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Está pensando em como modernizar seu escritório de contabilidade, mas ainda não sabe como começar? Então você veio ao lugar certo!
A Transformação Digital é uma realidade. Sua contabilidade faz parte dela?
Neste artigo, vamos explicar o que é essa modernização, quais são os seus benefícios e como ela pode ser aplicada na prática. Ao final do texto, você vai entender como é possível desenvolver sua empresa de forma inteligente e integrada, com o uso da tecnologia.
As soluções digitais vieram para ficar. Atualmente, as empresas que estão na frente, seja em qualquer segmento, são altamente tecnológicas. Com a contabilidade, isso não é diferente. Os grandes negócios já perceberam que a automatização de processos é extremamente positiva para os resultados finais.
Mesmo que isso represente um gasto alto inicial, em médio e longo prazo, a modernização dos escritórios de contabilidade traz vantagens enormes. Confira abaixo algumas delas!
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Por que modernizar?
Antes de entrar em dicas de modernização em si, vamos trazer argumentos que mostram a importância de se construir esse processo dentro das empresas de contabilidade.
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Em primeiro lugar, precisamos entender como está o mercado da contabilidade atualmente. Esse contexto justifica a necessidade de modernização, que só surgiu por conta das mudanças na tecnologia.
Hoje, temos dois modelos principais de contabilidade: a contabilidade consultiva e a contabilidade online. Em ambas as formas de trabalho, as soluções tecnológicas se mostram fundamentais.
Na contabilidade consultiva, os contadores automatizam as funções mais operacionais da profissão. Com isso, sobra mais tempo para pensar na parte estratégica da produção. Nesse modelo, o contador atua como uma espécie de consultor, munindo os decisores de um negócio de informações e análises aprofundadas, que ajudam no crescimento.
No caso da contabilidade online, a ideia é criar um processo de prestação de serviços totalmente online. O cliente chega ao seu site com um problema contábil e sai com uma solução. Ele não precisa sair de casa, ou visitar um escritório físico. Todos os processos são feitos online, por meio de um único sistema.
Esses dois modelos de negócio são os mais eficientes e modernos da atualidade. As principais empresas de contabilidade estão seguindo um dos caminhos citados. Portanto, é aqui que está a necessidade de modernização.
Para “entrar no jogo” e atuar como um contador, seja na área consultiva ou na online, você precisa ter um escritório moderno, com as principais tecnologias e processos usados na área. Sem isso, você estará atuando “à moda antiga”, ficando atrás dos concorrentes de mercado, que estão cada vez mais avançados.
Como é um escritório moderno
Agora que você já sabe a importância de se modernizar e conhece todo o contexto por trás desse processo, é hora de começar a desenhar o conceito de um escritório de contabilidade moderno.
A modernidade não necessariamente significa ter os melhores computadores do mercado (ainda assim, é importante ter boas máquinas). A ideia é promover uma atualização na metodologia de trabalho, usando softwares, apps, e recursos tecnológicos de uma forma geral.
Como eu posso resolver os problemas contábeis do meu cliente pela tecnologia? Como posso fazer isso em menos tempo, gastando menos recursos? De que forma meus serviços ganham mais valor?
Essas três perguntas acima devem ser consideradas no seu processo de modernização. Abaixo, vamos listar três características de um escritório de contabilidade moderno. Isso vai te ajudar a entender melhor qual objetivo deve buscar para chegar lá.
1) Informações centralizadas
Em uma empresa de contabilidade moderna, as informações estão centralizadas em um só canal. É muito comum o uso de softwares de gestão, como os ERPs, que inserem todos os departamentos de uma empresa em um mesmo sistema, único e integrado.
Com esse tipo de software, fica mais fácil oferecer um relatório customizado e completo para os clientes. As informações não só se tornam mais qualificadas, mas podem ser acessadas de qualquer lugar, como é o caso do armazenamento de informações e arquivos na nuvem.
2) Processos automatizados
Outra vantagem de integrar a tecnologia nos negócios é a automatização dos processos. Chega de passar horas montando uma simples planilha. No escritório de contabilidade moderno, diversos atalhos são usados para tarefas comuns do dia a dia.
