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O trabalho de um contador é sempre extenso, complexo e muito técnico, mas ele sempre começa (ou ao menos deveria) de um mesmo lugar: o diagnóstico contábil. Esse processo, fundamental para o sucesso de uma estratégia com o cliente, não pode ser ignorado. Faz parte da construção da relação entre contabilidade x empresa.
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Para entender isso, vamos usar o exemplo de um médico. Antes de receitar um remédio, ou exame, o médico precisa avaliar a saúde do seu paciente, fazendo exames, verificando os órgãos e fazendo perguntas importantes sobre os hábitos de vida da pessoa. Ou seja, ele precisa ter um diagnóstico.
Da mesma forma, um contador deve agir para extrair todas as informações que vão ajudar a entender qual a real situação financeira de um cliente. Assim, fica mais fácil para receitar o “remédio”, que neste caso, são os serviços especializados de contabilidade.
Para te ajudar a entender melhor esse processo, neste artigo, vamos falar sobre tudo o que você precisa saber sobre o diagnóstico contábil. Vamos explicar o que ele é, sua importância e todas as etapas da realização desta atividade. Saiba tudo lendo os tópicos abaixo!
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O que é diagnóstico contábil?
Primeiro, vamos explicar o que é esse conceito de diagnóstico contábil. Em linhas gerais, podemos dizer que esse é o processo de avaliação e identificação da saúde financeira e contábil de um cliente.
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É o momento que o contador tem para extrair todas as informações relevantes sobre seu cliente, analisando dados e entendendo qual é o verdadeiro estado da empresa. Assim, fica mais fácil propor soluções personalizadas e efetivas, que de fato vão funcionar para aquele negócio.
Dentro do universo da contabilidade consultiva, o diagnóstico contábil é um processo essencial para o funcionamento do trabalho, já que é por meio dele que o contador toma conhecimento de todos os dados financeiros e patrimoniais do negócio.
Também é a fase para entender a expectativa do cliente, suas particularidades, dificuldades, vantagens, estilo de atuação, entre outras informações. Somente por meio deste processo, o contador vai conseguir identificar os problemas da empresa, traçando, a partir daí, o caminho da solução.
A importância do diagnóstico contábil
Com o crescimento da contabilidade consultiva, que muda a relação entre contador e cliente, tornando-a mais estratégica e especializada, o diagnóstico contábil vem se tornando cada vez mais comum. Na prática, ele é a oportunidade para mostrar ao cliente que a sua contabilidade está interessada em ajudar no crescimento do negócio dele.
É claro que ainda temos contadores que focam no trabalho mais tradicional, emitindo guias e garantindo que as empresas estejam em dia com o Fisco, mas para quem deseja caminhar pela contabilidade consultiva, esse processo é indispensável.
O diagnóstico contábil é um processo capaz de mostrar ao cliente onde estão os principais problemas de sua empresa, mas também as melhores oportunidades. É uma consultoria especializada e única, que traz mais informações que facilitam na tomada de decisões estratégicas.
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É possível identificar gargalos, desperdícios, e até mesmo falhas no modelo tributário vigente, que podem ser corrigidas pelo negócio. Ou seja, o diagnóstico contábil é uma forma de ganhar a confiança do cliente, mostrando que a sua empresa tem mais a oferecer.
Como fazer um diagnóstico contábil
Agora, é hora de partir para a prática e mostrar como é possível fazer um diagnóstico contábil. Como explicamos acima, esse processo deve ser conduzido por um contador, mas não basta ter formação em contabilidade. É preciso ter algumas características extra, que vão aumentar as chances de sucesso.
Um contador que é mais consultivo precisa ter uma visão estratégica do mercado, sendo capaz não só de coletar os números, mas também de interpretá-los com inteligência, usando de sua expertise para fornecer aos decisores da empresa as melhores estratégias de mercado.
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Nem todo profissional está preparado para esse tipo de atividade. É preciso ter noções administrativas e uma ótima capacidade de persuasão para mostrar ao cliente qual deve ser o caminho certo a seguir, mesmo quando a decisão só vai gerar frutos no longo prazo.
