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O contrato digital é uma forma inovadora e tecnológica de se fechar acordos e negócios. A transformação digital chegou ao burocrático universo da gestão de documentos e, dessa forma, novas e poderosas ferramentas revolucionaram a forma como se concretizam negócios e acordos entre partes. Mas suas vantagens não param por aí!
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Esses documentos podem ser, por exemplo, ajustes ou contratos feitos entre duas ou mais pessoas de maneira digital. Ou seja, são documentos feitos virtualmente podendo ser assinados de maneira online (utilizando o celular, o computador ou tablet) onde as partes têm um certificado digital que se equipara à assinatura real.
Os contratos digitais simplificam a gestão de contratos, já que eliminam uma série de etapas desnecessárias até que o documento seja assinado e devidamente guardado. Apesar de ser potencializador para uma empresa otimizar seus processos e conseguir cada vez mais resultados, muitas organizações desconhecem ou ignoram esse tipo de contrato.
Sabemos que há, também, uma série de dúvidas quanto à validade jurídica dos contratos digitais ou a respeito da segurança das assinaturas eletrônicas em documentos. É normal tê-las. Apesar das assinaturas eletrônicas existirem já há pelo menos uma década, elas ainda são muito novas no mercado brasileiro. Não são todos os setores que aderem com facilidade às novidades tecnológicas.
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Existe mais de um tipo de contrato digital?
Sim! O propósito de um contrato elaborado e assinado virtualmente é trazer mais facilidade na vida de quem é responsável por organizar esses documentos dentro da empresa. Dessa forma, tarefas como controle de prazos, monitorar versões e colher assinaturas são muito mais simples com os documentos eletrônicos.
Podemos dividir os contratos digitais em quatro diferentes tipos:
– interpessoal;
– interativo;
– intersistêmico;
– inteligente.
O contrato interpessoal é um dos mais usuais pela sua característica “informal”. Assim, por meio dos registros, entende-se que há vontade e boa fé de ambas as partes, para formular e fechar negócios, dispensando a necessidade de uma assinatura física.
Nesse cenário, existem mais três categorias de contrato diferentes: o interativo, que depende de um indivíduo em um lado, e de um serviço automatizado do outro. Esse é o tipo de procedimento mais utilizado por empresas, quando oferecem um serviço virtual. Portanto, com apenas um clique, o consumidor aceita as condições da companhia (por intermédio de sites ou aplicativos) e já formaliza um acordo entre as partes. Quer um exemplo? É o contrato que você assinou ao contratar o seu serviço de streaming!
Assinatura Digital, como impacta o mercado positivamente?
Outra forma de contratos digitais e uma das mais vantajosas no mundo mercadológico é o contrato intersistêmico. Ele funciona entre duas plataformas automatizadas: duas empresas virtuais, por exemplo, que desenrolam trâmites em conjunto, podem fechar um negócio sem os atrasos tradicionais. Troca de informações, dados e documentos podem ser facilmente compartilhados com segurança no ramo tecnológico.
Por fim, mas não menos importante, há o contrato inteligente. Esse é o tipo de contrato mais moderno, muito utilizado em imobiliárias e possui um caráter funcional mais independente e descentralizado. Quando aplicado em um sistema, sua programação automaticamente avalia o perfil das demais partes do contrato, confere seus dados e declarações. Nesse contexto, concede todos os benefícios previstos no acordo, caso os envolvidos estejam compatíveis com suas informações cedidas!
Quais são as principais vantagens do contrato digital?
Assim como muitos recursos tecnológicos, o uso do contrato digital também pode trazer inúmeros benefícios para as empresas. Além de facilitar um processo que tradicionalmente costuma ser complexo e burocrático, o contrato digital possui vantagens como:
Agilidade e produtividade
Uma coisa leva à outra: quando se tem mais agilidade em um processo que antes era lento e moroso, consequentemente se tem mais produtividade, pois “sobra tempo” para focar em outras atividades e progredir com outras tarefas. Além disso, o processo de coleta de assinaturas dos contratos também é feito online. As partes podem assinar de qualquer lugar, a qualquer hora. Enfim, o processo se torna muito mais ágil e eficaz! O que levava dias pode ser resolvido em algumas horas.
