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Não sabe se o seu escritório de contabilidade é moderno o suficiente? Tem dúvidas na hora de investir recursos e não sabe como usá-los da melhor forma para melhorar a sua empresa? Neste artigo, vamos esclarecer todas as suas dúvidas!
Assim como todas as outras áreas, a contabilidade passou por mudanças profundas nos últimos anos. Novas tecnologias exigiram uma reformulação do modelo de trabalho, que não passa mais pelo tradicional escritório.
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Hoje, é exigido que as empresas de contabilidade deem um passo além, buscando soluções integradas para seus clientes, usando a tecnologia para otimizar os serviços que são oferecidos. É sobre isso que vamos falar abaixo.
Primeiro, vamos explicar o que é esse conceito de escritório de contabilidade moderno. Em seguida, listamos dicas que vão te ajudar a chegar nesse modelo, de forma gradual. Entenda tudo o que um escritório de contabilidade moderno precisa ter!
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O conceito de escritório de contabilidade moderno
Em primeiro lugar, precisamos desmistificar algumas coisas. Ter um escritório moderno não significa ter os melhores computadores, celulares e tablets do mercado. Não significa ter a internet mais rápida do mundo, ou os softwares mais caros que existem. Tudo isso pode ajudar, mas não é o essencial.
A Transformação Digital é uma realidade. Sua contabilidade faz parte dela?
Um escritório de contabilidade moderno precisa ter métodos atualizados. Precisa ter soluções que vão além do lugar comum. Precisa ter ferramentas que resolvem mais rapidamente as questões contábeis e fiscais dos clientes.
Mais do que isso, um escritório de contabilidade deve fornecer inteligência. Hoje, temos softwares de gestão contábil que fazem, quase que automaticamente, os processos de escrituração fiscal e prestação de contas.
Portanto, os contadores precisam ir além disso. É necessário investir em uma contabilidade mais consultiva, que trabalhe para ajudar no crescimento estratégico das empresas, e não apenas na prestação de contas com o fisco. Porém, para chegar a esse ponto, é preciso alinhar alguns processos.
Como chegar lá?
Toda mudança profunda deve ser gradual. Se o seu escritório de contabilidade ainda é muito tradicional, a transição para um novo modelo certamente será mais complicada. Por isso, é recomendado que você conduza tudo com muito cuidado.
Dito isso, vamos listar abaixo algumas mudanças que você pode começar a implementar para modernizar a sua empresa de contabilidade. Como afirmamos anteriormente, todas elas devem ser feitas gradualmente, de médio a longo prazo.
Acreditamos que elas são de extrema importância para a criação de um escritório de contabilidade mais moderno, com foco em resultados customizados que solucionam problemas específicos do cliente. Confira abaixo!
1) Automatize seus processos
Em primeiro lugar, é muito importante entender quais processos da sua empresa geram mais gargalos, ou seja, atrasos e dificuldade na criação e entrega. É bem possível que esses problemas existam por uma falta de automatização.
Automatizar processos significa reduzir o trabalho manual, deixando essa parte para a tecnologia. Existem diversos softwares e apps, tanto de gestão de projetos como gestão contábil, que podem te ajudar a reduzir etapas de entrega, para agilizar o produto final.
Comece automatizando as tarefas mais simples do dia a dia. Aquelas que qualquer contador inexperiente pode executar. Isso pode te ajudar a entender melhor até onde você pode contar com as máquinas para realizar o trabalho.
2) Centralize as informações em um só lugar
Um dos piores problemas de qualquer empresa é a dificuldade do acesso a informações. Quando lidamos com documentos físicos, muitas vezes é difícil saber quem tem a “papelada” em mãos, ou como essas informações podem chegar até você.
No ambiente digital, isso também pode ser um problema. Quando usamos mais de um serviço ou canal de armazenamento, informações podem acabar desencontradas dentro de departamentos diferentes, ou até mesmo dentro de uma única área.
Portanto, é muito importante centralizar as informações relevantes da sua empresa em um só sistema, integrado com todos que fazem parte do seu escritório de contabilidade. Assim, todos podem contribuir com as atividades. Isso também retira a necessidade de pedir acesso a outros colegas, reduzindo a burocracia.
3) Trabalhe a inteligência e o desenvolvimento lógico
Um escritório de contabilidade moderno não tem colaboradores que fazem apenas o básico. É preciso montar uma equipe que não só entende de tecnologia, mas que sabe usar os dados a seu favor para propor soluções.
Com a contabilidade consultiva em alta, é muito importante que seu escritório trabalhe com esse viés para os clientes, passando a oferecer aconselhamento sobre decisões estratégicas importantes.
O olhar do especialista contábil é fundamental para o crescimento saudável de qualquer empresa e isso deve ser estimulado pelo seu negócio.
4) Estude outras áreas
Um profissional completo precisa ter acesso a conhecimentos de outras áreas. Você não necessariamente deve ter uma nova graduação, mas sim noções básicas de outras profissões que podem te ajudar a evoluir.
Assinatura Digital, como impacta o mercado positivamente?
Ter conhecimento sobre ferramentas tecnológicas e seu funcionamento, como é o caso do certificado digital, por exemplo, é algo que pode te ajudar a ter uma visão diferenciada de como esse tipo de recurso pode ajudar no dia a dia.
A mesma coisa vale para áreas como administração e marketing, que te dão uma visão mais global sobre o seu próprio negócio.
5) Foco na experiência do cliente
Por fim, recomendamos que você passe a valorizar cada vez mais a experiência do cliente. Neste contexto, em que as pessoas estão muito conectadas e que os negócios acontecem majoritariamente no ambiente digital, é muito importante ter plataformas que agradam o usuário.
Por isso, invista em sites responsivos, que funcionam bem para desktop e mobile. Crie canais de atendimento que funcionam de verdade. Leve para o online a mesma experiência satisfatória que seus clientes têm no escritório presencial.
São essas ações que vão fazer com que seu escritório de contabilidade seja moderno de verdade.
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