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Em meio a um cenário extremamente competitivo, investir em modernização é essencial para quem deseja obter sucesso. Quando o assunto é escritório de contabilidade, não poderia ser diferente. Com a chegada de uma nova geração de startups e o constante avanço tecnológico, empreendedores se viram pressionados a transformar sua forma de trabalho para se adequar às necessidades dos clientes.
Hoje existem diversas formas de otimizar a rotina contábil e tornar os processos mais eficientes. Para isso, é necessária uma análise completa para identificar os pontos que podem ser melhorados a fim de se manter competitivo em meio à sua concorrência.
Pensando nisso, reunimos neste post 4 dicas para modernizar seu escritório de contabilidade e melhorar ainda mais seus resultados. Confira!
1. Marketing digital
É preciso, antes de qualquer coisa, estudar o cenário e elaborar uma estratégia inteligente e personalizada para transformar seu escritório de contabilidade em uma referência de autoridade no ramo de atuação.
Entender a necessidade de cada cliente é primordial a fim de identificar uma solução cabível. Diversos pontos devem ser levados em consideração na elaboração da estratégia, como análise da concorrência e práticas utilizadas no segmento contábil.
É indispensável contar com um site responsivo, um ambiente adaptável à navegabilidade em mobile e que disponibilize as informações de forma clara, simples e dinâmica, independentemente do setor de atuação. Isso fará com que a permanência no ambiente seja maior, criando mais possibilidade de conversão.
Ações de segmentação que tenham como objetivo atingir o seu público-alvo são utilizadas como estratégia. Isso é feito por meio de conteúdos relevantes que são capazes de atrair os potenciais clientes, oferecendo informações valiosas para solucionar as suas dúvidas.
Estimule o engajamento do conteúdo de forma que você consiga alcançar o maior número de clientes organicamente.
2. Otimização de processos
O mundo já não é mais o mesmo, e junto com ele mudaram as formas de trabalho. Isto é, você precisa garantir que sua forma de atuação e seu empreendimento acompanhem este novo ritmo. É inadmissível, por exemplo, um profissional que tenha como base de sua estratégia de relacionamento apenas a entrega de cartões de visitas.
Outro processo muito comum e bastante antigo, mas que já pode ser substituído pela tecnologia, é o envio de documentos por portadores ou correios. Isso já é possível pela troca de e-mails ou compartilhamento de arquivos mediante ferramentas online. Além de muito mais prático e barato, não prejudica a natureza — ponto que vem sendo cada vez mais valorizado e exigido pela população.
O tempo que um colaborador dedica na elaboração da folha de pagamento, por exemplo, pode custar caro para sua empresa, exigindo esforço desnecessário da sua equipe que poderia estar se dedicando a outras atividades mais importantes. Para isso, conte com sistemas especializados.
O mercado oferece inúmeras opções de softwares capazes de otimizar as atividades massantes do cotidiano, e além do custo desse serviço ser consideravelmente menor e mais vantajoso que o tempo gasto em trabalhos manuais, esses sistemas ainda conferem maior segurança de informações. Afinal, a possibilidade de erros é drasticamente reduzida.
Com isso, diversas atividades que ocupavam boa parte do tempo dos colaboradores serão substituídas, tornando a rotina mais proveitosa e possibilitando se dedicar a outros assuntos relevantes que não podem ser operados pela tecnologia.
3. Cloud computing
Não há como falar em ferramentas de modernização sem citar o cloud computing, conhecido também como armazenamento em nuvem. Essa ferramenta está sendo muito adotada, não somente nos escritórios de contabilidade, como em outros diversos segmentos, pois é uma opção segura, simples e prática para armazenar suas informações e acessá-las de qualquer lugar do mundo.
Antigamente era necessário ter um dispositivo físico para salvar documentos importantes e, em casos de perda, dano, furto ou qualquer outro problema, se você não tivesse uma cópia, tudo era perdido causando estragos desastrosos. Contudo, nos dias atuais, é possível salvar tudo de forma segura em servidores online, atribuindo dinamismo em suas atividades do cotidiano e demonstrando credibilidade aos clientes.
É diante dessa lógica que a cloud computing se afirma como uma realidade do cenário atual. Contar com essa ferramenta de armazenamento seguro e tornar suas informações acessíveis de maneira fácil, é algo que diferencia os escritórios modernos de práticas ultrapassadas.
Essa ferramenta possibilita que, mesmo que o profissional esteja viajando a negócios, consiga acessar facilmente algum documento importante. Vamos supor que o contador esteja no meio de uma reunião e o cliente solicite uma informação de última hora, é possível ter acesso em apenas alguns minutos, independentemente do lugar que eles estejam, desde que tenham acesso à internet.
4. Backup de dados
Quando se trabalha com dados, é primordial considerar pelo menos uma opção de backup. Afinal, todo o seu trabalho gira em torno das informações dos clientes e é a partir daí que se torna possível exercer suas atividades. Nesse sentido, as soluções criadas para o trabalho contábil se mostram extremamente relevantes e necessárias.
Contar com o auxílio de softwares que permitam a proteção de arquivos diante do ataques de hackers, por exemplo, são essenciais. Alguns deles apresentam a opção de salvamento automático, impedindo que o usuário possa esquecer de salvar o trabalho realizado, garantindo aos escritórios a tranquilidade necessária contra ameaças digitais.
Quando você moderniza o seu negócio, sinaliza a seu consumidor que ocupa um importante espaço no processo de transformação tecnológica, que diferencia o futuro do passado. Isso é extremamente importante, pois garante à sua equipe estar sempre segura em relação às ações da concorrência.
Não há como almejar o sucesso e se destacar no mercado sem levar em consideração as ferramentas tecnológicas disponíveis. É preciso estar sempre atento ao que surge de novo e buscar adequação da sua empresa a fim de oferecer sempre a melhor experiência para o seu cliente. Se você quer que seu escritório de contabilidade seja referência no mercado, leve em consideração as dicas apresentadas e implemente-as hoje mesmo em sua empresa.
Agora que você já está por dentro do assunto, aproveite para conferir nosso post e aprenda como contabilidade e Certificação Digital podem atuar juntas em sua empresa!