Segurança
Sim, o uso dos contratos digitais é seguro, ao contrário do que muitos pensam. Com a assinatura digital, que geralmente é utilizada neste tipo de documento, todas as informações importantes que constam no contrato são autenticadas por um processo de alto nível de segurança, com criptografia, que evita que terceiros tenham acesso a esses dados. Além disso, a assinatura digital é feita por meio de plataformas totalmente seguras, como a Contraktor, por exemplo.
Redução de custos
Você já parou para pensar quanto dinheiro sua empresa gasta somente com a impressão de papéis? O contrato digital também auxilia na redução de custos neste sentido, porque o processo é feito 100% em ambiente virtual. Assim, você não gasta com motoboy, locomoção, cartório, impressão… É tudo online, a partir de alguns cliques. Muito fácil e rápido!
Organização
Muitas empresas que ainda lidam com documentos empresariais no modo tradicional (impresso) possuem um bom espaço físico tomado por estes documentos arquivados. Pilhas e mais pilhas de documentos acabam se tornando uma realidade e fica fácil de se perder com tanta desorganização. O uso do contrato digital também traz mais organização neste sentido, já que os documentos ficam armazenados na nuvem, ou seja, tudo online. Com uma plataforma como a Contraktor, você consegue encontrar estes arquivos com muita facilidade, pois estes ficam organizados na ferramenta e você pode encontrá-los a partir de filtros inteligentes.
Contrato digital, eletrônico e virtual são a mesma coisa?
Apesar de terem conceitos semelhantes, as três categorias de contrato não são iguais. As diferenças entre eles são, principalmente, de cunho tecnológico. Fizemos um apanhado sobre as características dos contratos eletrônicos e virtuais para facilitar a ilustração. Confira:
O que é contrato eletrônico?
Basicamente, um contrato eletrônico é um contrato criado e assinado através dos meios digitais. Por exemplo: sua organização pode redigir um contrato pelo Word, mas ao invés de imprimir, ele é enviado por e-mail. Dessa forma, o usuário assina o contrato e envia o conteúdo de volta.
Os contratos eletrônicos surgiram para sanar um problema recorrente dentro da dinâmica de uma organização: a demora no processo de contratação. Certamente você conhece a sensação de se sentir frustrado por ter que repetidamente incrementar mudanças em um contrato, especialmente correções.
É por isso que o mundo digital abre portas para soluções mais eficientes, surgindo assim, os contratos eletrônicos.
E o contrato virtual?
Em poucas palavras, podemos dizer que o contrato virtual é aquele que é assinado de modo eletrônico, ou seja, não tem necessidade de existir no mundo físico, como um documento que tem como plataforma um papel validado à tinta de caneta. Enquanto o contrato eletrônico se identifica com a necessidade de um meio de comunicação tecnológico para finalizar, o contrato virtual apenas descarta a necessidade de materiais físicos.
Ambos os conceitos são semelhantes, assim como o contrato digital. Na prática, os contratos virtuais, eletrônicos e digitais podem ser vistos com o mesmo conceito, mesmo com essa pequena diferenciação. Mas lembre-se: nem todo contrato eletrônico é digital, mas todo contrato digital é eletrônico.
Cuidados importantes na hora de criar um contrato digital
Da mesma forma que um contrato tradicional impresso, é importante se atentar a alguns detalhes na hora de elaborar um contrato digital para que não haja surpresas desagradáveis.
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Assim, existem elementos obrigatórios para a proteção jurídica de ambas as partes envolvidas na negociação. São eles:
1. Identificação das partes envolvidas
Esta é a parte mais importante de um contrato, já que estamos falando de quem contrata (contratante ou tomador) e de quem é contratado (prestador ou contratado). Isso ocorre pois ambos terão seus direitos e deveres um em relação ao outro.
Assim, é necessário que os dados de cada uma das partes estejam preenchidos corretamente, para evitar a possibilidade de anulação do contrato digital. Entre as informações necessárias para a identificação devem constar:
– Dados completos dos representantes da empresa ou da pessoa física;
– CNPJ ou CPF;
– Endereço completo da sede se for uma empresa ou endereço residencial se for uma pessoa física;
– Razão social, em caso de empresa.
