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O certificado digital é um documento com validade jurídica online e que é resguardado para o acesso de terceiros por meio de técnicas criptográficas. Isso significa que todas as informações que circulam por ele são convertidas em sinais ininteligíveis. Assim, pessoas não autorizadas não conseguem compreender o teor desses arquivos. Para os contadores, ele pode significar um importante aumento financeiro e de posição no mercado. Tal proeza, porém, exige o domínio do conceito de certificado digital A1 e A3.

Hoje, tempo e dinheiro são desperdiçados com mecanismos manuais. Filas em cartórios para reconhecimento de firmas, ida a clientes para colher assinaturas e as temidas e prolongadas visitas ao banco são um verdadeiro pesadelo.

Nesse cenário, o certificado digital cai como uma luva, aplicando a tecnologia a serviço dos contadores.Afinal, por meio desse processo, é simples proporcionar aos contratantes serviços mais eficientes e velozes. Esses arquivos são como uma identidade virtual da empresa, o que permite que ela faça centenas de operações pela internet. Quer saber mais? Então veja neste post quais as diferenças do certificado digital A1 e A3 e como conhecê-las pode beneficiar seu negócio. Confira!

Veja o que distingue o certificado digital A1 e A3

Muitos contadores têm boa fama no mercado por trabalharem há muito tempo nessa atividade. Contudo, assim como na indústria e no comércio, a tecnologia está transformando realidades em vários segmentos. Nesse sentido, é fundamental acompanhar essas evoluções.

Frequentemente, profissionais contábeis têm dificuldades com hardwares e softwares, mas continuar com o papel, em muitos casos, está pondo em risco a própria viabilidade do negócio. Procedimentos físicos são mais demorados e mais suscetíveis a erros, por isso, os escritórios que investem em saídas tecnológicas terão um papel de maior protagonismo nos próximos anos.

Cedo ou tarde, uma companhia vai necessitar desse tipo de documento se quiser realizar determinadas operações. Vamos a um exemplo prático: suponha que o seu cliente consiga um nicho importante para iniciar com exportações. Não lhe parece um pouco ultrapassado demais enviar um contrato por correio para obter a assinatura dos compradores em outro país?

Isso sem contar o fato de que, em várias situações, o certificado digital é obrigatório. Esse é o caso, por exemplo, das empresas tributadas pelo Lucro Real e pelo Lucro Presumido. Por essa razão, conhecer as distinções do certificado digital A1 e A3 pode realmente mudar o futuro do seu empreendimento. Vamos ver o que define cada tipo de documentação?

O e-CPF: Consiste na identidade digital da pessoa física no meio virtual. Pode ser utilizado para assinar diversos documentos, se comunicar com órgãos públicos como Receitas e sistemas oferecidos pelo governo como o eSocial, além de auxiliar no envio da declaração do Imposto de Renda (IR).

O e-CNPJ: Consiste na identidade digital da pessoa jurídica no meio virtual. Ele viabiliza a autenticação em vários sistemas públicos e privados, é utilizado para assinaturas de documentos em nome de empresas, se comunicar com órgãos como a Receita, acessar programas do governo, além de emitir NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica) entre outras aplicações.
Uma outra modalidade utilizada pelas empresas é o NF-e, esse é usado especialmente para emissão de nota fiscal, geralmente o interesse por esse tipo são os outros sócios não administradores ou um colaborador para ter autonomia nessa questão digital dentro da organização.

Certificado digital A1:

• É válido por 1 ano e pode ser armazenado no computador ou em um dispositivo móvel como o notebook, pode ser feito copias (backup).

Certificado digital A3

• É válido de 1 a 5 anos (sendo o de 3 anos o mais utilizado), é armazenado em diversas mídias criptográficas, como cartão, Token ou Nuvem. Pode ser bloqueado se houver tentativas de senhas diferentes, o que permite mais segurança, além de proporcionar mobilidade por ser guardado em elemento móvel.

Saiba como adquirir o certificado digital A1 e A3

A emissão do certificado digital A1 e A3 é regulamentada pelo Instituto Nacional da Tecnologia da Informação(ITI). Esse órgão público expede licenças para que empresas privadas de duas categorias realizem a comercialização desses documentos.

Sendo assim, as organizações com a devida concessão são classificadas em duas modalidades: Autoridades Certificadoras (ACs) e Autoridades de Registro (ARs). A primeira faz as emissões, e a segunda, a verificação.

Dessa forma, para comprar os certificados digitais, os interessados devem procurar essas ACs e ARs. Geralmente, essa aquisição é efetuada pela internet, mas exige uma comprovação presencial de documentos originais posteriormente. Tanto pessoas físicas como jurídicas podem se beneficiar dessa tecnologia.

Entenda quais são os cuidados necessários

No caso do certificado digital A1, é importante fazer cópias de segurança do software. Isso se faz necessário porque pode haver bugs no computador no qual ele está inserido ou até mesmo falhas no servidor. Nessa circunstância, você pode perder o documento.

Existe também a chance de ocorrerem invasões no sistema de uma companhia, o que favorece o risco de o registro ser furtado. Na área de Tecnologia da Informação (TI), esse tipo de crime é conhecido como “sequestro de dados”. Hackers tomam esses registros de uma organização e pedem um valor como resgate. Desse modo, ao comprar um certificado A1, providencie um sistema de segurança robusto e que receba atualizações constantes.

Em relação ao certificado A3, o grau de proteção contra ataques cibernéticos é maior. Isso porque ele não conta com uma porta para entrada externa de dados. Por outro lado, como ele é salvo em dispositivos móveis, esses aparelhos podem ser perdidos ou furtados. Para evitar problemas, nunca deixe suas chaves no mesmo local onde estão essas mídias. Se alguém encontrar esses hardwares junto com as chaves, poderá acessar as informações da pessoa ou empresa.

Observe por que é importante recomendar o tipo adequado a cada cliente

Outro ponto importante sobre a questão do certificado digital A1 e A3 é saber qual a serventia desses documentos. Assim, você poderá prestar consultorias sobre qual modalidade é mais vantajosa conforme cada caso.

Uma seleção mais criteriosa, baseada em dados técnicos e critérios estratégicos, resulta em economia para os clientes do escritório de contabilidade. Microempreendedores individuais, grandes e pequenas empresas e pessoas físicas podem utilizar a certificação digital.

As organizações que emitem notas fiscais em grande volume acabam tendo mais vantagem com a versão A1. Isso porque essa vertente tem mais eficiência nessa tarefa, além de proporcionar um investimento menor.

Já o certificado A3 tem um custo um pouco maior, mas vale por mais tempo, o que acaba compensando a diferença de preço. Ele é muito indicado para companhias que fazem declarações de transações imobiliárias, escrituração contábil virtual ou que realizam operações internacionais.

Empresas que dependam de mobilidade também devem preferir o padrão A3. Se você estabelecer uma parceria entre contabilidade e certificação digital, terá acesso a orientações de como recomendar o tipo ideal para cada cliente.

Dominar as diferenças entre o certificado digital A1 e A3, portanto, pode ser um ótimo ingrediente para aumentar a competitividade de um escritório contábil. Dessa forma, você ensina seus clientes com mais embasamento, o que vai deixá-los mais satisfeitos com sua performance. E, com isso, suas chances de crescer se multiplicarão.

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