Existem softwares que geram relatórios inteiros para empresas. Você pode fazer um diagnóstico da saúde financeira de uma empresa em poucos minutos, desde que tenha informações corretas e dados concretos. Com essa automatização, sobra mais tempo para focar no seu papel de conselheiro, oferecendo insights importantes.
3) Foco na inteligência
Com uma visão completa dos negócios, o contador consegue fornecer soluções em inteligência. Ao obter informações completas, é possível produzir um diagnóstico mais preciso para seus clientes.
Hoje, o contador tem um papel mais amplo, contribuindo para decisões que geram crescimento das empresas, tanto em produtividade, como em lucratividade. Com o foco na inteligência, você ganha mais um serviço para oferecer, se tornando indispensável na vida dos clientes.
Principais benefícios de um escritório modernizado
Ter um escritório de contabilidade modernizado não é bom apenas para atrair clientes. Também é muito positivo para o seu próprio negócio. É um processo que traz benefícios para clientes, colaboradores, sócios, entre outros envolvidos.
Para os funcionários, é uma oportunidade de se atualizar e de evoluir na profissão. Também é uma forma de melhorar os processos do dia a dia, que se tornam mais ágeis e fáceis de realizar.
Para os sócios e decisores do negócio, é uma forma de economizar em operações presenciais. É possível gastar mais recursos na geração de valor agregados aos serviços que a sua contabilidade oferece, e menos em produtos impressos.
São alguns dos benefícios de um escritório de contabilidade modernizado:
- maior eficiência e valor no trabalho realizado;
- mais produtividade no dia a dia;
- organização de informações e processos de trabalho;
- comunicação mais ágil com os clientes;
- redução de documentos impressos.
Agora que falamos dos principais benefícios da modernização de escritórios de contabilidade, é hora de partir para medidas práticas: afinal, como podemos modernizar um escritório de contabilidade com ações concretas?
Como posso modernizar meu escritório de contabilidade?
Em primeiro lugar, precisamos deixar claro que a modernização de um escritório de contabilidade é um processo contínuo. É claro que, com algumas mudanças cruciais, já dá para considerar que a sua empresa está mais moderna, mas nem por isso precisamos desligar o radar que está em busca de inovações.
É preciso estar sempre atento para as mudanças do mercado, que surgem com frequência. Muitas coisas novas surgem, o tempo todo, e cabe a você decidir se elas devem ser aplicadas ou não ao seu negócio.
Porém, alguns processos já são um consenso na criação de um escritório moderno. É sobre eles que vamos falar abaixo. Confira!
1) Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem veio para ficar. Hoje em dia, em plataformas gratuitas como o Google Drive e o Dropbox, você consegue armazenar todos os arquivos do seu negócio de forma segura e acessível.
Além disso, os arquivos podem ser vistos por todos os membros de uma empresa, ou até mesmo pessoas de fora dela. Essa possibilidade melhora bastante a produtividade e a centralização de informações.
Portanto, se você quer ter um escritório moderno, esqueça HDs, pen drives, entre outros modelos de armazenamento. O futuro está na nuvem.
2) Contabilidade consultiva
Praticar a contabilidade consultiva também pode tornar o seu escritório mais moderno. Comece a ir além de processos tradicionais, como o auxílio na Declaração de Imposto de Renda e escrituração fiscal. É hora de se posicionar como um especialista.
Incentive seus colaboradores a desenvolverem cada vez mais o raciocínio lógico. Use as informações coletadas para oferecer soluções disruptivas ao seu cliente. A ideia é contribuir mais do que apenas na prestação de contas, trazendo dados inovadores que vão torná-lo indispensável.
Você não precisa transformar a sua empresa em um escritório de contabilidade consultiva por completo. O simples ato de aplicar alguns conceitos, na prática, já podem ajudar o seu negócio a se tornar mais atualizado, alinhado com a concorrência.
