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Já parou para pensar como a assinatura digital está em crescimento constante nos últimos anos? Com o avanço da internet, esse recurso ganha não só popularidade, mas passa por melhorias constantes que garantem praticidade e segurança aos usuários.
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Mas você sabe o que é essa assinatura? Como ela é feita? E como funciona sua validade e garantias no meio virtual? Para responder a essas e outras perguntas, produzimos este artigo especificamente sobre o tema. Você também pode conferir o nosso e-book exclusivo sobre assinaturas digitais!
Saiba também: Como o certificado digital pode facilitar a declaração do Imposto de Renda?
O que é uma assinatura digital?
Basicamente, a assinatura digital comprova uma identidade na internet, assegurando que o emissor de um determinado documento é quem realmente afirma ser. Ela serve para autenticar um documento de maneira rápida e segura, sem a necessidade de papel e caneta. Ela pode ser feita por meio do escaneamento de uma assinatura, por identificação pela impressão digital, por simples escritura do nome, entre diversos outros tipos.
Essa ferramenta usa criptografia para ser validada, e assim garantir segurança e integridade aos documentos eletrônicos assinados. É justamente com essa criptografia que empresas conseguem manter a autenticidade dos assinantes, confirmando também a identidade do responsável pela assinatura. Da mesma forma, fica garantido que o documento fica intacto até a chegada ao destinatário.
É curioso ressaltar que, nos dias de hoje, a assinatura digital pode autenticar todo o volume de informações digitais, assim como assinaturas à mão validam documentos físicos e/ou impressos. Uma assinatura digital precisa de um certificado que deve se emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), que deve seguir a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil).
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Segundo a Medida Provisória 2.200-2, a ICP-Brasil garante integridade, autenticidade e validade jurídica de documentos digitais e aplicações de certificados digitais. Em outras palavras, é assegurada em lei a validade dos contratos digitais emitidos, assim como sua assinatura a partir de certificação. E de acordo com o que consta no Artigo 10, no parágrafo 1º, tais documentos, quando produzidos de forma eletrônica e oficializados com processo de certificação da ICP-Brasil, são reconhecidos automaticamente como autênticos. Lembrando que fica aberta a possibilidade de ação judicial para questionamento de deveres e de direitos que resultam do documento.
Saiba mais: Qual é a validade jurídica de um contrato digital?
Quais são as principais vantagens de usar uma assinatura digital?
Redução de custos
Sem a necessidade de fazer a impressão de documentos, guardando-os somente digitalmente, as despesas com papéis diminuem, assim como os custos com os Correios para fazer o envio dos acordos, quando as partes estão distantes.
E a redução de custos se estende ao cartório e ao combustível, afinal, sair do trabalho para fazer o registro de um documento não será mais necessário, assim como a possível locomoção para entregar o contrato à outra parte.
Agilidade
De forma eletrônica, um documento pode ser enviado recebendo uma assinatura digital em poucos minutos. Já no modo tradicional, a espera é muito maior para que as partes tenham o contrato em mãos. E em seguida, se for feita a autenticação em cartório, é imprescindível que ambos se locomovam, podendo até ter que encarar filas.
E antes mesmo das assinaturas, devido à necessidade de mudança de exigências, pode haver todo um processo para fazer a correção do documento e ter que enviá-lo novamente. E a entrega, geralmente feita pelos Correios, pode retardar a demora também.
Mobilidade
Se o dono de uma empresa estiver em uma viagem a trabalho, por exemplo, ele pode emitir um contrato e garantir a assinatura digital necessária. Tendo acesso à internet, torna-se indiferente o local onde esteja trabalhando, e muito menos o fuso horário.
Efetivação totalmente independente
A certificação independe de qualquer outro agente. Então, por exemplo, não ocorre que nenhum processo que envolva documentos precise que seja adequado a algum horário de entrega, ficando dependente de algum prazo.
As partes envolvidas em um contrato digital podem em qualquer momento emiti-lo ou fazer suas assinaturas digitais.
Eliminação de possibilidade de extravio
Perder ou extraviar um contrato tradicional é um problema muito grande. Esse risco não existe para os documentos digitais. Ainda que as partes façam a emissão de cópias físicas, sempre haverá o formato original digital, o qual precisa ser mantido em backup ou na nuvem.
