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O certificado digital é um recurso muito útil não só para pessoas físicas, mas também para empresas. O documento, que funciona como uma identidade digital, permite o acesso a portais do governo, assinatura de documentos e contratos, entre outros recursos muito úteis no meio empresarial.
É muito comum que o certificado digital seja associado a usos voltados para pessoas jurídicas que atuam como prestadores de serviço e não empresas em si. Porém, é importante que todos os negócios tenham certificado digital como uma forma de otimizar os serviços oferecidos on-line.
Neste artigo, vamos relembrar os principais conceitos da certificação digital e explicar porque este é um recurso tão útil para qualquer empresa, independentemente do segmento de mercado. Vamos lá!
Como conseguir um certificado digital para a minha empresa?
Conseguir um certificado digital para empresas é algo muito simples. O primeiro passo é entrar em contato com uma certificadora de confiança, uma empresa que tem muitos anos de experiência no mercado, como é o caso do Grupo Infoco.
Em geral, a Autoridade Certificadora (AC), empresa responsável pelo processo, pede uma série de documentos para iniciar a certificação. São documentos como:
- CNPJ (cartão impresso no site da Receita Federal do Brasil;
- contrato social (ou estatuto e ato constitutivo);
- cadastro do SINTEGRA (apenas para empresas da área do comércio);
- documento de identidade do responsável legal da empresa (CNH, RG ou CPF);
- comprovante de residência.
Depois de apresentar toda a documentação, basta finalizar a criação do certificado digital coletando a biometria do solicitante. Antigamente, esse processo era feito apenas presencialmente. Hoje, é possível fazer toda a certificação por videoconferência.
Assim, após as reuniões de acerto, escolha do modelo de certificado e apresentação da documentação, é possível criar a senha e registrar a biometria via aplicativo, eliminando a necessidade de encontros presenciais. Depois da coleta da biometria e a criação da senha de acesso, o certificado digital está oficialmente pronto para uso.
Qual certificado digital escolher?
Como explicamos acima, o certificado digital funciona como uma identidade no meio on-line. É um recurso que permite que pessoas físicas e jurídicas se identifiquem de forma segura e oficial, assinando documentos e acessando portais com informações sigilosas.
A grande vantagem do certificado digital, além de sua praticidade, é a validade jurídica que o documento oferece. Órgãos públicos e fiscalizadores, de diversas naturezas (prefeituras, tribunais, etc.) aceitam e reconhecem certificados digitais. É uma tecnologia extremamente eficiente, que resguarda a assinatura digital de documentos de uma forma única.
Para quem tem uma empresa, isso é de suma importância, afinal, é uma forma autêntica de resolver burocracias pela internet, sem precisar assinar documentos físicos. É um ganho enorme em tempo e praticidade.
Existem dois tipos principais de certificação digital que podem ser usadas por empresas. São os modelos A1 e A3 de certificado. Dentro desses dois formatos, existem diversos documentos específicos que podem ser escolhidos (e-MEI, e-CPF, e-CNPJ, e-Jurídico, entre outros).
Confira TUDO que é preciso saber sobre Certificado Digital!
Certificado A1
O modelo A1 de certificado é um software que pode ser instalado em um ou mais computadores. Ele tem validade inicial de até um ano, mas pode ser renovado em caso de necessidade.
Certificado A3
O certificado digital A3 se diferencia do modelo A1 por ser um dispositivo físico e não apenas digital. Ele pode ser inserido em um token ou smartcard, que é colocado em um computador para a assinatura de documentos. Esta versão conta com uma validade maior, que pode ir até 3 anos.
Diferentes finalidades
Além das diferenças logísticas, os certificados digitais também são diferentes em suas funções, como explicamos acima.
Você tem o e-CNPJ (usado por empresas), o e-MEI (usado por microempreendedores individuais), o e-CPF (para pessoas físicas), o NF-e (usado para notas fiscais eletrônicas, de todos os tipos) e muitos outros modelos. Temos até os específicos para determinadas profissões, como é o caso do e-Jurídico.
Como minha empresa pode usar o certificado digital?
Os certificados digitais oferecem muitas vantagens para as empresas. Ao obter o e-CNPJ, por exemplo, é possível: fazer transações bancárias, acessar o portal e os serviços da Receita Federal (eCAC, SEFAZ, entre outros), usar qualquer serviço de contabilidade on-line, emitir a declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), assinar contratos virtualmente, emitir documentos e muito mais.
A emissão de notas fiscais é um benefício em especial. Com o certificado digital, empresas e prestadores de serviço podem assinar as notas com facilidade e autenticidade jurídica. Tudo pode ser feito on-line, seguindo as regras da legislação.
Todo o documento conta com datas registradas, garantindo que, em caso de fiscalizações de órgãos públicos, tudo seja devidamente autenticado.
A Transformação Digital é uma realidade. Sua contabilidade faz parte dela?
O certificado digital é obrigatório?
Em geral, o certificado digital não é obrigatório para a maior parte das empresas. Apenas aquelas que se enquadram no regime de Lucro Presumido (em algumas cidades brasileiras, como Belo Horizonte), precisam emitir o recurso de forma obrigatória. O certificado também é necessário para empresas que usam o e-Social (sistema de benefícios sociais do Governo).
Porém, apesar da não obrigatoriedade, o certificado digital segue sendo extremamente importante para qualquer empresa. É um serviço que deve ser adquirido, mesmo quando não há uma exigência legal, justamente pela quantidade de benefícios que uma empresa recebe ao aderir a essa tecnologia.
Em um contexto em que o trabalho remoto se torna cada vez mais comum, digitalizar as operações é uma opção econômica e eficiente. É uma forma de modernizar a empresa, reduzir custos e burocracias. Com o certificado digital, você evita encontros presenciais e reuniões desnecessárias, garantindo uma maior eficiência logística.
Mesmo as empresas que não pretendem aderir ao home office precisam ter certificado digital. É por meio dele que o acesso a vários portais importantes, como o e-CAC da Receita Federal, pode ser feito. Investir na certificação digital é garantir a evolução do seu negócio, independentemente do momento.
O Grupo Infoco é especialista em certificados digitais. Somos uma AC com muito tempo de mercado, que oferece as soluções que você precisa, no menor tempo possível. Contamos com parceiros em todo o Brasil, que podem te ajudar a otimizar os seus negócios. Conheça o nosso trabalho!