3) Alinhamento de processos e equipe
Outra medida importante para modernizar seu escritório de contabilidade é alinhar melhor os processos internos. Antes de trazer tecnologias importantes, como softwares de gestão, identifique quais são os gargalos na sua produção.
É preciso entender as principais falhas da sua empresa para corrigi-las com a solução certa. Em seguida, é preciso alinhar os novos processos com a sua equipe, implementando algo que vai funcionar para todos e que vai de fato aumentar a produtividade. Além disso, é importante que todos estejam alinhados em torno de um único objetivo.
Lembre-se: a tecnologia é muito importante, mas as pessoas continuam sendo prioridade. Boas soluções tecnológicas não vão funcionar com uma equipe sem treinamento, ou insatisfeita com as ferramentas de trabalho.
4) Informatização
Não há como se modernizar sem bons equipamentos. Para ter um escritório de contabilidade atualizado, você precisa de bons computadores, celulares, servidores, certificados digitais, entre outros recursos digitais.
Uma boa medida é eliminar qualquer vestígio de documentação e registros impressos. Acabar com o papel não é só uma medida econômica e sustentável, é também um caminho para modernizar o seu negócio.
Também é uma forma de criar novas relações com os clientes, com uma proximidade ainda maior. Pela internet, você pode estar com eles em todos os momentos, esclarecendo dúvidas em diversos canais de comunicação.
5) Marketing digital integrado
Muitos acham que isso é dispensável, mas o marketing digital acabou se tornando algo essencial para qualquer empresa da atualidade. Uma boa estratégia de comunicação ajuda não só a passar a mensagem correta para seus clientes em potencial, mas também aumenta o alcance da sua marca de forma avassaladora.
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É importante ter uma gestão capacitada nas redes sociais, que vai divulgar todas as principais ações, produtos e serviços da sua marca. Além disso, é preciso fazer ações de captação de leads e geração de tráfego para o site.
Tudo isso contribui para que sua empresa se torne mais conhecida, ganhe novos clientes e se torne mais competitiva, de uma forma geral.
6) Vendas online
Empresas de contabilidade também podem vender produtos e serviços online. Seja pelas redes sociais, ou por um e-commerce próprio, é importante que você comece a investir em vendas online.
Nós, da Infoco Digital, somos um exemplo disso. Atualmente, comercializamos certificados digitais por meio de vendas 100% online. Dessa forma, otimizamos não só o nosso tempo, mas também o dos clientes.
Portanto, é importante que empresas de contabilidade estejam presentes nesse mercado online, seja apenas na divulgação de serviços, ou na venda de produtos mais específicos e direcionados.
7) Softwares contábeis
Uma empresa de contabilidade moderna precisa ter softwares especializados. Hoje, é possível ter em mãos programas que fazem um processo contábil e fiscal completo, indo desde a captação de informações até a geração de relatórios.
A emissão de notas fiscais eletrônicas, assinatura digital, SPED Fiscal, entre outros processos, são fundamentais para as empresas de contabilidade atuais. É com esses recursos que você consegue economizar tempo e dinheiro com facilidade.
Além de reduzir erros provocados pela ação humana, você consegue melhorar a qualidade dos seus serviços, com softwares especializados em contabilidade. Entretanto, é importante que todos esses recursos sejam utilizados por uma equipe alinhada e comprometida com os processos do negócio.
Comece agora o processo de modernização do seu escritório!
Ao longo desse artigo, listamos as principais características, benefícios e mudanças que um escritório de contabilidade moderno traz. Com isso, esperamos que você, contador, consiga propor mudanças práticas que vão elevar o nível da sua prestação de serviços.
Seja como contabilidade consultiva, online, ou em qualquer outro modelo, o importante é oferecer serviços que estão alinhados com os objetivos do seu cliente, contribuindo para o seu crescimento.
Também é importante valorizar o material humano que você tem em mãos. Qualquer tecnologia é inútil sem a presença de pessoas capacitadas, com boa interpretação e com ideias inovadoras.
O processo de modernização de contabilidades é contínuo e está sempre em mudanças. Mesmo com as dicas listadas acima, você não vai transformar a sua empresa do dia para a noite.
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