Economia de espaço
Uma empresa que fecha vários contratos constantemente pode precisar de muito espaço para armazenar tais documentos, pois alguns podem apresentar muitas páginas.
Ter as vias dos documentos somente em mídia e assinados com certificado digital vai prevenir essa realidade e proporcionar uma enorme economia de espaço.
Utilidades do Certificado Digital para o empreendedor
Assinatura Eletrônica e Assinatura Digital
Qualquer pessoa, física ou jurídica, pode obter uma assinatura digital. Para isso, é preciso ir até uma entidade autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), as chamadas Autoridades Certificadoras, e fazer a solicitação. Esse certificado pode ser armazenado de duas formas>
Assinatura Digital, como impacta o mercado positivamente?
– Certificado A1: é válido por um ano, e pode ser emitido e armazenado por meio de um computador ou celular;
– Certificado A3: por sua vez, tem validade que pode chegar a três anos, e pode ser emitido e armazenado em tokens ou smart cards.
Já a assinatura do tipo eletrônica é referente às formas que podem ser usadas para validar um documento ou reconhecer uma pessoa. Escaneamento de uma rubrica ou senhas para login em sistemas são exemplos disso. Essa modalidade tem três tipos diferentes, veja como diferenciá-los:
– Assinatura eletrônica básica (ou simples): não possui grandes recursos tecnológicos e depende do sistema de autenticação. Esse modelo deve ser aplicado pela pessoa associada à assinatura, como código de celular, biometria, login e senha.
– Assinatura eletrônica avançada: representa um passo além do modelo básico, porque vincula a autenticação à assinatura e também ao contrato. Com isso, a transação terá menos riscos, e tem características definidas por lei. Dentre elas, estão: associação ao signatário de maneira unívoca; detecção de modificações posteriores; operação e controle exclusivos pelo signatário.
– Assinatura eletrônica qualificada: é considerado o modelo de assinatura mais seguro, reconhecido pela ICP-Brasil. A modalidade é válida para qualquer documento ou transação, e já é permitida e regulamentada no país há mais de 20 anos.
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Principais características da assinatura digital
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– integridade: assegura que o documento não teve seu conteúdo alterado depois de ter sido assinado;
– autenticidade: estabelece a validade de transmissão, da mensagem e seu remetente; seu objetivo é comprovar a autoria e origem do documento;
– não repúdio: garante que o autor não negue a criação e assinatura no documento;
– irretroatividade: não é possível gerar o documento de forma retroativa, ou seja, assinar antes de finalizar o arquivo.
Com essas qualidades, um documento assinado digitalmente através de um certificado digital tem a mesma validade jurídica que os documentos físicos.
Como verificar se a assinatura digital é verdadeira?
Um dos principais atrativos de uma assinatura digital é a sua plena validade legal, mas você sabe como verificar a sua legitimidade? Veja nos tópicos a seguir como fazer essa conferência:
– Abra seu navegador, e pesquisa por “Verificador de Conformidade”;
– Após ler e concordar com os termos de responsabilidade, escolha “HTML” como tipo de relatório, no canto direito da tela;
– Selecione o documento que você quer verificar a assinatura e clique em “verificar conformidade”;
Pronto! Nesse momento, o sistema mostra se o arquivo de assinatura é aprovado, e se está de acordo com as leis vigentes no Brasil. Todo o processo é feito no site do ITI, ligado ao Governo Federal, o que garante segurança e confiabilidade.
Integridade da assinatura e do documento
Uma assinatura digital é composta de duas chaves criptográficas, uma é usada para decifrar a assinatura (tornando-a segura e ilegível) e outra para é usada para decifrá-la, podendo ser lida pelo destinatário.
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A integridade da assinatura é feita pela comparação do resumo criptográfico do documento original com o decifrado pelo assinante. A chave do certificado do assinante é usada para decifrar a assinatura, se a criptografia for igual, a assinatura será verdadeira.
Ressalta-se que não é preciso fazer esse processo manualmente, isso é conferido automaticamente pelos sistemas que utilizam a assinatura digital.
Aqui é preciso verificar se o conteúdo assinado foi alterado depois da assinatura. Além disso, também é preciso confirmar se o conteúdo mudou a forma permitida pelo signatário.
