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Você possui o hábito de emitir uma nota fiscal com uma certa frequência? Então chegou o momento de aderir a modernidade, afinal, realizar uma nota à mão já é uma rotina ultrapassada. Hoje em dia, temos a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que facilita ainda mais o dia a dia do empreendedor. As NF-e são mais fáceis de serem realizadas e armazenadas, além de serem menos passíveis de erros. Contudo, é necessário preenchê-las corretamente e conhecer os seus diferentes tipos.
A falta dessas informações pode levar o empreendedor ao erro ou ao atraso em suas operações, bem como o desconhecimento a respeito dos processos de emissão, autorizações do governo, softwares e mudanças constantes na legislação e modelos de documentos.
No conteúdo de hoje, a Infoco irá te mostrar aquilo que deve ser feito e o que não pode ser feito no momento da emissão de uma nota fiscal eletrônica. Vamos lá!? Boa leitura.
Nota Fiscal Eletrônica NF-e: Saiba tudo
O que é uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) nada mais é do que a versão digital da Nota Fiscal. Essa versão foi implementada em outubro de 2005 na legislação brasileira. Desde então, o modelo digital está ocupando o lugar da nota de papel.
Atualmente, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já é obrigatória para grande parte dos empresários e negócios, e possui validade em todo o território nacional.
A NF-e consiste em um documento que é emitido e armazenado de forma eletrônica em formato de arquivo XML. Sua principal função é registrar uma operação de trânsito de mercadorias e uma prestação de serviços entre duas partes.
Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) possui sua validade jurídica garantida por dois processos, são eles:
- A partir da Assinatura Digital, que é capaz de validar a autoria do emitente e integridade do documento;
- Ou, a partir da Autorização de Uso do Fisco, que é gerada antes da ocorrência do fato gerador pela SEFAZ;
Minha empresa precisa de um Certificado Digital para emitir uma NF-e?
O que fazer no momento de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Antes de começar a realizar a emissão de uma nota fiscal eletrônica, é preciso se atentar a uma série de etapas que a empresa deverá cumprir. No começo o processo pode até parecer um pouco confuso, porém, seguindo o passo a passo da Infoco você não terá nenhum tipo de problema para emitir uma NF-e.
Saiba qual nota sua empresa precisa emitir
Antes de qualquer coisa, você precisa saber qual nota deverá emitir. De consumidor, produto ou serviço. Avalie o enquadramento fiscal da sua empresa e a situação cadastral. Somente depois de fazer isso, você poderá identificar os tipos de documentos desta categoria que o seu negócio é obrigado a emitir.
Se credencie nos órgãos competentes
Para realizar a emissão de qualquer NF-e, é necessário que o seu negócio esteja credenciado nos órgãos competentes da sua cidade ou estado. Se for emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e), será necessário realizar o cadastro na SEFAZ. Caso a emissão seja de nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), o cadastro deve ser efetuado na prefeitura do município onde está localizada a empresa.
Utilize um software próprio para emissão
É recomendado que cada empresa possua a sua própria versão, geralmente oferecida por empresas de contabilidade. Esses softwares são completos, seguros e inteligentes, como por exemplo o Nexo, plataforma do Grupo Infoco. Clique aqui e conheça o nosso software.
Como emitir Notas Fiscais com Certificado Digital?
O que não fazer no momento de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Muito mais do que simplesmente apresentar números, uma NF-e possui o papel de facilitar o controle de vendas das empresas, além de garantir que a tributação esteja sendo realizada da maneira correta.
Isso evitará possíveis erros com os órgãos fiscalizadores, como por exemplo a Receita Federal.
Confira alguns erros que você jamais poderá cometer no momento de emitir uma NF-e.
Preenchimento incorreto dos dados
Pode até parecer brincadeira, mas você sabia que o erro mais comum em uma emissão de NF-e é o preenchimento incorreto dos dados? E tudo isso pode ser resolvido com uma boa organização e cautela.
Toda empresa precisa das informações de seus clientes para emitir uma NF-e corretamente, para isso, é necessário manter o cadastro devidamente atualizado, com endereços, contatos e CNPJ.
Denegação da NF-e
Um outro problema bastante comum que as pessoas enfrentam no momento da emissão de uma NF-e, é a sua denegação, de uma forma mais simples, quando a nota fiscal não é autorizada.
Isso costuma acontecer quando a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) detecta algum tipo de problema com o emitente, ou até mesmo com o destinatário da nota fiscal, principalmente em sua inscrição estadual.
Vale ressaltar que quando isso acontece, aparece na tela, apenas no final de todo o preenchimento, o “código 1” ou “código 2”, que pode representar uma falha em dados de cadastro.
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Agrupar todas as vendas do mês em uma nota fiscal
Empreendedor, imagine a seguinte situação: uma empresa virtual realizou 2.000 vendas em um determinado mês. Com toda a sua experiência de mercado, você acha que será possível emitir apenas um documento fiscal para todas essas vendas? No entanto, existem alguns profissionais que fazem esse questionamento.
Sendo bem direto, cada venda deve ter sua respectiva nota fiscal! Sendo assim, se a sua empresa vender 500 produtos, será necessário realizar a emissão de 500 notas fiscais.
Isso evitará futuras autuações da Receita Federal, além disso, você estará possibilitando o cancelamento de notas fiscais e reembolso, o que é um direito, garantido por lei, dos consumidores.
Veja 6 dicas para emitir uma nota fiscal eletrônica de forma eficiente!
