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O certificado digital é uma das ferramentas mais úteis não só para a contabilidade, mas também para pessoas físicas. É um recurso que legitima negociações comerciais de qualquer natureza pela internet. Com um certificado em mãos, é possível realizar dezenas de serviços, de forma juridicamente correta, que antes só podiam acontecer on-line.
Por aqui, no site da Infoco Digital, já falamos da certificação digital em diversas ocasiões, explicando os principais modelos e formatos vendidos no mercado, as funções que cada um exerce, entre outros esclarecimentos relacionados a essa tecnologia.
Desta vez, vamos falar de outro assunto importante: os cuidados que você deve tomar quando já tem um certificado digital. Todo recurso precisa de zelo e manutenção para continuar funcionando e com esse documento, não é diferente. Confira abaixo as principais medidas que você deve tomar para proteger o seu certificado digital!
Confira também: Como emitir ou renovar um certificado digital de maneira fácil
Não se esqueça de fazer o backup!
O primeiro cuidado que você deve tomar ao adquirir um certificado digital é providenciar um backup em um local de armazenamento seguro. O documento é um arquivo virtual, como qualquer outro. Sendo assim, ele pode ser deletado sem querer por outras pessoas, ou até mesmo pelo próprio computador em situações de problema ou defeito.
Por isso, é fundamental fazer um backup do seu certificado digital, para se precaver em caso de acidentes como os que citamos acima. Recomendamos que você armazene o seu certificado no próprio servidor da sua empresa, caso isso seja possível, ou em canais de armazenamento seguros, como a nuvem do Dropbox e do Google Drive.
O importante é ter o documento em um local diferente do armazenamento original, para evitar prejuízos no futuro.
Proteja o arquivo com senhas rigorosas
Para proteger o seu certificado digital, é fundamental que você crie uma senha privada forte e segura, que não será desvendada facilmente por pessoas mal intencionadas. Lembre-se: o certificado digital é um documento como qualquer outro. Ele usa dados pessoais relevantes e delicados, que em mãos erradas podem gerar diversos problemas para você e/ou sua empresa.
É para isso que a chave privada do certificado digital existe, para protegê-lo de invasores. Evite senhas fáceis e repetitivas, como o clássico “1,2,3,4”. Crie uma senha que só você conhece, com caracteres variados. Além disso, é importante ter em mente que o certificado digital é uma ferramenta individual. Não é recomendado que você empreste o arquivo para pessoas de fora da sua organização, ou que não estão acostumadas a lidar com as operações do seu dia a dia.
Também é importante lembrar que você não deve deixar a senha do seu certificado armazenada de forma automática no navegador. Esse tipo de medida permite que qualquer pessoa que use a máquina tenha acesso ao documento, podendo assinar notas fiscais, contratos, entre outros arquivos, em seu nome. A senha do certificado deve ser digitada manualmente, por você, em cada uso da ferramenta.
Quando não há proteção suficiente, um certificado digital pode ser invadido e até mesmo clonado por terceiros. Por fim, se você foi vítima de alguma violação no seu certificado digital, ou qualquer tipo de fraude, você deve entrar em contato com a Autoridade Certificadora responsável pelo documento para pedir sua anulação. Para fazer isso, basta entrar no site da AC e enviar a senha criada no momento de solicitação do documento.
Cuidado com a inutilização do certificado digital
Quando é usado incorretamente, o certificado digital pode ser inutilizado de forma automática, como medida de segurança. É preciso estar atento para isso. Falamos acima da importância de se criar uma senha forte, mas também é fundamental ter essa chave de acesso memorizada, ou salva em algum lugar seguro.
Para a proteção contra acessos indevidos, o certificado digital “trava” após três tentativas de acesso com a senha errada. Ele pode ser desbloqueado com o código PIN Unlock Key (chamado de PUK), que tem 8 dígitos e serve como uma ferramenta de recuperação do documento.
Com o PUK em mãos, você consegue liberar o certificado bloqueado, mas também há um risco. Se você digitar o código PUK de forma errada em três tentativas, o certificado digital é bloqueado de forma definitiva. Nesse caso, o único jeito de liberar a ferramenta é entrando em contato com a Autoridade Certificadora que o emitiu.
Portanto, reforçamos a importância de usar uma senha rigorosa, mas que seja de seu conhecimento e que esteja armazenada em outro lugar. Esse tipo de cuidado garante a segurança do documento e também evita que você perca o seu acesso.
Por fim, é importante salientar os cuidados de navegação segura. Essa regra vale para qualquer tipo de uso da internet no dia a dia, mas para quem trabalha com certificado digital, é uma preocupação ainda maior. Sites maliciosos, com vírus e malwares, podem danificar o seu certificado e a sua máquina como um todo.
Lembre-se de renovar o certificado digital!
O certificado digital não dura para sempre! Em um belo dia, você pode se conectar ao computador para assinar aquele contrato importante e se deparar com um erro no seu certificado digital. A validade do documento expirou. E agora?
É importante evitar que isso aconteça. Para isso, você precisa saber qual é a data de vencimento do seu certificado digital, para renová-lo antes do fim do período. Atualmente, certificados digitais A1 são vendidos com validade de 1 ano. Já o modelo A3 é vendido com uma duração de até 3 anos. Ambos podem ser facilmente renovados por mais tempo.
Na Infoco Digital, você pode fazer essa renovação totalmente on-line, em poucos minutos. Basta acessar a nossa loja on-line para garantir o seu certificado digital A1 ou A3 por mais tempo. Você também pode checar a nossa página de suporte, para ver as perguntas mais frequentes e esclarecer todas as suas dúvidas.
Ainda tem questionamentos? Quer ajuda com uma questão específica? Entre no nosso blog! Por lá, você encontra uma série de conteúdos que falam sobre certificação digital, contabilidade e do mundo empresarial de uma forma geral.
