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Você sabia que é possível assinar um documento digitalmente? É isso mesmo! Sem precisar ir ao cartório, ou até mesmo sair de casa, você consegue assinar os contratos e documentos relacionados à sua empresa, ou sua vida pessoal, usando os certificados digitais.
Com esse recurso, que está se tornando cada vez mais comum entre as empresas, você consegue assinar arquivos em formato PDF ou Word, usando apenas o seu computador.
Em 2021, com a pandemia da Covid-19, o certificado digital tornou- se ainda mais popular e acessível, especialmente após a liberação da emissão por videoconferência. Por isso, é importante que todos conheçam profundamente essa tecnologia.
Neste artigo, vamos explicar como funciona o certificado digital, mostrando um passo a passo de como assinar um documento digitalmente. Também vamos falar sobre as vantagens de aderir a esse recurso. Confira!
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Como funciona o certificado digital?
O certificado digital funciona como uma espécie de documento de identidade on-line. É como um substitutivo para o CPF e o CNPJ, que pode ser usado na internet em diversas ocasiões, como:
- assinatura de documentos;
- emissão de notas fiscais;
- acesso a portais do Governo e da Receita Federal;
- prescrição e validação de receitas médicas;
- serviços contábeis.
Esse documento pode ser emitido para pessoas físicas e pessoas jurídicas. Eles são comercializados em vários modelos, que podem ter mídia física ou apenas mídia on-line (estes são armazenados na nuvem).
Para adquirir um certificado digital de forma segura e legítima, você precisa entrar em contato com uma Autoridade de Registro (AR) credenciada, que vai conectar o usuário às Autoridades Certificadoras (AC), como o Grupo Infoco, que são responsáveis pelo gerenciamento da certificação.
Todos os certificados digitais devem seguir as normas da ICP-Brasil, entidade que gerencia o processo em todo o país. É ela que garante que os documentos são seguros, autênticos e válidos para operações comerciais e financeiras.
Como explicamos acima, o certificado digital é uma ótima ferramenta para assinar documentos. Com ele, você consegue criar uma assinatura tão válida quanto a manual, de uma forma bem simples e intuitiva. Vamos explicar como isso funciona.
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Passo a passo de como assinar um documento digitalmente
Para assinar os seus documentos usando um certificado digital, a primeira coisa a ser feita é adquirir a ferramenta, entrando em contato com uma empresa de confiança. Com o certificado emitido e validado, você consegue assinar qualquer documento em formato PDF ou docx, sem precisar sair de casa.
Também não é necessário imprimir o documento. Tudo pode ser feito usando apenas o computador, que deve ter os programas Word (para arquivos docx) e Adobe Reader (para arquivos PDF).
Como funciona uma Assinatura Híbrida?
Assinando documentos no Word
- No seu programa do Word, acesse o documento que deve ser assinado. Depois de ler todo o arquivo e verificar todas as informações, clique em “arquivo” e “informações”;
- Selecione a opção “proteger documento” e em seguida clique em “adicionar uma assinatura digital”;
- Na janela de informações, preencha tudo o que for solicitado, com todos os dados corretos, inserindo o seu certificado digital. Depois, é só clicar em “aprovou esse documento” e clicar em “assinar” para finalizar o processo.
Assinando documentos em PDF no Adobe Reader
- Assim como no Word, é necessário ler todas as informações sobre o documento antes de assinar. Ao final do processo, clique em “ferramentas” no menu superior;
- Selecione a opção “certificados” e em seguida “abrir”. Na barra superior, a opção “assinar digitalmente” estará disponível. Clique nela;
- Por fim, vá à parte do texto em que a assinatura deve ser posicionada e crie um quadro com o mouse. O sistema vai identificar os certificados disponíveis no seu computador;
- Com o certificado correto selecionado, basta clicar em “assinar” para finalizar o procedimento.
Quais as diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Lembrando: os dois procedimentos explicados acima podem acontecer de forma diferente de acordo com a versão dos programas/aplicativos e as próprias ferramentas usadas. Ainda assim, os passos devem ser bem similares. O importante é a praticidade que esse processo traz para o usuário.
Vantagens em assinar documentos digitalmente
Existem inúmeras vantagens em aderir à assinatura eletrônica de documentos. A principal delas é a comodidade. Assinar documentos manualmente em grande escala é muito trabalhoso, especialmente para grandes empresas, que já possuem um enorme volume de tarefas no dia a dia. Reduzir a burocracia e agilizar o andamento de operações é sempre algo positivo.
Além disso, há também uma grande economia no uso do certificado digital, tanto em questão de tempo quanto de dinheiro. Qual o sentido em gastar recursos com papel, se você pode migrar todas as suas operações para o meio digital?
Também é um ótimo recurso para oferecer mais mobilidade para você e para os clientes, principalmente para aqueles que moram longe do seu negócio. Em vez de levar o contrato impresso pessoalmente, você pode simplesmente enviá-lo por e-mail e resolver a situação mais facilmente, poupando tempo para ambos os lados.
Por isso, a assinatura digital de documentos é um recurso fundamental hoje em dia, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. MEIs e outras categorias de profissionais autônomos são especialmente beneficiados por esse recurso, que pode ser facilmente adquirido por qualquer pessoa que tenha o contato com uma empresa de confiança.
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Como conseguir um bom certificado?
Para emitir um certificado digital de qualidade comprovada, você precisa de uma boa empresa parceira, que ofereça soluções personalizadas e assistência técnica rápida, com bom custo benefício. São empresas como as marcas que fazem parte do Grupo Infoco, que há mais de 10 anos são especialistas no segmento.
No Grupo Infoco, você encontra as melhores ARs do país, além de obter também auxílio em contabilidade e soluções especializadas em marketing digital. Com um parceiro sólido, que domina o mercado, você consegue automatizar a assinatura de documentos da sua empresa com mais facilidade.
Além disso, dá para contar com o suporte técnico especializado, que vai até você nos momentos de necessidade. O Grupo Infoco trabalha com atendimento VIP, levando as soluções ao cliente antes mesmo do surgimento do problema. Conheça as empresas que estão no nosso grupo e saiba como fazer parte também!