Para te ajudar a entender melhor como funciona o processo de diagnóstico contábil, listamos algumas dicas que vão te ajudar a entender como essa atividade deve ser executada. Assim, você não vai deixar de lado nenhum momento importante da relação com o cliente. Confira abaixo!
1) Converse bastante com o cliente
Antes de chegar nos grandes números, como os dados financeiros e patrimoniais, você precisa extrair as informações mais básicas do cliente. Esse processo vai surgir apenas com uma boa conversa, bastante franca, que vai começar a construir a relação de confiança que você precisa ter para atuar como consultor.
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Lembre-se: para ter sucesso como consultor contábil, você precisa conquistar a confiança do seu cliente. Portanto, estude bastante o negócio, seu ramo de atuação e suas vantagens e desvantagens. Converse com o cliente para entender qual a percepção dele sobre a própria empresa. Crie uma relação forte antes de partir para a análise em si.
Com a confiança do cliente, vai ficar muito mais fácil extrair dados e informações mais complexas no futuro. Além disso, é importante conhecer o básico antes de se aprofundar em dados brutos. Isso não só gera uma conexão mais forte com as pessoas envolvidas, mas também torna a relação mais personalizada.
2) Use a tecnologia durante o processo
A tecnologia está aí para nos ajudar. Para fornecer informações relevantes sobre clientes e seus negócios. Por isso, é muito importante que você use ela o máximo possível durante o processo de diagnóstico contábil. Esse uso pode ser desde uma busca no Google até uma pesquisa de mercado aprofundada.
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Hoje, temos diversas ferramentas, como softwares contábeis, capazes de extrair informações com muita agilidade e precisão. É importante que você trabalhe não só com dados do cliente, mas também da concorrência, para produzir relatórios cada vez mais aprofundados.
Portanto, use todas as ferramentas que estão ao seu alcance para entender não só a situação atual do seu cliente, mas também o perfil dos consumidores, as principais dificuldades e oportunidades de mercado, entre outros aspectos essenciais do negócio.
3) Crie um vínculo de proximidade com o cliente
Não basta estar bem informado. Para o diagnóstico contábil funcionar, você precisa ter a confiança do cliente de uma forma muito mais profunda. Ele precisa confiar totalmente no seu trabalho como estrategista, já que suas informações devem ser usadas para resolver grandes questões da marca.
Para isso, é importante que você esteja sempre disponível para dúvidas e esclarecimentos. Estabeleça bons canais de comunicação com seu cliente. Aproveite a proximidade que a tecnologia proporciona para trocar informações em tempo real, sem limitações.
Isso mostra que você respeita o cliente, quer ouvir o que ele tem a dizer e está totalmente investido no projeto. Assim, fica mais fácil fornecer as informações que ele precisa, e em troca, ser ouvido em relação aos planos para a empresa.
4) Estabeleça uma rotina de contato
Para ter mais visão sobre o todo e continuar acompanhando o cliente em todos os momentos, é importante estabelecer uma rotina de contatos organizada, ou seja, reuniões periódicas para se atualizar sobre as estratégias que estão sendo trabalhadas.
Ao fazer um diagnóstico contábil, é interessante trazer atualizações semanais não só dos dados analisados, mas também da estratégia que está sendo desenvolvida com base na análise feita.
Essas reuniões constantes com o cliente, que podem ser semanais, quinzenais ou mensais, também são uma forma de criar espaço para sugestões, observações, melhorias e correções de rota, de maneira geral.
5) Mostre suas estratégias de maneira clara
Você pode ter uma grande capacidade técnica como contador, mas não é esperado que seu cliente tenha um conhecimento profundo sobre contabilidade. Por isso, tente ser direto e claro no momento de apresentar relatórios e estratégias já formuladas, para que ele entenda todos os pontos. É importante não deixar margem para confusões.