2. Descrição das obrigações e direitos
Descrever com detalhes os deveres e direitos de cada um dos envolvidos no contrato evita dores de cabeça como serviço incompleto e remuneração incompatível, sempre considerando o que foi definido no documento.
Por isso, as obrigações e direitos devem ser especificados, para não haver o risco também de solicitar algo além das especificidades previstas. Se isso ocorrer, talvez seja necessário refazer o contrato para atualizá-lo.
3. Detalhamento do objeto do contrato
A fim de evitar ruídos de comunicação, o contrato digital deve especificar detalhadamente o escopo do serviço ou projeto. Ele representa um resumo do que deverá ser executado ou realizado.
A presença desse registro por escrito no contrato digital garante que nenhuma das duas partes ultrapassará os limites estabelecidos.
Assim, este item também é importante para resguardar todos os envolvidos de possíveis mudanças no escopo. É comum se deparar com este tipo de situação, aumentando quantidades, valores, até mesmo o tempo do contrato. Para que isso seja feito sem prejudicar as partes envolvidas, é necessário elaborar aditivos e fazer ajustes.
4. Definição do tempo de contrato
De acordo com o Código Civil, o prazo máximo de um contrato é de quatro anos. Logo, deve estar especificado no contrato digital o período de vigência do documento, dentro deste limite. Porém, nada impede que, ao fim do contrato, ele seja renovado com anuência das partes.
Mesmo assim, é essencial fixar uma data para a renovação do acordo e especificar alguns termos, para que ninguém seja prejudicado no período de transição.
5. Inclusão de cláusulas de cancelamento e ajustes
Esta medida é importante para deixar claro para as duas partes que haverá consequências financeiras se o contrato for cancelado. Existem exceções justificadas, que acontecem quando um dos envolvidos não está cumprindo sua parte do acordo e desrespeita uma cláusula contratual.
A melhor maneira de evitar isto é através de penalidades e multas previstas no contrato digital. Assim, ambas as partes já têm conhecimento do que lhes cabe realizar ou não dentro do que foi estabelecido.
É fundamental também incluir cláusulas de reajustes de valores a cada período, principalmente quando o contrato é de longa duração. Em alguns casos, podem ser usados índices para guiar estes ajustes, e estes também devem estar definidos no contrato digital.
6. Elaboração de minutas padronizadas
Se a sua empresa elabora muitos contratos, é interessante ter minutas padronizadas que possam ser incluídas em diversos tipos de contratos digitais. O setor jurídico da sua empresa pode elaborar estas minutas com antecedência, melhorando a produtividade e otimizando a elaboração dos contratos. Isso é importante porque ajuda a tornar a atuação do departamento jurídico ainda mais estratégica dentro da organização.
Validade jurídica dos documentos
Há uma medida provisória, a MP 2.200-02 de 2001, que trata justamente sobre a regulamentação da assinatura eletrônica. Ela institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), cujo objetivo é garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica.
Também vale salientar que com a assinatura eletrônica, todo o procedimento torna-se mais prático e seguro: com a criptografia, existe uma validade jurídica extensa, como mencionamos no tópico anterior. Dessa forma, estimular a frequência usual da tecnologia no mundo corporativo torna-se uma questão revolucionária. Em um mundo de respostas imediatas, economia e globalização, a era tecnológica é uma aliada perfeita para empresários!
Como assinar um contrato digitalmente?
– Assinar documentos no formato Word
Abra o documento no Microsoft Word, leia o documento, clique em “arquivo”, em seguida em “informações” e selecione “Proteger Documento” (tem o símbolo de um cadeado e uma chave acima do nome), na sequência opte com “adicionar uma assinatura digital”. Na própria opção tem explicando que a assinatura serve para garantir a integridade do documento.
Logo em seguida aparecerá uma janela onde você deve preencher algumas informações, por exemplo, será solicitado o “tipo de comprometimento” e você seleciona qual a opção se encaixa melhor às suas necessidades.
Depois preencha o campo de “objetivo da assinatura deste documento”.
