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As 5 melhores dicas para otimizar seu tempo e ser mais produtivo no trabalho

Saber aproveitar o tempo da melhor forma é uma grande vantagem competitiva. Performance e produtividade estão alinhadas a uma boa utilização do prazo que é estipulado para a realização de cada atividade.

É normal ter uma rotina cheia. Muitas pessoas acreditam que 24 horas não são o suficiente para cumprir todas as tarefas que precisam ser feitas. Porém, uma gestão inteligente do tempo, faz com que qualquer pessoa consiga ser produtiva e consiga entregar todas as demandas com competência e sabedoria.

Nesse post, vamos listar várias dicas para otimizar o tempo e ser mais produtivo nas tarefas do seu negócio. Continue a leitura.

 

Faça um planejamento e organize suas tarefas

 

Trace um plano de ação. Um passo a passo detalhado do que precisa ser desenvolvido: metas, prazos, orçamento e serviços que devem ser realizados para que tudo aconteça da melhor forma.

Caso trabalhe sozinho, organize sua rotina. Defina quais atividades devem ser desenvolvidas primeiro, e quanto tempo cada uma delas leva para ser feita. Em uma empresa, agende reuniões e alinhe com toda a equipe uma rotina bem definida. Os colaboradores não podem ficar à mercê do que irá acontecer a cada momento; já devem ter atividades estabelecidas para garantir produtividade e processos mais rápidos.

Outra estratégia eficaz é a definição de horários para início, término e intervalos para lanches e almoço. 

Enfim, crie uma boa lista de tarefas. Planeje bem o dia, determine o que é prioridade e o que pode ser adiado, caso necessário.

 

Organize-se para cumprir cada atividade

 

É impossível abraçar tudo de uma vez. Não tente fazer muita coisa ao mesmo tempo, isso não aumenta a produtividade e aumenta os riscos de acontecer algum erro. O ideal é concentrar toda a sua atenção e energia em apenas uma tarefa. 

A conclusão de uma tarefa é um fator motivador. Transmite a sensação de dever cumprido. Porém, não perca tempo e passe logo para a próxima atividade do dia! Lembrando que a ordem de prioridades já deve ter sido estabelecida anteriormente.

 

Saiba delegar tarefas

 

Não seja centralizador. É importante ter pessoas preparadas ao redor para realizar da melhor forma algumas tarefas. Mesmo que seja necessário terceirizar e pagar pelo serviço. Pense no “custo de oportunidade”. O tempo que é gasto para desempenhar uma tarefa, mesmo que seja simples, é o mesmo tempo que seria necessário para produzir alguma outra coisa mais importante, relevante ou que você seja mais competente para fazer.

O tempo de aprender a fazer algo simples é valioso, talvez seja mais interessante pagar alguém que já saiba fazer para realizar. Com isso, você ganha e dá andamento nas outras tarefas pendentes.

 

Conte com o apoio da tecnologia

 

O investimento em ferramentas tecnológicas é fundamental. A economia de tempo e energia para o cumprimento de tarefas é extremamente relevante para aumentar a performance e produtividade em qualquer situação.

Um computador veloz, uma boa internet e bons aplicativos e ferramentas podem ser facilitadores incríveis! Ter em mãos um Certificado Digital também é muito importante para otimizar o tempo, com ele é possível assinar contratos, emitir notas fiscais e entregar declarações fiscais com poucos cliques e de qualquer lugar.

 

Leia mais: 7 ferramentas contábeis para aumentar a produtividade das empresas

Dicas básicas, mas importantes

 

• Acorde cedo! Além de aumentar o número de horas em um dia, levantar da cama um pouco antes dá a sensação de esforço e é um motivador psicológico importante.
• Saiba deixar de lado pensamentos pessoais. É importante separar uma parte do dia para focar apenas no trabalho.
• Tenha um ambiente de trabalho organizado. Deixe os recursos necessários para a execução das tarefas sempre em lugares de fácil acesso. Verifique sempre a quantidade desses recursos para não ficar na mão em momentos que as tarefas estão sendo realizadas. A falta de um papel A4 ou um lápis que seja, pode gerar atraso e interferir na produtividade.
• Antecipe todos os possíveis obstáculos que possam impedir o sucesso nas metas e objetivos. O ideal é ter em mente um plano para contornar esses problemas antes mesmo deles acontecerem.
• Reduza as distrações. Se possível, deixe o celular longe, ou com a internet desligada. Escolha um ambiente tranquilo e silencioso.

O importante é colocar em prática. São várias dicas, mas que podem ser aplicadas e gerar uma melhora considerável na produtividade do dia a dia. Que tal começar a exercê-las agora? 

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