental nesse cenário é a capacidade de trabalhar bem e de compreender a tecnologia. Os modos tradicionais de fazer negócios têm mudado constantemente em função do digital. Portanto, esteja sempre bem informado e flexível para superar desafios e aproveitar cada vez mais as oportunidades que as inovações tecnológicas trazem para a sua profissão!
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