Observe e certifique que o certificado digital selecionado está correto, clique em assinar e pronto. Seu contrato foi assinado, bem simples, não é mesmo?
– Assinar documentos em formato PDF
Abra o documento no Adobe Reader, leia o documento com muita atenção, clique na opção “ferramenta”, localizada na barra superior do programa, procure por “certificados” (têm uma imagem da ponta de uma caneta com uma medalha ao lado).
Clique em “abrir”, então irá aparecer na barra superior à opção de “assinar digitalmente”, selecione-a com um clique.
Vá até o final do texto ou selecione o local que mais se adequa para colocar a sua assinatura e fala um quadrado (assim você irá demarcar o local onde ficará a sua assinatura digital).
Logo após abrirá uma janela onde aparecerão os certificados que são identificados, selecione a opção que tenha o certificado correspondente aos seus dados, clique em “continuar” e logo após selecione “assinar”.
Salve o documento e pronto, o seu documento está assinado! Muito fácil! Há também a possibilidade de você assinar utilizando sites responsáveis por emitir certificados digitais.
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Para não ficar por fora, você conhece a assinatura digital?
Basicamente, a assinatura digital comprova uma identidade na internet, assegurando que o emissor de um determinado documento é quem realmente afirma ser. Ela serve para autenticar um documento de maneira rápida e segura, sem a necessidade de papel e caneta. Ela pode ser feita por meio do escaneamento de uma assinatura, por identificação pela impressão digital, por simples escritura do nome, entre diversos outros tipos.
Essa ferramenta usa criptografia para ser validada, e assim garantir segurança e integridade aos documentos eletrônicos assinados. É justamente com essa criptografia que empresas conseguem manter a autenticidade dos assinantes, confirmando também a identidade do responsável pela assinatura. Da mesma forma, fica garantido que o documento fica intacto até a chegada ao destinatário.
É curioso ressaltar que, nos dias de hoje, a assinatura digital pode autenticar todo o volume de informações digitais, assim como assinaturas à mão validam documentos físicos e/ou impressos. Uma assinatura digital precisa de um certificado que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), que deve seguir a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil). Percebeu as relações com o contrato digital?
Quais as diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Como verificar se a assinatura digital é verdadeira?
Um dos principais atrativos de uma assinatura digital é a sua plena validade legal, mas você sabe como verificar a sua legitimidade? Veja nos tópicos a seguir como fazer essa conferência:
– Abra seu navegador, e pesquisa por “Verificador de Conformidade”;
– Após ler e concordar com os termos de responsabilidade, escolha “HTML” como tipo de relatório, no canto direito da tela;
– Selecione o documento que você quer verificar a assinatura e clique em “verificar conformidade”;
Pronto! Nesse momento, o sistema mostra se o arquivo de assinatura é aprovado, e se está de acordo com as leis vigentes no Brasil. Todo o processo é feito no site do ITI, ligado ao Governo Federal, o que garante segurança e confiabilidade.
Assinatura Digital: tudo que você precisa saber sobre essa ferramenta!
Como a expertise da Infoco Digital ajuda nessa atividade?
A Infoco Digital é uma Autoridade de Registro (AR), empresa responsável pela emissão de certificados digitais e funciona como uma interface entre o usuário e outras entidades da ICP-Brasil.
Com ética e transparência, a Infoco Digital trabalha em prol da segurança de seus clientes, realizando todas as medidas para que as assinaturas digitais que utilizam seus certificados sejam dotados de plena segurança jurídica. Além disso, a empresa ainda oferece vários diferenciais em relação aos seus concorrentes, como:
– Atendimento sem precisar de agendamento;
– Horário de funcionamento estendido (entre as 7h e 19h), funcionamento aos sábados (consulte unidades);
– Mais de 50 unidades em todo território nacional;
– Suporte realizado por profissionais especializados;
– Atendimento Vip (delivery);
– Oferece uma loja completa online.
Para quem trabalha no ramo contábil, a Infoco ainda oferece diversos benefícios se você desejar se tornar um parceiro, como comissões, vouchers de descontos, disponibilização de ferramentas e muito mais.
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