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Imagine a seguinte situação: você precisa enviar suas obrigações mensais, entra no portal, insere o código eSocial e descobre que ele não funciona mais e o motivo disso é o fato de ter expirado.
Se isso não aconteceu com você, acredite, ainda vai acontecer e é necessário saber como agir para não perder o prazo, evitar o pagamento de multa e sofrer sanções e bloqueios pela falta de transmissão do referido arquivo. Pensando na falta de informações sobre o assunto, bem como no transtorno que esse tipo de problema causa, nós resolvemos escrever este artigo. Nele mostraremos como renovar o seu código do eSocial. Acompanhe!
Em quais situações o código eSocial pode expirar?
O eSocial é um projeto criado pelo Governo Federal que tem por objetivo unificar todas as informações trabalhistas, bem como as fiscais que são relacionadas aos vínculos de emprego em uma única declaração, excluindo os sistemas antigos utilizados pelas empresas até pouco tempo.
Para tanto, foi disponibilizado um aplicativo online para fazer toda a transmissão das informações. O acesso a esse sistema do Governo pode ser feito por meio de um código que tem validade de 36 meses.
Sendo assim, um dos principais motivos que fazem um código de acesso do eSocial expirar é, justamente, o seu prazo de validade. Portanto é necessário que você registre a sua data de emissão e fique atento a esse prazo, para não ter problemas na utilização do mesmo.
Além disso, há a possibilidade de existir algum erro ou inconsistência no próprio sistema do Governo Federal, como ocorreu no início do ano de 2018. Nesse caso, em especial, o aplicativo retornava com um erro afirmando que o código do eSocial estava vencido, quando, na realidade, tratava-se apenas de uma inconsistência no sistema.
Quais são os passos para a renovação?
Agora que você entendeu os principais motivos que levam um código do eSocial a expirar, vamos mostrar o que você pode fazer para renová-lo de forma simples e rápida. Continue a leitura!
Entre no sistema do eSocial
Ao constatar a mensagem, você deverá entrar no sistema do eSocial e clicar no link “novo código de acesso” ou, ainda, clicar diretamente na página de login e, em seguida, clicar em “primeiro acesso”.
Forneça as informações solicitadas
O passo seguinte é fornecer as informações solicitadas pelo sistema, sendo elas:
- CPF;
- data de nascimento;
- número dos recibos do Imposto de Renda.
Nesse último caso, a numeração que deve ser informada é referente aos últimos dois exercícios. Ou seja, se a solicitação de renovação for feita em 2019, deve ser informado os recibos da DIRPF de 2018 e 2017.
O número a ser registrado é o que fica na segunda folha do recibo emitido após o envio da declaração. Deve-se inserir os 10 dígitos sem números ou traços.
Caso o contribuinte não tenha enviado a declaração do imposto de renda nos últimos dois anos, o título de eleitor substituirá o número do recibo. Caso ele tenha declarado apenas um dos últimos dois, basta informar a deste ano. O sistema identifica se a pessoa enviou ou não a sua declaração.
Caso o empregador não tenha o número do recibo das suas declarações do imposto de renda, ele deverá solicitar a segunda via do recibo em uma Unidade de Atendimento da Receita Federal ou por meio do Portal e-CAC.
Como funciona o acesso do eSocial com certificado digital?
Ainda existe uma terceira possibilidade de acessar o eSocial da sua empresa sem ter que se preocupar com a emissão de códigos, bem como seus respectivos vencimentos. Isso pode ser feito utilizando um certificado digital emitido em nome do empregador.
Caso você não conheça essa ferramenta, trata-se de um elemento capaz de carregar informações criptografadas de uma pessoa ou empresa, servindo como sua identidade digital, o que facilita muito o acesso de portais virtuais, bem como o envio de obrigações tributárias e emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e).
O Certificado Digital é emitido em dois modelos: o A1 que pode ser instalado em qualquer computador e facilmente acessado, sempre que for necessário; e o A3 que depende de um token ou cartão com leitora. A principal diferença de um para o outro é a praticidade e a validade.
A validade do modelo A1 é de 12 meses, o A3 pode chegar até 5 anos, sendo o de 3 anos o mais usado. Nesse ponto, alguns empresários podem se perguntar: se o certificado também tem validade, qual a vantagem de utilizar ele em vez do código de acesso?
A resposta para isso é bem simples: inicialmente, o Certificado é uma ferramenta essencial para qualquer tipo de negócio, sendo assim, além de permitir o acesso a vários portais como o esocial, ele proporciona a realização de diversas transações online, o que se torna indispensável para um empresário.
O segundo ponto é a facilidade e praticidade de acesso. Ao utilizar um Certificado Digital para acessar o eSocial, você será dispensado de digitar o código de acesso, o qual normalmente o faz perder alguns minutos para procurá-lo e inserir no campo específico.
Com o Certificado, o acesso é quase que imediato, dependendo de apenas alguns segundos. Além disso, a segurança proporcionada por essa ferramenta é consideravelmente maior que o código de acesso. Esse último pode ser perdido ou copiado por qualquer pessoa que poderá ter acesso a todas as informações de seus funcionários e da sua empresa, já com o certificado você não precisa se preocupar com invasão de hackers ou pessoas mal-intencionadas que pretendem sequestrar dados e informações do seu negócio com objetivo de obter vantagem financeira indevida.
Independentemente da forma de acessar o sistema, seja com o código eSocial, seja utilizando um certificado digital, é crucial que você sempre mantenha o seu negócio em dia com essa obrigação. Isso evitará problemas, multas e autuações por parte dos órgãos que gerenciam essa declaração.
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