O passo mais importante para assegurar a segurança da assinatura digital é garantir que o certificado seja regularizado nos padrões da ICP-Brasil. Após isso, é fundamental tomar uma série de cuidados com o seu documento, o que vai garantir melhor funcionamento e mais segurança nas tarefas.
Para garantir que o uso do certificado seja ainda mais seguro, cuide com atenção das mídias ou dispositivos em que ele é instalado. Tenha cuidado com os arquivos manuseados em notebooks, evitando invasão de vírus, hackers, e até uma eventual perda do documento virtual.
Crie ainda uma senha forte, que vai reforçar a segurança já estabelecida. Não se esqueça que a senha é pessoal e intransferível, então não compartilhe com outras pessoas. Seguindo todas as orientações de manuseio e armazenamento, o documento certamente vai garantir a segurança dos dados e transações da sua empresa.
Como assinar e formalizar contratos de forma eletrônica?
Existem diferentes tipos de assinaturas remotas utilizadas para formalizar documentos. A assinatura digital é aquela que funciona a partir da certificação da ICP-Brasil, e que sempre deve ter preferência, afinal, garante maior segurança, além de contar com funcionalidades adicionais que podem ser relevantes para o ato da assinatura e de seu registro.
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Mas a pergunta é: a assinatura eletrônica tem validade jurídica para verificar procurações, contratos e demais documentos? Os meios eletrônicos se popularizaram muito, e grande parte dos elementos de vida pessoal e do trabalho está armazenada na rede. A certificação digital surgiu como um modo de verificar e de organizar arquivos digitais, usando criptografia de alta complexidade para oferecer segurança a vários tipos de documentos.
A resposta, portanto, é sim. A assinatura digital tem validade jurídica da mesma forma que a assinatura feita em papel e autenticada em cartório. Desde a criação da ICP-Brasil, no ano de 2001, os documentos digitais começaram a ter validade jurídica em todo o Brasil, podendo substituir perfeitamente o papel.
Há uma série de especificações técnicas criadas pela ICP Brasil para garantir a segurança dos documentos, evitando fraudes. Basta ter um certificado digital que esteja dentro dos padrões exigidos para começar a assinar os documentos de forma digital.
Plataforma de assinaturas digitais
A plataforma de assinaturas é um ambiente online em que o usuário realiza todas as atividades de gestão de documentos digitais. Eles permitem transmitir e assinar documentos de forma mais fluída, segura e plenamente válida.
Esse sistema é capaz de detectar alterações que não foram autorizadas no conteúdo. Quando você delega a responsabilidade de verificar a validade para essa plataforma, você poderá ter mais segurança e tranquilidade na rotina do seu trabalho.
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Como a expertise da Infoco Digital ajuda nessa atividade?
A Infoco Digital é uma Autoridade de Registro (AR), empresa responsável pela emissão de certificados digitais e funciona como uma interface entre o usuário e outras entidades da ICP-Brasil.
Confira TUDO que é preciso saber sobre Certificado Digital!
Como mencionado, os certificados digitais são ferramentas que permitem a realização da assinatura digital, possibilitando que você emita Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), faça login nos órgãos públicos, participe de leilões online na Receita Federal, faça transações online, entre muitas outras atividades.
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Com ética e transparência, a Infoco Digital trabalha em prol da segurança de seus clientes, realizando todas as medidas para que as assinaturas digitais que utilizam seus certificados sejam dotados de plena segurança jurídica. Além disso, a empresa ainda oferece vários diferenciais em relação aos seus concorrentes, como:
– Atendimento sem precisar de agendamento;
– Horário de funcionamento estendido (entre as 7h e 19h), funcionamento aos sábados (consulte unidades);
– Mais de 50 unidades em todo território nacional;
– Suporte realizado por profissionais especializados;
– Atendimento Vip (delivery);
– Oferece uma loja completa online.
Para quem trabalha no ramo contábil, a Infoco ainda oferece diversos benefícios se você desejar se tornar um parceiro, como comissões, vouchers de descontos, disponibilização de ferramentas e muito mais.
O Certificado digital é um instrumento capaz de otimizar e simplificar a rotina de um profissional ou de uma empresa. Entretanto, é fundamental obtê-lo com uma autoridade de registro que fornece atendimento especializado, ágil e humanizado para que haja 100% de aproveitamento da ferramenta.
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