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Você sabia que o certificado digital é uma ferramenta essencial para profissionais da contabilidade?
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Com a evolução da internet e das tecnologias digitais, diversas operações, que anteriormente aconteciam offline, foram transferidas para os canais virtuais. Venda de produtos e serviços, reuniões, consultas médicas, cursos, aulas, cadastro de informações empresariais… tudo passou a ser feito on-line, inclusive os serviços de contabilidade.
Nessa nova realidade, surge a necessidade de criar técnicas e ferramentas que validam essas operações, tornando-as tão legítimas quanto o método tradicional, que é offline. O certificado digital surge com esse intuito. É um documento digital que valida assinaturas e notas fiscais, permite acesso a sites governamentais e muito mais. É uma ferramenta que autentica qualquer operação on-line.
Por isso, o certificado digital é fundamental para serviços de contabilidade. É um recurso que autentica todos os processos, tanto para o cliente quanto para a empresa e/ou profissional que está prestando o serviço. Neste artigo, vamos explicar a relação entre a contabilidade e a certificação digital, que está cada vez mais próxima. Confira!
Leia também: Como vender e revender certificado digital?
Certificado digital e contabilidade
Aqui, no blog da Infoco, já produzimos diversos conteúdos sobre os certificados digitais, seus principais modelos e formas de emissão. Porém, neste artigo vamos recapitular alguns conceitos importantes da certificação.
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Como explicamos acima, os certificados digitais servem para assinar documentos com validade jurídica na internet. Além disso, eles também podem ser usados para:
- emitir notas fiscais;
- acessar portais do governo (como o e-CAC);
- prescrever receitas médicas;
- transações bancárias.
Existem dois tipos principais de certificado digital, que são o e-CPF (para pessoas físicas) e o e-CNPJ, para pessoas jurídicas. Ambos possuem funções semelhantes, porém destinadas a públicos diferentes.
Afinal, qual tipo de Certificado Digital eu devo comprar?
Os certificados digitais também se diferenciam por modelos, que são A1 e A3. O A1 tem uma validade inicial de 1 ano. Pode ser armazenado digitalmente, na chamada nuvem, ou em dispositivos eletrônicos, como um computador ou tablet. O A3, por outro lado, possui uma validade maior, de até 3 anos. Ele é armazenado em tokens, smart cards e outros dispositivos eletrônicos, que são inseridos em computadores por meio de entrada USB.
Todos esses documentos são emitidos por empresas chamadas Autoridades Certificadoras (AC), com o intermédio das Autoridades de Registro (AR) que reúnem toda a documentação necessária para o certificado digital ser criado. Todo o trabalho é fiscalizado pela Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil), que confere todas as pessoas cadastradas pelo Instituto de Tecnologia da Informação (ITI).
Agora que relembramos os principais conceitos da certificação digital, é hora de explicar como esses processos são importantes para a contabilidade, que tem se tornado cada vez mais virtual em todos os processos do dia a dia das empesas.
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A contabilidade digital
O objetivo da contabilidade é organizar a escrituração e a situação fiscal de pessoas físicas e jurídicas. Esse processo ajuda a estabelecer a real situação financeira de uma empresa ou pessoa, facilitando também na tomada de decisões.
A Transformação Digital é uma realidade. Sua contabilidade faz parte dela?
Para se modernizar, a contabilidade trabalha com uma plataforma digital, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Criado pelo Governo Federal, o SPED recebe informações fiscais e contábeis das empresas, em um formato específico e padronizado para o meio virtual.
Esse software é disponibilizado pela Receita Federal para todas as empresas do mercado. Por meio dessa plataforma, é possível assinar todos os documentos e enviar diretamente para os órgãos fiscalizadores. Todos esses documentos devem ser assinados por certificado digital.
No SPED, são enviadas duas declarações contábeis importantíssimas: Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
A ECD substitui as escriturações físicas, incluindo dados como: livro diário e seus auxiliares, livro balancetes diários, livro razão e seus auxiliares. Outros documentos, como balanços e fichas de lançamento comprobatórias, também fazem parte da ECD.
Por outro lado, a ECF é um documento que influencia na base de cálculo e o valor devido para o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e na Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL). Ambas as escriturações podem ser validadas por meio de certificação digital, dentro do SPED.
Além disso, escritórios de contabilidade podem usar o certificado digital para outorgar procurações e autorizar rotinas de autorização por assinatura. O preenchimento de notas fiscais eletrônicas também exige a presença do certificado digital.
Também é fundamental o uso do certificado digital, por parte dos contadores, para ter acesso ao Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), da Receita Federal, e o Sistema Integrado de Comércio Exterior (SISCOMEX).
Vantagens do certificado digital para o contador
O uso de certificado digital é extremamente benéfico para uma série de profissões. De uma forma geral, é uma ferramenta totalmente desburocratizadora, que reduz o tempo gasto para realizar atividades profissionais do dia a dia.
Com essa ferramenta, se gasta menos papel na emissão de documentos, que podem ser feitos digitalmente. Também é um recurso que elimina a necessidade de duas ou mais pessoas se encontrarem presencialmente para assinar um contrato. Tudo se resolve pela internet.
Para os contadores, em especial, é uma forma segura e autenticada de recolher e gerenciar os documentos de uma empresa ou pessoa física. É um recurso extremamente prático, que agiliza as operações contábeis automatizando todas as etapas do processo.
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Um dos principais exemplos dessa facilitação é a Declaração de Imposto de Renda. O IRPF, programa oficial da Receita Federal voltado para pessoas físicas, permite o uso de certificado digital na declaração. Isso facilita bastante o preenchimento de dados, mas também seu armazenamento.
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Conseguindo um certificado digital de confiança
Como falamos acima, um certificado digital só pode ser emitido por intermédio de dois tipos de empresa, as Autoridades de Registro e as Autoridades Certificadoras.
A Infoco Digital é um exemplo de AC registrada, com mais de 10 anos de experiência de mercado. Hoje, contamos com diversas parcerias no mercado, que oferecem tanto serviços de certificação digital quanto serviços de contabilidade.
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