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Atualmente, todos os síndicos devem providenciar o certificado digital para condomínios — tanto comerciais quanto residenciais —, isso é necessário para que você consiga cumprir suas obrigações e se manter regular perante a legislação, mas essa tecnologia ainda fornece outros benefícios, como agilidade e economia na gestão de documentos.
Apesar da obrigatoriedade, muitos ainda não dominam o assunto. Por isso, criamos este artigo que reúne as informações relevantes sobre o assunto. Aqui explicamos o conceito e a obrigatoriedade do certificado, quais são as vantagens do certificado digital e como escolher o tipo de certificado adequado. Confira!
O que é um certificado digital e qual é sua obrigatoriedade?
O certificado digital funciona como uma identidade virtual, tanto de uma pessoa física quanto jurídica. Com esse instrumento, você pode realizar diversos atos sem a necessidade de estar fisicamente em um local, podendo realizar muitas ações diretamente de um computador em seu escritório, na sua residência etc.
A ferramenta permite que você realize assinaturas digitais com validade jurídica — tem a mesma legitimidade que as assinaturas físicas — e atos online com mais segurança. Isso é possível pelo fato de o certificado conferir as seguintes características às assinaturas:
- autenticidade: o autor garante que é responsável pela assinatura e criação do documento virtual;
- confidencialidade: somente as pessoas autorizadas terão acesso às informações dos documentos;
- integridade: assegura que o documento não pode ser alterado depois que é assinado digitalmente;
- não-repúdio: não é possível negar a autoria do documento digital, trazendo maior segurança nos contratos online.
Com essas qualidades, o certificado digital pode ser usado para inúmeras atividades, como:
- emitir Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e);
- acessar ambientes virtuais do governo;
- enviar declarações pela internet;
- efetuar transações bancárias;
- fazer pagamentos da previdência social e FGTS;
- realizar procurações online;
- assinar contratos pela internet;
- participar de leilões online;
- e mais.
Confira TUDO que é preciso saber sobre Certificado Digital!
Obrigatoriedade para condomínios
Desde o dia 30 de junho de 2013, o certificado digital passou a ser obrigatório para um grande número de organizações, incluindo os condomínios. Isso ocorre porque o canal “Conectividade Social” da Caixa Econômica Federal somente poder ser acessado com um certificado digital. Esse é um sistema de utilização obrigatório para enviar informações sobre o FGTS, INSS, RAIS e outras informações sobre seus colaboradores.
Mesmo se a entidade não tiver colaboradores, esse canal é utilizado para transmitir o RPA (Recibo de Pagamento de Autônomos), documento emitido quando um profissional autônomo presta um serviço ao condomínio.
Também será por meio do certificado digital que o condomínio enviará informações à Receita Federal do Brasil (RFB), Prefeituras, Caixa Econômica, entre outros órgãos.
Não será possível cumprir certas obrigações se o síndico não obter um certificado, o que deixa o condomínio suscetível a multas dos órgãos fiscalizadores e processos de ex-colaboradores.
Quais são as vantagens do certificado digital para condomínios?
Essa tecnologia facilita a vida dos síndicos e outros envolvidos na sua administração de inúmeras formas. De forma geral, as seguintes vantagens são obtidas:
- economia: eliminam-se os gastos com papéis, impressões, canetas, grampeadores, pastas e outros materiais de escritório. Além disso, também é eliminada a necessidade de reconhecer firma em um cartório;
- mais espaço: ao utilizar documentos virtuais, não será necessário ter grandes armários para armazenar os arquivos;
- praticidade: assinar com um certificado é mais fácil e simples do que realizar o processo fisicamente, bastando aplicar o certificado no documento;
- segurança: o certificado digital utiliza a tecnologia de criptografia de dados, tornando-os ilegíveis para terceiros de má-fé, o que impede a ocorrência de fraudes, falsificações e outras ilegalidades;
- mobilidade: não será preciso se deslocar até um determinado local para realizar as obrigações, o que também gera economia com traslados ou envios.
Para que você entenda como o certificado digital auxilia a empresa na prática, listamos e explicamos as principais utilidades para um condomínio nos tópicos abaixo.
Assinar documentos remotos
Administrar um condomínio não é nada fácil, pois constantemente o síndico preciso fechar negócios, assinar termos e emitir documentos. Com o certificado, você pode gerar documentos no Word, WordPress ou Adobe PDF, procurar pela opção de assinatura digital dentro do programa e fazê-la.
Depois do ato, o arquivo não poderá ser modificado e sua autoria será garantida. Exemplos documentos que podem ser assinados digitalmente são:
- procurações;
- contratos;
- obrigações contábeis e fiscais;
- contratos de confidencialidade;
- recibos de compra e venda;
- documentos enviados à Receita Federal, Tribunais etc.
Manutenção das obrigações fiscais e previdenciárias
Além de conseguir acessar e transmitir informações à Conectividade Social, o certificado permite que você acesse outros ambientes e sistemas governamentais, como:
- eSocial: sistema utilizado para enviar informações sobre o cumprimento das obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais dos colaboradores do condomínio;
- e-CAC: portal de serviços que permite a comunicação entre a Receita Federal e o condomínio;
- Receitanet: programa utilizado para transmitir declarações sobre tributos federais;
- SPED: sistema usado para transmitir obrigações contábeis e fiscais.
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Garantir a segurança das transações
É preciso ter muito cuidado quando se envia ou recebe informações pela internet, já que eles podem vir adulterados, com malwares etc. Mas um dos pontos mais fortes do certificado digital é a segurança proporcionada, tanto ao remetente quanto ao destinatário.
Quando se assina um documento com o certificado, não é possível alterar o documento ou negar a autoria do assinante. Além disso, ele será ilegível para criminosos virtuais (como hackers) que tentarem interceptar as informações e somente o destinatário poderá ler as informações.
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É importante escolher o certificado digital correto?
Existem diferentes tipos de certificados digitais que podem ser adequados ou não à rotina do condomínio, são eles:
- A1: é um software (programa) instalado em um ou mais computadores, tendo validade de até um ano;
- A3: o certificado é armazenado em um dispositivo físico, como cartão ou token (tipo de pendrive). Para utilizá-lo é preciso que o usuário o insira no computador e digite uma senha. Sua validade é de até três anos.
O certificado também se classifica de acordo com o tipo de pessoa que o utilizará, podendo ser:
- e-CNPJ: versão digital do CNPJ, tendo a função de identificar uma pessoa jurídica nos ambientes virtuais;
- e-CPF: similar ao anterior, porém, identifica as pessoas físicas.
Tanto o e-CNPJ como o e-CPF podem ser do tipo A1 ou A3. Mas o certificado adequado a ser adquirido dependerá se o condomínio tem CNPJ ou CEI, entenda:
- CNPJ: o síndico precisará adquirir um e-CNPJ no nome do condomínio;
- CEI (cadastro específico do INSS): é possível adquirir um e-CPF da pessoa responsável pelo CEI.
Com a leitura deste conteúdo, conclui-se que é imprescindível que os síndicos providenciem o certificado digital para condomínios, já que ele é obrigatório para o cumprimento da legislação. Mas essa ferramenta também facilita a rotina do administrador e permite que ele se concentre em outras questões do condomínio.
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