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A desburocratização das relações e dos processos modernos se deu em diversos aspectos, sendo um deles o surgimento e desenvolvimento das assinaturas digitais.
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Ela é responsável por conferir segurança a negócios realizados de maneira virtual, dispensando a apresentação de documentos físicos e facilitando a vida de diversas empresas e profissionais.
Entenda o que é essa assinatura, como ela é possibilitada e suas inúmeras vantagens.
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O que são as Assinaturas Digitais?
Conforme o nome indica, essa é uma assinatura que é adicionada aos documentos digitalmente. Ela corresponde a uma identificação eletrônica que tem validade jurídica e cuja titularidade corresponde à pessoa física ou jurídica (indivíduo ou empresa) para a qual tenha sido emitida.
Para que o aceite digital seja possível, é necessário que o indivíduo tenha em mãos um certificado digital ICP-Brasil, sigla que corresponde a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.
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Esse certificado possui diversas informações relevantes condizentes à assinatura, ao assinante e à instituição que emite esse tipo de autorização eletrônica, conferindo a ela. Ele é indispensável para que seja possível a adição de assinatura de forma digitalizada em qualquer documento.
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Entretanto, existem diversos tipos de certificado digital, conforme veremos a seguir. Antes, é necessário entender qual é a diferença entre a assinatura do tipo eletrônica e a digital.
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Assinatura digital x Assinatura eletrônica
É muito comum que haja confusão entre os dois tipos de assinatura, uma vez que seus nomes são semelhantes e se refiram às atividades realizadas de forma eletrônica, fora de documentos e papéis físicos.
A assinatura eletrônica corresponde simplesmente à identificação de quem emite alguma mensagem. Ela nada mais é do que aquela assinatura ou identificação ao final de e-mails, por exemplo.
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A senha e o login são tipos da assinatura de tipo eletrônica, de forma que se conclui que esse é qualquer recurso responsável pela identificação do signatário. Isso não garante a segurança da informação ou detém valores jurídicos, tais como ocorre com a assinatura eletrônica.
O que as diferencia é que enquanto a digital possui valor jurídico e necessita de um certificado digital, a eletrônica se trata de uma simples identificação sem garantia dos dados.
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Tipos de certificado digital para as assinaturas digitais
Dentre os tipos de certificado existentes há duas categorias que são consideradas principais para o auxílio da emissão de assinatura de forma digitalizada e reconhecida. Elas correspondem aos modelos A1 e A3, de forma que cabe à empresa escolher qual é o mais adequado para a sua realidade.
1. Certificado tipo A1
Esse tipo de certificado digital corresponde àquele que é instalado em um computador e pode ser utilizado a partir de tablets e celulares smartphones e possui validade de 1 ano. Após esse tempo, é necessário que ele seja atualizado ou contratado.
Para esse tipo há a necessidade de que a senha estabelecida seja apresentada apenas uma vez, quando a instalação do certificado é realizada.
Uma das grandes vantagens desse modelo de certificado é o fato de que ele pode ser utilizado, simultaneamente, tanto na matriz quanto nas filiais da empresa, gerando economia e comodidade.
2. Certificado tipo A3
Por outro lado, o certificado tipo A3 deve ter armazenado em um hardware específico. Ele é disponibilizado em um token ou Smartcard que, por sua vez, deve ser conectado a um aparelho para que haja a leitura dele e o reconhecimento da assinatura.
Nesse caso, ele pode ser utilizado em apenas um aparelho por vez, o que dificulta que filiais e matriz façam uso do mesmo certificado. Ele solicita que haja a disponibilização da senha todas as vezes em que o dispositivo for utilizado.
Essa versão possui como vantagem o fato de que sua validade corresponde a 3 anos.
Embora existam outros tipos de certificado que permitem a aceitação digital, esses são os principais e cabe à organização empresarial que esteja interessada em obter um escolher o mais indicado para sua situação.
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Caso a empresa seja pequena e o certificado seja destinado a poucas pessoas que farão uso dele no mesmo lugar, o segundo tipo é mais indicado. Para grandes operações em que diversos operadores e atividades dependam dele, o primeiro modelo se mostra mais favorável, por outro lado.
Vantagens das Assinaturas digitais
Existem diversas vantagens para uma empresa ou profissional que obtém um certificado que permite a apresentação digital de uma assinatura.
O primeiro deles é que a burocracia, responsável pela demora em diversos processos de diversas naturezas, pode ser eliminada em larga escala. Com isso, a obtenção de um certificado desse tipo é importante na medida em que promove a agilidade das operações.
Cabe citar que isso pode levar à redução considerável das despesas da empresa com materiais como papel, tinta para impressão e manutenção de impressoras. Note-se que além de econômica esse é um aspecto que faz do aceite digital uma opção sustentável.
As despesas apontam que são limitadas em relação aos custos com pessoal. Diversas vezes a obtenção e reconhecimento da validade de documentos requerem viagem de um colaborador ou a contratação de um profissional que presta serviços pontuais correspondentes.
A eficiência dos processos é outra das vantagens oferecidas por quem contrata um serviço de certificado eletrônico para assinaturas nos meios digitais, pois há a simplificação de uma cadeia de atividades que deveriam ser cumpridas.
Não é necessário despender, assim, tempo para a obtenção de assinaturas diversas de pessoas que podem estar localizados em lugares diferentes. O deslocamento é eliminado para a formação de contratos, acordos e outros documentos e ações importantes.
Saiba que a assinatura em formato digitalizado pode ser utilizada em diversos tipos de documentos, sendo extremamente flexível e aplicável. Dentre eles estão, por exemplo, os contratos, laudos, procurações, certificados, e-mails, relatórios, formulários.
Os mandatos, imagens, balanços, petições, declarações, notificações, prontuários médicos, resultados de exames, arquivos eletrônicos transferidos entre empresas e apólices de seguros. Outra vantagem relativa a ela é o fato de que possui validade jurídica.
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Como funciona a assinatura digital?
Conforme já citado, a assinatura prescinde de um certificado digital que, por sua vez, deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora, que é responsável por comprovar a identidade do assinante e portador.
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Ela funciona com a obtenção de um certificado pela empresa ou profissional e pelo desenvolvimento de uma assinatura para esse usuário. As empresas certificadoras cobram um valor dos usuários e garantem o funcionamento da ferramenta e o reconhecimento das assinaturas por certo período que varia entre 1 e 3 anos.
Após, ao contratante é disponibilizado o token, cartão, ou software para instalação desse cartão que, então, estará apto para imprimir uma assinatura no formato digitalizado. O funcionamento dela e seu prazo dependerão do modelo escolhido, conforme exposto acima.
Validade jurídica
A assinatura confere ao documento validade jurídica, independentemente do local do mundo em que ela tenha sido emitida. Ela caminha junto à globalização.
Ela possui a mesma validade que aquelas assinaturas realizadas em documentos reconhecidos em firma, ou seja, de assinaturas convencionais de próprio punho.
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Inclusive, os processos jurídicos reconhecem, há alguns anos, a possibilidade de apresentação digital de documentos que são assinados pelos advogados. O mesmo ocorre com publicações judiciais e mandados que podem ser assinados digitalmente sem prejuízo à sua validade.
Os documentos que foram assinados digitalmente para a formação de contrato, são reconhecidos pela esfera judicial, de forma que a segurança e validade jurídica deles estão garantidas.
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