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O certificado digital para empresas é usado para que o ambiente corporativo consiga acompanhar as novidades tecnológicas. Também garante mais segurança às transações online e, ainda, facilita a rotina de trabalho.
Se trata de um arquivo eletrônico que possibilita que documentos emitidos de maneira digital sejam assinados, sendo que o modelo A3, inclusive, conta com mídia física. De acordo com legislação vigente no Brasil, todas as empresas que emitem nota fiscal são obrigadas a adquirir o certificado digital.
Assim, se você deseja conhecer mais sobre o certificado digital para empresas, acompanhe o post, que vamos apresentar todos os detalhes. Confira!
Quem pode ter o certificado digital para empresas?
Diferentes tipos de empresas devem, obrigatoriamente, ter o certificado digital. Afinal, como vimos, hoje em dia se trata de um item obrigatório para a emissão de notas fiscais.
No entanto, até mesmo aqueles que não são obrigados estão optando por utilizá-lo, em razão de seus diversos benefícios. Veja quais são as empresas que devem saber como obter certificado digital!
Microempreendedor individual (MEI)
O MEI, de acordo com a lei que rege acerca do tema, não precisa obrigatoriamente ter uma certificação eletrônica, mesmo que tenha colaborador contratado. Contudo, é válido ressaltar que existe uma exceção, pois dependendo das legislações tributárias estadual e municipal, o certificado digital pode ser exigido para aqueles que desejam emitir nota fiscal eletrônica.
Mesmo sem a obrigatoriedade, como o certificado digital representa a assinatura eletrônica do negócio, ou seja, equivale a uma assinatura física em papel, ele torna as transações digitais muito mais rápidas, profissionais e seguras. Entre elas, declarações, dados cadastrais e legislação. Portanto, só tem a agregar aos serviços.
Microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP)
Já as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) que optarem pelo Simples Nacional (regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos) ou contarem com mais de três funcionários devem, obrigatoriamente, utilizar o certificado digital.
Nesses casos, a certificação digital é utilizada para garantir o cumprimento da entrega das Informações à Previdência Social (GFIP) e da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). Também serve para uso em outras declarações relacionadas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) de maneira eficaz e com segurança.
Sociedade de responsabilidade limitada (LTDA.)
As organizações que forem registradas no modelo de sociedade de responsabilidade limitada (LTDA.) devem usar o certificado digital de maneira obrigatória. A junta comercial de alguns estados, como São Paulo e Paraná, já exige a certificação desde o momento inicial para o registro das empresas.
Isso ocorre porque determinados estados implantaram um processo único de abertura e encerramento de empresas pela internet, que exige o certificado digital para a assinatura de todos os documentos que são necessários.
Quais são os benefícios do certificado digital para empresas?
Além de facilitar o dia a dia empresarial em qualquer tipo de negócio, o certificado digital conta com outros diversos benefícios. Vamos listar para você as suas principais vantagens!
Segurança
A segurança é, sem dúvidas, o fator mais relevante da certificação digital. Quando um documento empresarial é assinado por meio de um certificado digital, a empresa está amparada pela lei. Dessa maneira, o arquivo não corre riscos de ser alterado ou fraudado, uma vez que ele fica bloqueado para edições.
Além disso, a troca de dados é criptografada, o que faz com que seja muito mais difícil que terceiros acessem os documentos.
Praticidade e comodidade
Outro fator relevante é que é muito mais prático e cômodo para o empresário acessar e enviar a documentação relativa à sua empresa de seu próprio computador. Não é preciso enfrentar filas e burocracias em excesso.
Aqueles que têm o certificado digital, por exemplo, podem baixar os arquivos da declaração do Imposto de Renda para ajustes e inclusão de despesas e deduções. Além disso, podem retificar informações e acompanhar o processamento da declaração.
A certificação digital ainda pode ser instalada em mais de um computador, permitindo que o trabalho seja realizado tanto na empresa quanto em outros locais (como em casa), o que facilita a vida do empresário e permite que ele trabalhe ou envie arquivos durante uma viagem, por exemplo.
Redução de custos
O certificado digital não exige um alto investimento e permite que os processos físicos sejam migrados para o digital. Em regra, os passam a ser menos custosos e mais rápidos, uma vez que acabam com a necessidade do uso do papel e de diversas outras etapas, como a de armazenamento, manuseio e deslocamentos para a o transporte de documentos. Dessa maneira, ao adotar a certificação digital o empresário pode diminuir consideravelmente os gastos.
Além disso, um período que seria gasto em filas de repartições públicas e cartórios (pois era preciso autenticar as assinaturas, por exemplo), com o procedimento digital pode ser gasto de outras maneiras, como exercendo a atividade empresarial de fato, o que aumenta o faturamento da empresa.
Sustentabilidade
Atualmente, os problemas socioambientais são discutidos mundialmente e a sustentabilidade se tornou uma preocupação para muitas empresas. Nesse cenário, a tecnologia pode ser uma parceira dos empresários.
Ao transformar processos físicos em digitais, os usuários deixam de desperdiçar inúmeros papéis na emissão de documentos, o que impacta indiretamente a redução do desmatamento.
Assim, como o certificado digital possibilita a ausência de impressão, pois conta com validade jurídica e não exige autenticação adicional além da digital, é possível utilizá-lo, especialmente em conjunto com outras mudanças de hábitos, para auxiliar na recuperação do meio ambiente.
Transações eletrônicas
Diversos sistemas podem ser utilizados pela internet pelas pessoas que têm o certificado digital. Além de proporcionar mais segurança na emissão das notas fiscais e em outras transações eletrônicas, como bancárias, ainda é possível liberar pelo computador a chave de conectividade do FGTS na Caixa Econômica Federal, por exemplo.
Assim, os empresários que contam com a certificação digital podem realizar uma maior quantidade de transações eletrônicas de maneira segura e prática.
Como vimos, ao utilizar o certificado digital para empresas, o empresário pode ter diversos ganhos. A certificação facilita procedimentos, simplifica o manuseio de documentos e permite a adoção de plataformas online para a execução de diferentes transações. Esses itens proporcionam mais flexibilidade e liberdade ao usuário.
Se você deseja conhecer ainda mais sobre o tema ou descobrir como obter certificado digital, nós fornecemos o suporte necessário. Entre em contato conosco e veja como podemos ajudar a sua empresa!