Essa clareza, tanto na hora de falar de números brutos, quanto na hora de falar em estratégia, é fundamental para que o seu papel como consultor dê certo. Afinal, se o cliente não entende a linha de raciocínio, não há como confiar na estratégia que está sendo trabalhada.
Além disso, é importante que você esteja 100% disponível para esclarecer dúvidas. Um diagnóstico contábil pode ser algo difícil de lidar, já que mostra dados que muitas vezes são sensíveis para o cliente, como é o caso de dívidas e faturamento.
6) Aponte os problemas, mas traga soluções também
É importante que um consultor saiba diagnosticar problemas, mas ele também precisa trabalhar na solução, por mais que ele não a execute diretamente. Se você encontrou um erro no modelo de impostos da empresa do seu cliente, por exemplo, é importante não só informá-lo disso, mas também sugerir qual é o modelo mais interessante.
Portanto, você deve ter repertório para trazer sugestões que não só se encaixam nas expectativas do cliente, mas também que vão além do que ele imagina. Ideias que são fora da caixa, e que podem ajudá-lo a desenvolver o negócio de uma forma diferente.
Lembre-se: o diagnóstico contábil não existe apenas para identificar falhas. Ele existe para que você possa encontrar as melhores oportunidades de mercado, que vão deixar o seu cliente em outro patamar de crescimento de mercado.
7) Mostre os cases de sucesso da sua empresa
Nada dá mais credibilidade do que exemplos práticos. Ao trazer cases de sucesso para o seu cliente, mostrando resultados concretos, você consegue dar mais visibilidade para o diagnóstico contábil que está fazendo.
Além de dar mais visibilidade, é uma forma de mostrar que você sabe o que está fazendo, e que sua empresa de contabilidade está preparada para trazer soluções que são de fato inovadoras. É claro que, por motivos legais, você não pode divulgar o nome de outras empresas, mas o case é sempre bem-vindo.
Também é importante trazer os cases de uma forma criativa e disruptiva. A apresentação dos dados é uma parte fundamental no processo de conquistar a confiança do cliente, portanto, tente trazer tudo claramente, mas usando recursos que vão impressionar os decisores do negócio.
8) Identifique todos os itens indispensáveis do diagnóstico contábil
Além de construir uma boa relação com o cliente, para ter a abertura de analisar todos os documentos e dados relevantes, também é importante que você se atente para os processos fundamentais do diagnóstico contábil, sem deixar de lado nenhum dado relevante.
Na hora de fazer o diagnóstico contábil, é importante que você faça um levantamento sobre:
- o faturamento anual, semestral e mensal;
- despesas com competências (salários, bônus, treinamento de funcionários, etc.);
- gastos com impostos;
- gastos com estoque (caso a empresa tenha um);
- todos os saldos a receber;
- patrimônio completo da empresa.
Com esses dados citados acima, você terá a capacidade não só de fazer um excelente diagnóstico contábil da empresa, mas também terá informações suficientes para construir um plano de ação e colocá-lo em prática. Lembre-se: é necessário ser propositivo e não apenas reativo. Um consultor deve estar sempre na frente.
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Para fazer um diagnóstico contábil com qualidade, é importante investir em tecnologias eficazes. Além das que citamos ao longo do texto, como é o caso do software contábil, para captação de dados, também é fundamental investir em outros recursos, como o armazenamento em nuvem e o B.I.
Aqui na Infoco Digital, trabalhamos com uma ferramenta de contabilidade que é quase obrigatória nos dias de hoje: o certificado digital. Com esse recurso, você consegue emitir notas fiscais, acessar os sistemas da Receita Federal, assinar documentos, entre outros recursos, com extrema facilidade.
Atualmente, trabalhamos com certificados digitais em modelos A1 e A3, para pessoas físicas e pessoas jurídicas. Para quem deseja fazer um diagnóstico contábil com agilidade, esse tipo de ferramenta pode facilitar bastante na gestão da rotina, além de reduzir o tempo gasto em processos burocráticos.
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